Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie wchodzą przede wszystkim te składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo podczas choroby i które są wypłacane mimo pobierania świadczenia. Wynika to z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Decydujące znaczenie ma więc nie sama nazwa składnika, lecz to, czy absencja chorobowa wpływa na jego przyznanie albo wysokość.
Jaka jest zasada wyłączania składników?
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego ma zastępować część wynagrodzenia utraconą wskutek niezdolności do pracy. Jeżeli pracownik otrzymuje określony składnik także za okres choroby, włączenie go do podstawy prowadziłoby do podwójnego finansowania tego samego elementu. Pracownik dostałby go raz bezpośrednio od pracodawcy, a drugi raz pośrednio w wyższej kwocie zasiłku.
Art. 41 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wyłącza z podstawy składniki, do których ubezpieczony zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku, zgodnie z układem zbiorowym pracy, regulaminem wynagradzania albo innymi przepisami płacowymi, jeżeli są one wypłacane za ten okres.
Dlatego trzeba sprawdzić, czy dany składnik jest pomniejszany za czas usprawiedliwionej nieobecności. Jeżeli tak, co do zasady może wejść do podstawy. Jeżeli jest wypłacany w pełnej wysokości niezależnie od choroby, powinien zostać pominięty. Znaczenie mają przede wszystkim zapisy regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego lub umowy o pracę oraz faktyczny sposób wypłaty.
Jakie składniki wynagrodzenia nie wchodzą do podstawy?
Nie istnieje zamknięta lista wszystkich wyłączeń, ponieważ ten sam rodzaj świadczenia może być różnie uregulowany u poszczególnych pracodawców. Poniższe przykłady dotyczą składników, które nie są pomniejszane z powodu choroby albo nie stanowią wynagrodzenia za pracę w okresie objętym zasiłkiem:
| Składnik wynagrodzenia | Czy wchodzi do podstawy? | Decydujący warunek |
|---|---|---|
| Ekwiwalent za niewykorzystany urlop | Nie | Jest wypłatą związaną z rozwiązaniem lub wygaśnięciem zatrudnienia, a nie wynagrodzeniem za okres choroby. |
| Bony świąteczne i jednorazowe wypłaty okolicznościowe | Zwykle nie | Świadczenie jest przyznawane z okazji określonego wydarzenia, niezależnie od obecności pracownika. |
| Jednorazowa nagroda z okazji ślubu lub urodzenia dziecka | Nie | Prawo do wypłaty wynika ze zdarzenia osobistego, a nie z przepracowania okresu objętego zasiłkiem. |
| Finansowane przez pracodawcę szczepienia i badania | Nie | Świadczenie rzeczowe lub usługa nie jest pomniejszana z powodu absencji chorobowej. |
| Dofinansowanie mieszkania lub koszt wynajmu | Zwykle nie | Regulamin przyznaje świadczenie niezależnie od pobierania zasiłku. |
| Dodatkowe ubezpieczenie pracownika | Zwykle nie | Pracodawca finansuje ochronę ubezpieczeniową mimo nieobecności pracownika. |
| Dodatek stażowy | Nie, jeżeli jest wypłacany mimo choroby | Pracownik zachowuje do niego prawo i otrzymuje go w pełnej wysokości za okres absencji. |
Do podobnej grupy mogą należeć jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie, nagrody za ukończenie szkoły lub studiów oraz inne świadczenia socjalne. Samo nazwanie wypłaty „premią”, „nagrodą” albo „dodatkiem” nie przesądza jednak o jej wyłączeniu.
Osobno trzeba pamiętać o przychodach, które w ogóle nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Jeżeli dane świadczenie jest nieoskładkowane, nie może zostać uwzględnione w podstawie zasiłku. Nie należy jednak utożsamiać każdego świadczenia rzeczowego z automatycznym wyłączeniem. Najpierw trzeba ustalić jego status składkowy oraz zasady przyznawania.
Co zrobić, gdy regulamin wynagradzania milczy?
Brak jasnego postanowienia w regulaminie nie oznacza automatycznie, że składnik należy wyłączyć. W komentarzu do ustawy zasiłkowej ZUS przyjmuje, że jeżeli przepisy płacowe nie wskazują na zachowanie prawa do składnika za czas choroby, należy domniemywać, że składnik nie przysługuje za ten okres i powinien zostać uwzględniony w podstawie.
To domniemanie może zostać obalone, jeżeli pracodawca udokumentuje, że składnik jest faktycznie wypłacany także podczas pobierania zasiłku. Przy weryfikacji warto postępować w następującej kolejności:
- Przeanalizuj regulamin lub układ zbiorowy – sprawdź, czy dokument określa wpływ absencji chorobowej na prawo do składnika i jego wysokość.
- Porównaj wypłaty – zweryfikuj listy płac dotyczące pracowników, którzy pobierali zasiłek, aby ustalić, czy składnik był wypłacany mimo nieobecności.
- Zbierz dokumentację – zachowaj regulamin, aneksy, decyzje płacowe, listy wypłat i inne dowody potwierdzające sposób naliczania składnika.
- Uzupełnij przepisy wewnętrzne – przy powtarzających się wątpliwościach doprecyzuj w regulaminie, czy składnik jest pomniejszany za chorobę.
W razie kontroli ZUS to płatnik powinien wykazać, że mimo braku wyraźnego zapisu pracownik zachowywał prawo do danego składnika. Samo twierdzenie, że składnik „zawsze był wypłacany”, może być niewystarczające bez dokumentów potwierdzających tę praktykę.
Dlaczego składniki roczne, w tym trzynastka, budzą wątpliwości?
Składniki wypłacane za okres dłuższy niż miesiąc, takie jak premie kwartalne i roczne, co do zasady uwzględnia się w podstawie zasiłku według zasad właściwych dla danego okresu. Składnik roczny jest zwykle przyjmowany w wysokości jednej dwunastej kwoty wypłaconej za poprzedni rok, jeżeli spełnia warunki uwzględnienia.
Problem pojawia się wtedy, gdy wynagrodzenie roczne obejmuje także inne składniki, które same nie powinny wejść do podstawy zasiłku. Przykładem jest dodatek stażowy wypłacany pracownikowi niezależnie od choroby. W stanowiskach przekazanych w 2026 r. ZUS wskazał, że z podstawy obliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy wyłączyć taką część dodatku stażowego, która nie podlega uwzględnieniu w podstawie zasiłku.
W praktyce oznaczałoby to „odchudzenie” trzynastki przed włączeniem jej do podstawy świadczenia. ZUS uzasadnia to tym, że składnik zachowany przez pracownika podczas choroby nie powinien wracać do podstawy zasiłku także jako element innego, rocznego świadczenia. Jeżeli więc trzynastka obejmuje dodatek stażowy wypłacany w pełnej wysokości mimo absencji, organ rentowy oczekuje odjęcia tego dodatku przed ustaleniem kwoty przyjmowanej do podstawy zasiłku.
To stanowisko bywa kwestionowane, ponieważ ustawa zasiłkowa nie opisuje wprost takiego wieloetapowego badania składników wchodzących w skład wynagrodzenia rocznego. Wcześniej często przyjmowano, że wystarczy ocenić, czy sama trzynastka jest pomniejszana z powodu usprawiedliwionej nieobecności. Jeżeli była pomniejszana, uwzględniano ją w podstawie, bez analizowania wszystkich elementów użytych do jej obliczenia.
Stanowisko ZUS dotyczące dodatków stażowych i innych składników zawartych w trzynastce należy więc traktować jako interpretację organu, a nie prostą regułę wynikającą wprost z jednego przepisu. Przy nietypowej konstrukcji wynagrodzenia rocznego, wyrównaniach albo dużej liczbie pracowników bezpieczne może być wystąpienie do ZUS o stanowisko w konkretnej sprawie lub uzyskanie profesjonalnej analizy prawnej.
Najważniejszy wniosek jest prosty: składnik pozostaje poza podstawą zasiłku wtedy, gdy pracownik zachowuje do niego prawo i faktycznie otrzymuje go za okres choroby. O wyniku decydują regulacje płacowe oraz rzeczywisty sposób wypłaty, a przy składnikach rocznych trzeba uwzględnić także aktualną, choć nie zawsze bezsporną, wykładnię ZUS.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących nietypowych składników wynagrodzenia, składników rocznych lub kontroli ZUS warto skonsultować dokumentację ze specjalistą.
