Przy praktyce studenckiej pracodawca nie musi zawierać ze studentem umowy o pracę ani wypłacać wynagrodzenia, jeśli praktyka jest elementem programu studiów. Musi jednak podpisać porozumienie z uczelnią, zapewnić bezpieczne warunki, przeprowadzić instruktaż BHP i wyznaczyć osobę nadzorującą praktykanta. Podstawą organizacji praktyki jest zwykle skierowanie studenta oraz porozumienie uczelni z firmą. Student nie staje się pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, chyba że strony zawrą odrębną umowę, na przykład umowę zlecenia albo umowę o pracę.
Jak przyjąć studenta na praktykę?
Pracodawca powinien zacząć od ustalenia z uczelnią, jakie zadania ma realizować student, ile potrwa praktyka i jakie dokumenty będą potrzebne do jej zaliczenia. Uczelnie korzystają z własnych wzorów porozumień, dlatego nie ma jednego uniwersalnego formularza obowiązującego we wszystkich firmach.
Procedura przyjęcia praktykanta obejmuje zwykle następujące etapy:
- Ustalenie programu praktyki – firma sprawdza, czy zakres zadań odpowiada kierunkowi studiów i efektom kształcenia określonym przez uczelnię.
- Podpisanie porozumienia z uczelnią – dokument powinien określać między innymi termin i miejsce praktyki, program, zakres obowiązków, zasady nadzoru oraz odpowiedzialność stron.
- Przyjęcie skierowania studenta – skierowanie potwierdza, że praktyka odbywa się w ramach kształcenia i jest organizowana za wiedzą uczelni.
- Wyznaczenie opiekuna praktyk – pracownik firmy przydziela zadania, objaśnia sposób ich wykonania, współpracuje z opiekunem uczelnianym i potwierdza przebieg praktyki.
- Przeprowadzenie instruktażu BHP – student musi poznać zagrożenia występujące w firmie oraz zasady bezpiecznego wykonywania powierzonych czynności.
- Wydanie dokumentów końcowych – po zakończeniu praktyki firma potwierdza jej odbycie, uzupełnia dziennik i wystawia opinię lub ocenę, jeśli wymagają tego dokumenty uczelni.
W porozumieniu warto uregulować także zasady poufności, dostęp do danych osobowych, sposób zgłaszania nieobecności oraz postępowanie w razie wypadku. Jeżeli student ma pracować z informacjami poufnymi, firma może podpisać z nim dodatkowe zobowiązanie do zachowania tajemnicy i nadać mu upoważnienie do przetwarzania danych.
Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP
Art. 304 § 2 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków zajęć studentom, którzy nie są jego pracownikami. Obowiązek ten istnieje również przy bezpłatnej praktyce.
Przed dopuszczeniem studenta do zadań firma powinna zapewnić:
- instruktaż ogólny dotyczący podstawowych zasad bezpieczeństwa i zagrożeń w zakładzie,
- instruktaż stanowiskowy związany z konkretnym miejscem, narzędziami i czynnościami,
- bezpieczne stanowisko, sprawne narzędzia oraz dostęp do wymaganych pomieszczeń higieniczno-sanitarnych,
- odzież roboczą, obuwie i środki ochrony indywidualnej, jeżeli wymagają tego warunki wykonywania zadań,
- informację o procedurach awaryjnych, ochronie przeciwpożarowej i sposobie zgłaszania zagrożeń.
Szkolenie BHP odbyte na uczelni nie zastępuje instruktażu stanowiskowego w firmie. Uczelnia może przekazać studentowi wiedzę ogólną, ale to pracodawca zna konkretne zagrożenia związane z danym stanowiskiem i musi omówić je przed rozpoczęciem praktyki.
Czy student musi przejść badania lekarskie?
Pracodawca co do zasady nie kieruje praktykanta na badania wstępne, ponieważ art. 229 Kodeksu pracy dotyczy pracowników. Jeżeli podczas praktyki występują czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne, zasady badań powinny wynikać z porozumienia, a skierowanie wydaje uczelnia zgodnie z właściwymi przepisami.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy student wykonuje zadania na podstawie umowy o pracę. Wtedy stosuje się pracownicze zasady badań profilaktycznych. Przy umowie zlecenia firma powinna odrębnie ocenić ryzyko i warunki wykonywania zadań.
Przy wypadku pracodawca powinien udzielić pomocy, zabezpieczyć miejsce zdarzenia i niezwłocznie powiadomić uczelnię. Porozumienie powinno wskazywać, kto sporządza dokumentację i jakie dalsze czynności należy wykonać. Bezpłatna praktyka nie jest tytułem do ubezpieczeń w ZUS, dlatego uczelnia często wymaga ubezpieczenia NNW studenta.
Praktyka bezpłatna a umowa zlecenia lub o pracę
Praktyka programowa i płatne wykonywanie zadań to dwie różne sytuacje. Firma nie powinna wypłacać pieniędzy wyłącznie na podstawie porozumienia z uczelnią bez sprawdzenia skutków podatkowych i składkowych. Jeżeli student ma otrzymywać wynagrodzenie, bezpieczniej zawrzeć odrębną umowę.
| Forma | Podstawa | ZUS i składki | Staż pracy |
|---|---|---|---|
| Bezpłatna praktyka studencka | Porozumienie uczelni z firmą, zwykle także skierowanie | Brak zgłoszenia do ZUS i składek z tytułu samej praktyki | Nie wlicza się |
| Umowa zlecenia ze studentem przed ukończeniem 26 lat | Odrębna umowa cywilnoprawna | Co do zasady brak składek społecznych i zdrowotnej, z wyjątkami dotyczącymi własnego pracodawcy | Może być uwzględniona na zasadach wynikających z przepisów o stażu pracy |
| Umowa o pracę | Stosunek pracy regulowany Kodeksem pracy | Pełne składki na zasadach pracowniczych | Wlicza się |
Przy bezpłatnej praktyce pracodawca nie musi płacić studentowi ani zgłaszać go do ZUS. Nie ma też ustawowej dopłaty za samo przyjęcie praktykanta. Dofinansowania dotyczą innych instrumentów, między innymi staży organizowanych przez urząd pracy. Uczelnia może jednak realizować projekt, w ramach którego przewidziano środki dla firmy lub opiekuna praktyk.
Jeżeli firma zawiera ze studentem umowę zlecenia, powinna potwierdzić jego status studenta i wiek. Po ukończeniu 26 lat albo utracie statusu studenta zasady ubezpieczeń mogą się zmienić. Umowa o pracę zawsze powoduje zastosowanie pracowniczych reguł ubezpieczeniowych, niezależnie od statusu studenta.
Rola opiekuna i dokumentacja końcowa
Opiekun praktyk nie powinien ograniczać się do podpisywania dziennika. Jego zadaniem jest dopasowanie zadań do programu, udzielanie informacji zwrotnej, nadzorowanie bezpieczeństwa oraz kontakt z uczelnią. Nie ma jednego ustawowego modelu wynagradzania opiekuna. Zasady mogą wynikać z porozumienia, regulaminu uczelni albo wewnętrznych decyzji firmy.
Po zakończeniu praktyki pracodawca powinien przygotować dokumenty wskazane przez uczelnię. Najczęściej są to:
- zaświadczenie o odbyciu praktyki z podanym terminem i miejscem,
- uzupełniony dziennik praktyk lub potwierdzenie realizacji programu,
- opinia albo ocena studenta,
- potwierdzenie zakresu wykonywanych zadań, jeśli praktyka ma zostać zaliczona na podstawie doświadczenia zawodowego.
Bezpłatna praktyka studencka nie wlicza się do stażu pracy. Inaczej może być przy udokumentowanej umowie o pracę lub umowie zlecenia, ponieważ skutki zależą wtedy od podstawy prawnej i aktualnych przepisów dotyczących stażu.
Najbezpieczniejszy model organizacji praktyki to jasne porozumienie z uczelnią, konkretny program, wyznaczony opiekun i udokumentowany instruktaż BHP. Dopiero gdy firma chce powierzyć studentowi odpłatne, regularne zadania, należy rozważyć odrębną umowę zlecenia albo umowę o pracę.
Artykuł ma charakter informacyjny. Przy nietypowych warunkach praktyki, pracy z czynnikami niebezpiecznymi, zatrudnieniu studenta na dodatkowej umowie lub wypadku warto skonsultować dokumentację z prawnikiem albo specjalistą do spraw BHP i kadr.
