Nie ma ustawowego terminu określonego liczbą dni, w którym trzeba podpisać umowę o pracę przed rozpoczęciem zatrudnienia. Najpóźniej w chwili dopuszczenia pracownika do pracy umowa powinna być zawarta na piśmie albo pracodawca powinien pisemnie potwierdzić najważniejsze ustalenia. Pracownik nie powinien zaczynać wykonywania obowiązków bez takiego dokumentu.
Czy umowę o pracę trzeba podpisać kilka dni wcześniej?
Kodeks pracy nie wskazuje, że umowę trzeba podpisać na przykład trzy dni albo tydzień przed rozpoczęciem pracy. Granicą czasową jest moment dopuszczenia pracownika do wykonywania obowiązków. Oznacza to, że dokument może zostać podpisany wcześniej, ale może też zostać podpisany w dniu rozpoczęcia pracy – pod warunkiem że nastąpi to przed faktycznym podjęciem pracy.
Obowiązek wynika z art. 29 Kodeksu pracy. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli strony ustaliły warunki zatrudnienia, ale nie sporządziły jeszcze pełnej umowy w tej formie, pracodawca musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, jej rodzaju oraz warunków zatrudnienia.
Co grozi za brak pisemnego potwierdzenia?
To pracodawca odpowiada za przygotowanie dokumentu. Ustne ustalenia, wiadomość e-mail dotycząca rozpoczęcia pracy albo obietnica, że umowa zostanie dostarczona później, nie powinny zastępować pisemnego potwierdzenia przed rozpoczęciem obowiązków.
Brak potwierdzenia warunków zatrudnienia na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy może skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł. Odpowiedzialność może mieć znaczenie także wtedy, gdy pracownik przepracował tylko krótki czas, na przykład kilka godzin.
Brak dokumentu zwiększa też ryzyko sporu o wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy, miejsce wykonywania obowiązków lub dzień rozpoczęcia zatrudnienia. W razie wypadku albo kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca może mieć trudności z wykazaniem, jakie warunki uzgodniono z pracownikiem.
Ostrzeżenie: pracownik nie powinien wykonywać nawet pierwszej godziny pracy „na próbę” lub „na słowo”, jeżeli nie otrzymał wcześniej podpisanej umowy albo pisemnego potwierdzenia ustaleń. Późniejsze dostarczenie dokumentu nie usuwa naruszenia, do którego doszło przed dopuszczeniem do pracy.
Data zawarcia umowy a dzień rozpoczęcia pracy
Te dwie daty mogą być różne. Data zawarcia umowy oznacza dzień, w którym strony podpisują dokument. Dzień rozpoczęcia pracy to data wskazana w umowie jako początek stosunku pracy. Można więc podpisać umowę wcześniej i ustalić, że praca rozpocznie się dopiero za kilka dni lub tygodni.
| Termin | Definicja | Skutki prawne |
|---|---|---|
| Data zawarcia umowy | Dzień podpisania umowy przez pracodawcę i pracownika | Potwierdza zawarcie umowy i uzgodnienie jej warunków |
| Dzień rozpoczęcia pracy | Data wpisana w umowie jako początek wykonywania pracy | Wyznacza dzień nawiązania stosunku pracy |
| Okres między datami | Czas od podpisania umowy do wskazanego dnia rozpoczęcia pracy | Nie jest jeszcze okresem wykonywania pracy na podstawie stosunku pracy |
Przykładowo, umowa może zostać podpisana 20 stycznia, a jako dzień rozpoczęcia pracy może wskazywać 1 lutego. W takim przypadku stosunek pracy nawiąże się 1 lutego, zgodnie z datą określoną w umowie. Sam fakt wcześniejszego podpisania dokumentu nie oznacza, że praca rozpoczęła się już 20 stycznia.
Co zrobić, gdy nie ma jeszcze pełnej umowy?
Jeżeli z przyczyn organizacyjnych pełna umowa nie została przygotowana, pracodawca powinien przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazać mu pisemne potwierdzenie ustaleń. Jest to rozwiązanie awaryjne, a nie sposób na odsunięcie obowiązku dokumentowania zatrudnienia na później.
Takie potwierdzenie powinno obejmować co najmniej:
- Strony umowy – dane pracodawcy i pracownika.
- Rodzaj umowy – na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony.
- Warunki pracy – między innymi rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy.
- Warunki płacy – wynagrodzenie oraz jego podstawowe składniki.
W umowie powinien znaleźć się także jasno określony dzień rozpoczęcia pracy. Po dopuszczeniu pracownika do pracy pracodawca ma odrębne obowiązki informacyjne, w tym przekazanie informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia w terminie przewidzianym w Kodeksie pracy. Nie zastępuje to jednak dokumentu, który powinien zostać przekazany przed rozpoczęciem pracy.
Najważniejsza zasada jest prosta: nie liczy się liczba dni między podpisaniem umowy a startem zatrudnienia. Liczy się to, aby przed faktycznym dopuszczeniem pracownika do pracy istniała podpisana umowa albo pisemne potwierdzenie ustalonych warunków.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W razie sporu z pracodawcą lub wątpliwości dotyczących konkretnej sytuacji warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
