Regulamin pracy to wewnątrzzakładowy akt prawny, który określa organizację i porządek pracy oraz prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Obowiązkowa treść wynika przede wszystkim z art. 1041 Kodeksu pracy. Dokument jest wymagany co do zasady przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników, a w firmie zatrudniającej ponad 20 i mniej niż 50 osób także wtedy, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.
Regulamin zaczyna obowiązywać po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników.
Co zawiera regulamin pracy?
Regulamin pracy porządkuje zasady funkcjonowania zakładu pracy. Nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż Kodeks pracy, inne przepisy prawa pracy ani obowiązujące układy lub porozumienia zbiorowe. Jeżeli dokument pomija daną kwestię, stosuje się właściwe przepisy prawa.
Minimalny zakres regulaminu określa art. 1041 Kodeksu pracy. Powinien on obejmować:
- organizację pracy oraz warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu,
- wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej oraz środki higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych pracownikom młodocianym odbywającym przygotowanie zawodowe,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym sposób informowania o ryzyku zawodowym,
- sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności,
- informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Regulamin może też precyzować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, zasady korzystania z przerw, ochronę mienia, procedury zgłaszania nieobecności oraz obowiązki związane z organizacją pracy w konkretnym zakładzie.
Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy?
Obowiązek zależy od liczby pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, a także od tego, czy w zakładzie obowiązuje układ zbiorowy pracy. Jeżeli układ zbiorowy reguluje kwestie objęte regulaminem, pracodawca nie musi tworzyć odrębnego dokumentu w tym zakresie.
| Liczba zatrudnionych | Warunek dodatkowy | Obowiązek wprowadzenia |
|---|---|---|
| Mniej niż 20 pracowników | Brak szczególnego żądania organizacji związkowej | Nie |
| Od 20 do mniej niż 50 pracowników | Zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu | Tak |
| Co najmniej 50 pracowników | Nie obowiązuje układ zbiorowy pracy obejmujący wymagane kwestie | Tak |
W mniejszej firmie regulamin może zostać wprowadzony dobrowolnie. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku przekazania pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia, między innymi o normach i rozkładach czasu pracy, terminach wypłaty wynagrodzenia oraz długości okresu wypowiedzenia.
Co można dodać do regulaminu?
Poza ustawowym minimum pracodawca może opisać rozwiązania wynikające ze specyfiki zakładu. Dodatkowe zapisy powinny być zgodne z Kodeksem pracy, przepisami o ochronie danych osobowych i innymi regulacjami dotyczącymi zatrudnienia. W praktyce często uwzględnia się:
- zasady wykonywania pracy zdalnej, korzystania ze sprzętu służbowego i komunikacji elektronicznej,
- reguły monitoringu wizyjnego, monitorowania poczty elektronicznej oraz ochrony danych zgodnie z RODO,
- standardy ubioru, komunikacji i korzystania z pomieszczeń lub urządzeń zakładu,
- zasady równego traktowania, przeciwdziałania dyskryminacji i zgłaszania nieprawidłowości.
Jeżeli pracodawca stosuje kontrolę trzeźwości, pracę zdalną lub szczególne zasady korzystania z narzędzi pracy, powinien opisać te rozwiązania w sposób zgodny z właściwymi przepisami. Nie każdy temat musi jednak znaleźć się w samym regulaminie pracy, ponieważ część zasad może wynikać z odrębnych procedur lub dokumentów wewnętrznych.
Jak wprowadzić lub zmienić regulamin pracy?
Regulamin ustala pracodawca. Jeżeli w zakładzie działa zakładowa organizacja związkowa, projekt powinien zostać z nią uzgodniony. Gdy działa kilka organizacji, powinny przedstawić wspólne stanowisko. W razie braku uzgodnienia w ustawowym trybie pracodawca może ustalić regulamin samodzielnie, z zachowaniem wymagań wynikających z Kodeksu pracy.
Jeżeli w zakładzie nie ma organizacji związkowej, pracodawca ustala regulamin samodzielnie. Nie ma ogólnego obowiązku uzgadniania jego treści ze wszystkimi pracownikami, choć dokument powinien być jasny i dostępny dla osób zatrudnionych.
Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to nastąpić na przykład przez udostępnienie dokumentu w miejscu dostępnym dla załogi albo przekazanie go w formie elektronicznej. Nowy pracownik powinien zapoznać się z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy.
Zmianę regulaminu przeprowadza się w takim samym trybie jak jego pierwotne wprowadzenie. Zmieniony dokument lub jego nowelizacja również zaczyna obowiązywać po upływie 2 tygodni od ogłoszenia pracownikom. Pracodawca powinien zadbać o potwierdzenie zapoznania się z treścią, ale pracownik nie musi składać podpisu pod samym regulaminem. Wystarczy potwierdzenie otrzymania lub zapoznania się w przyjętej formie.
Co grozi za brak wymaganego regulaminu?
Nieposiadanie regulaminu w sytuacji, gdy obowiązek jego wprowadzenia wynika z Kodeksu pracy, może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy naruszenie obowiązku wprowadzenia regulaminu może wiązać się z grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.
Także naruszenie zasad regulaminu przez pracownika może prowadzić do odpowiedzialności porządkowej. Art. 108 Kodeksu pracy przewiduje upomnienie, naganę oraz – w określonych przypadkach – karę pieniężną. Kara musi zostać nałożona z zachowaniem procedury określonej w przepisach, w tym po umożliwieniu pracownikowi złożenia wyjaśnień.
Najważniejsze jest rozróżnienie dwóch kwestii: regulamin nie jest obowiązkowy w każdej firmie, ale jeżeli pracodawca musi go wprowadzić, dokument powinien obejmować wszystkie elementy wskazane w art. 1041 Kodeksu pracy, być zgodny z prawem i zostać prawidłowo ogłoszony pracownikom.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących treści regulaminu, konsultacji ze związkami zawodowymi lub kontroli trzeźwości warto skorzystać z pomocy specjalisty prawa pracy.
