Aneks do umowy o pracę przy zmianie etatu jest pisemnym porozumieniem pracodawcy i pracownika. Określa nowy wymiar czasu pracy, datę rozpoczęcia zmiany oraz ewentualne powiązane warunki, na przykład wynagrodzenie. Dokument wymaga zgody i podpisu obu stron, a jego przygotowanie powinno uwzględniać art. 29 § 4 Kodeksu pracy.
Jak przygotować aneks do umowy o pracę?
Najbezpieczniej wskazać w dokumencie, które postanowienie umowy zostaje zmienione, a następnie podać jego pełne, nowe brzmienie. Aneks staje się częścią dotychczasowej umowy, dlatego pozostałe jej zapisy powinny pozostać w mocy, jeśli strony nie postanowią inaczej.
Przygotowanie dokumentu możesz przeprowadzić w kilku krokach:
- Oznacz dokument i strony – wpisz numer aneksu, miejscowość i datę jego zawarcia, dane pracodawcy oraz pracownika, a także datę zawarcia umowy, której dotyczy zmiana.
- Wskaż zmieniane postanowienie – podaj numer paragrafu lub ustępu dotyczącego wymiaru czasu pracy. Jeżeli zmiana etatu wpływa także na wynagrodzenie, określ również właściwy zapis dotyczący płacy.
- Wpisz nowe brzmienie – określ precyzyjnie nowy wymiar, na przykład „pracownik jest zatrudniony w wymiarze 1/2 etatu” albo „pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy”. Nie ograniczaj się do sformułowania, że etat „zwiększa się” lub „zmniejsza”.
- Ustal datę wejścia w życie – wskaż dzień, od którego obowiązuje nowy wymiar czasu pracy. Może to być dzień podpisania aneksu albo późniejsza data, na przykład pierwszy dzień kolejnego miesiąca.
- Dodaj postanowienie końcowe i podpisy – zaznacz, że pozostałe warunki umowy pozostają bez zmian, a następnie zapewnij miejsce na podpis pracodawcy i pracownika. Każda strona powinna otrzymać własny egzemplarz.
Przy zmianie etatu często trzeba zmienić także wynagrodzenie. Jeżeli pensja jest określona w umowie, aneks powinien zawierać jej aktualną wysokość albo jasny sposób jej ustalenia. W przypadku przejścia z części etatu na cały etat warto sprawdzić także zapisy dotyczące limitu godzin ponad wymiar czasu pracy.
Aneks a wypowiedzenie zmieniające
Aneks jest porozumieniem, więc nie może zostać skutecznie narzucony pracownikowi. Do jego zawarcia potrzebna jest zgoda obu stron wyrażona podpisami. Dotyczy to także zmiany niekorzystnej dla pracownika, takiej jak obniżenie wymiaru etatu i związane z nim zmniejszenie wynagrodzenia.
Najważniejsze różnice między tymi dokumentami są następujące:
- Aneks wymaga zgodnego stanowiska pracodawcy i pracownika, a zmiana zaczyna obowiązywać w terminie wskazanym w dokumencie.
- Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym działaniem pracodawcy uregulowanym w art. 42 Kodeksu pracy.
- Brak zgody na aneks oznacza, że pracodawca nie może po prostu stosować nowych warunków na podstawie niepodpisanego dokumentu.
- Odmowa przy wypowiedzeniu zmieniającym może doprowadzić do rozwiązania umowy po upływie okresu wypowiedzenia, zgodnie z zasadami dotyczącymi tego trybu.
Jeżeli pracownik nie zgadza się na stałą zmianę etatu, pracodawca powinien ocenić, czy istnieją podstawy do zastosowania wypowiedzenia zmieniającego. Nie należy zastępować tej procedury poleceniem ustnym ani dokumentem podpisanym wyłącznie przez pracodawcę.
Od kiedy obowiązuje zmiana etatu?
Decyduje o tym data wpisana w aneksie. Można ustalić, że zmiana zacznie obowiązywać w dniu podpisania dokumentu albo w późniejszym terminie. Data powinna być jednoznaczna, ponieważ wpływa na rozliczenie czasu pracy, wynagrodzenia i uprawnień pracowniczych.
Jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy wpływa na informacje przekazane pracownikowi o warunkach zatrudnienia, pracodawca powinien przekazać ich aktualizację najpóźniej w dniu, w którym zmienione warunki zaczynają obowiązywać. Obowiązek ten wynika z art. 29 § 33 Kodeksu pracy.
Na co uważać przy zmianie etatu?
Niepodpisany przez pracownika aneks nie potwierdza uzgodnienia nowego etatu. Równie problematyczne jest pozostawienie w dokumencie ogólnego zapisu bez wskazania konkretnego wymiaru, na przykład „zmiana etatu zgodnie z ustaleniami”. Treść powinna pozwalać bez dodatkowych wyjaśnień ustalić, ile czasu pracownik ma świadczyć pracę i od kiedy.
Trzeba też sprawdzić, czy zmiana dotyczy wyłącznie wymiaru czasu pracy, czy również wynagrodzenia, stanowiska, miejsca pracy albo innych warunków umowy. Przy kilku modyfikacjach można ująć je w jednym aneksie, podając pełne nowe brzmienie każdego zmienianego postanowienia.
Jeżeli dokument ma przedłużać umowę na czas określony, należy dodatkowo zweryfikować limit trzech umów i 33 miesięcy zatrudnienia na czas określony. Samo nazwanie dokumentu aneksem nie wyłącza zasad wynikających z art. 251 Kodeksu pracy.
Lista kontrolna przed podpisaniem
Przed przekazaniem dokumentu do podpisu sprawdź następujące elementy:
- czy aneks zawiera dane pracodawcy, pracownika, numer dokumentu i datę zawarcia,
- czy wskazano konkretny paragraf umowy podlegający zmianie,
- czy nowy wymiar etatu jest zapisany jednoznacznie,
- czy określono datę wejścia zmiany w życie,
- czy dokument podpisali pracodawca i pracownik,
- czy każda strona otrzymała własny egzemplarz,
- czy przekazano zaktualizowaną informację o warunkach zatrudnienia, jeśli zmiana tego wymaga.
Podstawą wymogu formy pisemnej jest art. 29 § 4 Kodeksu pracy. Gdy pracownik nie wyraża zgody na zmianę etatu, właściwą drogą może być wypowiedzenie zmieniające z art. 42 Kodeksu pracy, a nie jednostronnie podpisany aneks.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku jednoczesnej zmiany wielu warunków zatrudnienia albo sporu z pracownikiem dokument warto skonsultować ze specjalistą prawa pracy.
