Pracodawca co do zasady musi wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu obowiązywania umowy. Jeżeli z obiektywnych przyczyn nie może przekazać dokumentu pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej, powinien w ciągu 7 dni przesłać go pocztą lub doręczyć w inny sposób.
Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?
Obowiązek wynika z art. 97 Kodeksu pracy i dotyczy każdego zakończonego stosunku pracy. Nie ma znaczenia, jak długo trwało zatrudnienie ani jaki rodzaj umowy zawarto. Świadectwo pracy należy wydać po rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy o pracę, także gdy pracownik przepracował tylko jeden dzień.
Obowiązek obejmuje między innymi:
- umowę o pracę na okres próbny
- umowę o pracę na czas określony
- umowę o pracę na czas nieokreślony
Decydująca jest data ustania stosunku pracy, a nie ostatni dzień faktycznej obecności w firmie. Jeżeli umowa kończy się podczas urlopu, zwolnienia lekarskiego albo w dniu wolnym od pracy, świadectwo nadal odnosi się do daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
Dokumentu nie wolno wystawić przed końcem zatrudnienia. Pracodawca nie może też uzależnić jego wydania od wykonania dodatkowych czynności przez pracownika, na przykład zwrotu laptopa, telefonu, odzieży roboczej, podpisania karty obiegowej lub dokończenia projektu.
Terminy wydania świadectwa w różnych sytuacjach
Najważniejsze scenariusze przedstawia poniższa tabela. Termin 7 dni oznacza dni kalendarzowe, a nie robocze. Jeżeli ostatni dzień tego terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, zastosowanie mogą mieć zasady przesunięcia terminu na następny dzień, w którym możliwe jest dokonanie czynności.
| Sytuacja | Termin wydania świadectwa | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Standardowe zakończenie umowy | W dniu ustania stosunku pracy | Art. 97 § 1 Kodeksu pracy |
| Obiektywna przeszkoda w przekazaniu dokumentu | W ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przez pocztę lub w inny sposób | Art. 97 § 1 Kodeksu pracy |
| Kontynuacja zatrudnienia u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni | Na wniosek pracownika, co do zasady w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku | Art. 97 § 11 i § 12 Kodeksu pracy |
Pracodawca powinien przekazać dokument osobiście pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. Jeżeli nie jest to możliwe z przyczyn obiektywnych, może wysłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć je kurierem albo w inny uzgodniony sposób. Nie może zobowiązać pracownika do osobistego odbioru dokumentu w siedzibie firmy ani obciążyć go kosztami przesyłki.
Wyjątek dotyczy kontynuacji zatrudnienia. Jeżeli ten sam pracodawca zawrze z pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej, świadectwo za zakończony okres nie musi być wydawane z urzędu. Pracownik może jednak złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Wtedy dokument powinien obejmować wskazany wcześniejszy okres albo wszystkie okresy, za które dotychczas nie wydano świadectwa.
Co zrobić, gdy świadectwo zawiera błąd?
Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy na złożenie wniosku o jego sprostowanie. Wniosek może dotyczyć między innymi dat zatrudnienia, wymiaru etatu, stanowiska, trybu rozwiązania umowy, urlopu albo liczby dni niezdolności do pracy uwzględnionych w dokumencie.
Procedura wygląda następująco:
- Złożenie wniosku – pracownik wskazuje błędne informacje i przedstawia prawidłowe dane w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa.
- Rozpatrzenie przez pracodawcę – w ciągu 7 dni pracodawca wydaje nowe świadectwo albo przekazuje zawiadomienie o odmowie sprostowania.
- Odwołanie do sądu pracy – jeżeli pracodawca odmówi, pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania dokumentu.
Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku i nie poinformuje o tym pracownika, możliwe jest skierowanie sprawy do sądu pracy bez oczekiwania na takie zawiadomienie. W sprawach spornych sąd może nakazać wydanie poprawionego świadectwa.
Wstrzymanie świadectwa za nieoddany sprzęt – czy jest możliwe?
Nie. Pracodawca nie może zatrzymać świadectwa pracy do czasu zwrotu laptopa, telefonu, kluczy, samochodu służbowego ani do rozliczenia innych należności. Obowiązek wydania dokumentu jest niezależny od ewentualnych roszczeń związanych z mieniem lub szkodą. Takich roszczeń pracodawca może dochodzić osobno.
Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z przekazanymi przepisami pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł. Jeżeli brak dokumentu albo jego błędna treść uniemożliwiły pracownikowi podjęcie zatrudnienia i spowodowały szkodę, pracownik może także dochodzić odszkodowania. Jego wysokość może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni.
Najprostsza zasada brzmi więc: świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy, a późniejsze doręczenie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wystąpiła obiektywna przeszkoda albo pracownik kontynuuje zatrudnienie na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego wydania lub treści świadectwa pracy warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
