Regulamin wynagradzania to wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, które określa zasady wynagradzania pracowników i inne świadczenia związane z pracą. Zgodnie z art. 772 Kodeksu pracy jego utworzenie jest obowiązkowe dla pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, jeżeli nie obejmuje ich właściwy układ zbiorowy pracy. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go pracownikom do wiadomości.
Czym jest regulamin wynagradzania?
Regulamin wynagradzania jest aktem wewnątrzzakładowym. Ustala warunki wynagradzania za pracę oraz może określać zasady przyznawania innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Jego postanowienia powinny pozwalać na określenie indywidualnych warunków umów o pracę.
Regulamin stosuje się wtedy, gdy pracownicy nie są objęci zakładowym albo ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, który w wystarczającym zakresie reguluje wynagrodzenia i świadczenia. Układ zbiorowy ma w tym zakresie pierwszeństwo. Regulamin obowiązuje do czasu objęcia pracowników takim układem.
Kiedy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy?
Obowiązek zależy przede wszystkim od liczby pracowników oraz od tego, czy u pracodawcy działa właściwy układ zbiorowy pracy. Do tego limitu wlicza się osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy. Nie obejmuje on osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło.
| Liczba pracowników | Obowiązek utworzenia | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Co najmniej 50 | Tak, o ile pracownicy nie są objęci właściwym układem zbiorowym pracy | Art. 772 § 1 Kodeksu pracy |
| Co najmniej 20 i mniej niż 50 | Tak, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem | Art. 772 § 12 Kodeksu pracy |
| Mniej niż 50 | Co do zasady nie. Pracodawca może jednak dobrowolnie ustalić regulamin | Art. 772 § 11 Kodeksu pracy |
W przedziale od 20 do 49 pracowników wniosek zakładowej organizacji związkowej powoduje powstanie obowiązku ustalenia regulaminu, o ile nie działa odpowiedni układ zbiorowy. Sam fakt zatrudniania mniej niż 50 osób nie wyłącza więc obowiązku w każdej sytuacji.
Co powinien zawierać regulamin wynagradzania?
Kodeks pracy nie narzuca jednego wzoru dokumentu. Regulamin powinien jednak jasno opisywać zasady ustalania wynagrodzeń i świadczeń, tak aby pracownik oraz pracodawca mogli ustalić ich wysokość i warunki nabycia. W praktyce dokument może obejmować:
- stawki i widełki wynagrodzeń przypisane do stanowisk, kategorii zaszeregowania lub rodzajów pracy, wraz z kryteriami przyznawania konkretnej stawki,
- premie regulaminowe, czyli świadczenia zależne od obiektywnych warunków wskazanych w regulaminie,
- premie uznaniowe, których przyznanie co do zasady zależy od decyzji pracodawcy i nie wynika automatycznie z samego spełnienia opisanych kryteriów,
- inne świadczenia związane z pracą, na przykład zasady finansowania wybranych benefitów lub dodatkowych wpłat na PPK, jeżeli pracodawca chce je uregulować w tym dokumencie.
Regulamin nie może być mniej korzystny dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy, innych ustaw ani aktów wykonawczych. Nie może też określać warunków wynagradzania osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz osób zarządzających nim na innej podstawie niż stosunek pracy, w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy.
Treść regulaminu powinna być spójna z umowami o pracę. Jeżeli umowa zapewnia pracownikowi korzystniejsze warunki niż regulamin, zastosowanie może znaleźć korzystniejsze postanowienie. Regulamin wynagradzania dotyczy pracowników, a nie osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Jak wdrożyć regulamin wynagradzania?
Procedura zależy przede wszystkim od tego, czy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli tak, pracodawca nie ogranicza się do przekazania projektu do wiadomości. Treść regulaminu musi zostać z nią uzgodniona.
Wdrożenie regulaminu obejmuje następujące etapy:
- Pracodawca przygotowuje projekt regulaminu, określając warunki wynagradzania oraz zasady przyznawania dodatkowych świadczeń.
- Jeżeli działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca przekazuje jej projekt i uzgadnia z nią jego treść.
- Po ustaleniu ostatecznej wersji pracodawca podaje regulamin do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy.
- Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go pracownikom do wiadomości.
Forma ogłoszenia powinna umożliwiać pracownikom zapoznanie się z dokumentem. Może to być na przykład udostępnienie wersji papierowej albo elektronicznej, zgodnie z zasadami komunikacji przyjętymi u danego pracodawcy. Należy zachować dowody ogłoszenia i datę przekazania regulaminu, ponieważ od niej liczy się okres poprzedzający wejście dokumentu w życie.
Jak zmienić regulamin wynagradzania?
Zmiana regulaminu może nastąpić w formie aneksu albo nowego tekstu regulaminu. Pracodawca powinien wskazać zmieniane, uchylane lub dodawane postanowienia, datę ogłoszenia oraz datę wejścia zmian w życie. Jeżeli działa zakładowa organizacja związkowa, zmiana wymaga uzgodnienia z tą organizacją.
Zmiany korzystniejsze dla pracowników mogą wejść w życie po prawidłowym ogłoszeniu i upływie wymaganego terminu. Inaczej wygląda sytuacja, gdy nowe postanowienia pogarszają warunki zatrudnienia. W takim przypadku samo ogłoszenie zmienionego regulaminu nie wystarcza do skutecznego odebrania pracownikowi korzystniejszych warunków wynikających z umowy o pracę.
Na podstawie art. 24113 § 2 Kodeksu pracy niekorzystna zmiana warunków wynagradzania wymaga zastosowania wypowiedzenia zmieniającego. Pracownik powinien otrzymać propozycję nowych warunków, a ich zastosowanie następuje z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca nie ma pewności, czy zmiana jest dla pracownika korzystna, bezpieczniejsze z punktu widzenia jego praw jest przeanalizowanie potrzeby zastosowania tego trybu.
Regulamin może wejść w życie wcześniej niż upłynie okres wypowiedzenia zmieniającego, ale nie oznacza to automatycznego pogorszenia warunków poszczególnych pracowników. Do tych osób nowe, mniej korzystne warunki zaczną mieć zastosowanie dopiero po skutecznym zakończeniu procedury zmieniającej.
O czym powinien pamiętać pracodawca?
Regulamin wynagradzania nie jest wyłącznie dokumentem organizacyjnym. To źródło prawa pracy, którego postanowienia wpływają na indywidualne warunki zatrudnienia. Przed jego wydaniem lub zmianą trzeba sprawdzić liczbę pracowników, obecność układu zbiorowego, udział zakładowej organizacji związkowej oraz wpływ nowych zapisów na wynagrodzenia.
Błąd w konsultacjach, brak uzgodnienia ze związkiem zawodowym, pominięcie dwutygodniowego terminu albo wprowadzenie niekorzystnych zmian bez wypowiedzeń zmieniających może prowadzić do roszczeń pracowników. Przy rozbudowanych lub pogarszających warunki zmianach zasadna jest analiza dokumentu przez specjalistę prawa pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku zmian wpływających na warunki zatrudnienia należy zweryfikować aktualne brzmienie przepisów oraz okoliczności konkretnej sprawy.
