W umowie o pracę wymiar czasu pracy określa się jako część pełnego etatu, na przykład 1/2 albo 3/4 etatu. Nie powinno się zastępować tego zapisu stałą liczbą godzin miesięcznie. System i rozkład czasu pracy najczęściej wynikają z regulaminu pracy, obwieszczenia lub układu zbiorowego, ale w niektórych przypadkach muszą albo mogą zostać ustalone bezpośrednio w umowie.
Czas pracy w umowie o pracę – co trzeba ustalić?
Umowa o pracę określa podstawowe warunki zatrudnienia, w tym wymiar czasu pracy. Wynika to z art. 29 Kodeksu pracy. W przypadku pełnego etatu punktem odniesienia są zasadniczo normy 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, rozliczane w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Nie wszystkie szczegóły organizacji pracy muszą jednak znajdować się w umowie. W praktyce trzeba rozróżnić dwa poziomy regulacji:
- Umowa o pracę określa między innymi wymiar etatu, a przy niepełnym etacie także limit godzin, którego przekroczenie daje prawo do dodatku jak za nadgodziny.
- Przepisy wewnątrzzakładowe – regulamin pracy, obwieszczenie albo układ zbiorowy – określają najczęściej system, rozkład i okres rozliczeniowy czasu pracy.
- Przepisy Kodeksu pracy wyznaczają normy, minimalne odpoczynki, zasady pracy nadliczbowej i granice, których nie można przekroczyć.
- Indywidualne ustalenia stron mogą uzupełniać organizację pracy, jeżeli przepisy pozwalają uregulować ją w umowie.
Jak prawidłowo zapisać wymiar etatu?
Wymiar etatu oznacza udział pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy. W umowie należy wskazać go jako ułamek albo równoważne określenie słowne. Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu jest zobowiązany do pracy w połowie wymiaru ustalonego dla pełnego etatu w danym okresie rozliczeniowym.
| Typ zapisu | Przykład | Ocena |
|---|---|---|
| Ułamek etatu | „Wymiar czasu pracy – 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy” | Poprawny |
| Liczba dziesiętna | „Pracownik zatrudniony na 0,5 etatu” | Poprawny |
| Określenie słowne | „Pracownik zatrudniony na połowę pełnego wymiaru czasu pracy” | Poprawny |
| Stała liczba godzin | „Pracownik ma przepracować 80 godzin miesięcznie” | Błędny jako określenie etatu |
Zapis „80 godzin miesięcznie” nie wskazuje, jaką część pełnego etatu ma stanowić zatrudnienie. Wymiar pełnego etatu może się różnić w poszczególnych okresach rozliczeniowych. Jeżeli w jednym miesiącu pełny wymiar wynosi 160 godzin, 80 godzin odpowiada połowie etatu. Gdy w innym okresie pełny wymiar wynosi 152 godziny, ta sama liczba oznacza już inną część etatu.
Nieprawidłowy zapis może utrudniać ustalenie zakresu zobowiązania pracownika oraz obliczenie uprawnień zależnych od etatu, w tym wymiaru urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 154 Kodeksu pracy. Godziny do przepracowania w konkretnym okresie ustala się dopiero na podstawie wymiaru etatu, kalendarza i obowiązującego rozkładu.
Przykładowe postanowienie: „Pracownik zostaje zatrudniony w wymiarze 1/2 etatu”.
Gdzie ustala się system i rozkład czasu pracy?
System czasu pracy opisuje sposób organizacji pracy, a rozkład wskazuje, w jakich dniach i godzinach pracownik ją wykonuje. Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy systemy, rozkłady i okresy rozliczeniowe ustala się co do zasady w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu.
Oznacza to, że typowa umowa nie musi szczegółowo określać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracodawca powinien przekazać pracownikowi informacje o obowiązującym systemie, rozkładzie i okresie rozliczeniowym w wymaganej formie. Umowa może jednak zawierać dalej idące ustalenia, jeżeli strony chcą trwale związać się konkretną organizacją pracy.
| System | Charakterystyka | Miejsce ustalenia |
|---|---|---|
| Podstawowy | Zasadniczo 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym. | Najczęściej regulamin pracy, obwieszczenie albo układ zbiorowy. |
| Równoważny | Możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, z późniejszym zrównoważeniem go krótszą pracą lub dniami wolnymi. | Zwykle przepisy wewnątrzzakładowe. |
| Zadaniowy | Pracownik realizuje ustalone zadania, a pracodawca uzgadnia czas niezbędny do ich wykonania z uwzględnieniem norm czasu pracy. | Przepisy wewnętrzne lub ustalenia dotyczące organizacji pracy. |
| Skróconego tygodnia pracy | Praca przez mniej niż 5 dni w tygodniu, z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin. | Umowa o pracę, na wniosek pracownika. |
| Weekendowy | Praca wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin. | Umowa o pracę, na wniosek pracownika. |
System skróconego tygodnia pracy i system pracy weekendowej należą do sytuacji, w których umowa ma szczególne znaczenie. Wprowadzenie ustalenia o systemie lub rozkładzie do umowy zwiększa jego trwałość. Zmiana regulaminu pracy lub obwieszczenia może objąć pracownika zgodnie z zasadami obowiązywania tych aktów, natomiast zmiana postanowienia umownego wymaga zmiany umowy.
Jeżeli system czasu pracy został zapisany w umowie, pracodawca nie może zmienić go jednostronnie przez wypowiedzenie zmieniające. Potrzebne jest porozumienie stron. Takie rozwiązanie ogranicza elastyczność organizacyjną, ale zapewnia pracownikowi większą ochronę przed jednostronną zmianą ustaleń.
Niepełny etat a godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe
Przy zatrudnieniu na część etatu umowa musi określać dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad ustalony wymiar, której przekroczenie daje prawo do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Obowiązek ten wynika z art. 151 § 5 Kodeksu pracy.
Godziny ponadwymiarowe to godziny wykonywane ponad wymiar ustalony dla niepełnego etatu, ale jeszcze w granicach ustawowych norm czasu pracy. Godziny nadliczbowe powstają natomiast po przekroczeniu obowiązujących pracownika norm, między innymi 8 godzin na dobę albo przeciętnie 40 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym. Normy te nie obniżają się proporcjonalnie tylko dlatego, że pracownik jest zatrudniony na część etatu.
W umowie można określić limit na różne sposoby. Najczęściej wskazuje się:
- przekroczenie określonej liczby godzin w dobie pracowniczej,
- przekroczenie określonej liczby godzin w tygodniu,
- przekroczenie średniej liczby godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym,
- przekroczenie wyższego ułamka etatu, na przykład 6/7 etatu przy zatrudnieniu na 1/2 etatu.
Przykładowe postanowienie może brzmieć: „Pracownik zatrudniony w wymiarze 1/2 etatu ma prawo do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych po przekroczeniu 7 godzin pracy w dobie pracowniczej”. Możliwe jest także określenie progu tygodniowego, jeżeli odpowiada to organizacji pracy.
Brak tego zapisu jest błędem w umowie, ale nie oznacza automatycznie, że każda godzina przepracowana ponad niepełny etat daje prawo do dodatku. Samo przekroczenie wymiaru etatu nie jest jeszcze przekroczeniem norm czasu pracy.
Taką interpretację przyjął Sąd Najwyższy między innymi w wyrokach z 9 lipca 2008 r., sygn. akt I PK 315/07, oraz z 4 kwietnia 2014 r., sygn. akt I PK 249/13. Podobne stanowisko wyrażono w postanowieniu z 27 marca 2012 r., sygn. akt III PK 77/11. Zapis w umowie wyznacza więc moment uzyskania prawa do dodatku, ale nie przesuwa ustawowej granicy powstania nadgodzin.
Zadaniowy czas pracy i dyżur
Zadaniowy system czasu pracy, określany czasem jako nienormowany, można stosować wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania. Pracodawca powierza pracownikowi określone zadania i ustala z nim czas potrzebny na ich wykonanie, z uwzględnieniem norm wynikających z Kodeksu pracy.
Nie oznacza to braku norm ani zgody na nieograniczone obciążenie obowiązkami. Pracownik nadal korzysta z prawa do odpoczynku dobowego, który co do zasady wynosi co najmniej 11 godzin, oraz odpoczynku tygodniowego. W systemie zadaniowym pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w zakresie wymaganym przepisami, choć nie musi odnotowywać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w taki sam sposób jak przy zwykłym rozkładzie.
Dyżur jest pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy. Sam czas dyżuru, podczas którego pracownik nie wykonuje zadań, co do zasady nie jest czasem pracy. Jeżeli jednak w trakcie dyżuru pracownik faktycznie pracuje, ten okres podlega rozliczeniu. Dyżur nie może naruszać prawa do minimalnego odpoczynku.
Jak ustalić wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym?
Ułamek etatu z umowy stosuje się do wymiaru ustalonego dla pełnego etatu w konkretnym okresie rozliczeniowym. Przy jego ustalaniu trzeba uwzględnić między innymi liczbę tygodni, dni roboczych oraz świąt obniżających wymiar czasu pracy.
- Ustal pełny wymiar czasu pracy zgodnie z normami i długością okresu rozliczeniowego.
- Pomniejsz go o godziny przypadające na święta inne niż niedziela oraz usprawiedliwione nieobecności zgodnie z zasadami ich rozliczania.
- Pomnóż otrzymany wymiar przez ułamek etatu wskazany w umowie.
- Porównaj wynik z obowiązującym rozkładem i sprawdź, czy zachowano odpoczynek dobowy oraz tygodniowy.
Przykładowo, gdy pełny wymiar w danym okresie wynosi 160 godzin, pracownik na 1/2 etatu ma do przepracowania 80 godzin. Nie oznacza to jednak, że w każdej umowie można wpisać „80 godzin miesięcznie”. W umowie należy wskazać 1/2 etatu, a liczba godzin wynika z późniejszych obliczeń.
Co trzeba zapamiętać?
Wymiar czasu pracy w umowie o pracę zapisuje się jako ułamek pełnego etatu, a nie stałą liczbę godzin miesięcznie. Przy niepełnym etacie trzeba dodać limit godzin, po którego przekroczeniu pracownik otrzyma dodatek jak za nadgodziny. Systemy i rozkłady pracy najczęściej wynikają z regulaminu, obwieszczenia lub układu zbiorowego, a wszystkie ustalenia muszą pozostawać zgodne z Kodeksem pracy i nie mogą pogarszać ustawowych uprawnień pracownika.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W razie wątpliwości dotyczących treści umowy lub rozliczenia czasu pracy warto skonsultować dokumenty ze specjalistą prawa pracy albo Państwową Inspekcją Pracy.
