Obowiązki pracodawcy wynikają przede wszystkim z Kodeksu pracy i obejmują organizację pracy, terminową wypłatę wynagrodzenia, ochronę zdrowia, równe traktowanie oraz prowadzenie dokumentacji. Nie są to działania fakultatywne, lecz wymagania, które pracodawca musi realizować w ramach stosunku pracy.
Podstawowe obowiązki pracodawcy według Kodeksu pracy
Pracodawca organizuje pracę i odpowiada za warunki, w których pracownik wykonuje swoje zadania. Podstawowy katalog obowiązków znajduje się w art. 94 Kodeksu pracy. Obejmuje on zarówno sprawy związane z codziennym funkcjonowaniem zakładu, jak i ochronę praw pracownika.
Do najważniejszych obowiązków pracodawcy należą:
- Terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia zgodnie z umową, przepisami płacowymi oraz zasadami dotyczącymi minimalnego wynagrodzenia.
- Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym przeprowadzenie wymaganych szkoleń BHP, ocenę ryzyka zawodowego oraz udostępnienie niezbędnych środków ochrony.
- Właściwa organizacja pracy zapewniająca wykorzystanie czasu pracy, możliwość wykonywania zadań zgodnie z kwalifikacjami oraz ograniczanie nadmiernej uciążliwości pracy.
- Zaznajomienie osoby podejmującej pracę z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy i podstawowymi uprawnieniami.
- Przestrzeganie przepisów o czasie pracy, odpoczynku, urlopach i przerwach.
- Ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeżeli przepisy, umowa lub zasady obowiązujące u pracodawcy przewidują takie szkolenia.
- Stosowanie obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy.
- Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej albo elektronicznej.
- Wpływanie na kształtowanie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy oraz poszanowanie godności i innych dóbr osobistych pracowników.
Wynagrodzenie, bezpieczeństwo pracy, równe traktowanie i poszanowanie godności należą do podstawowych elementów zatrudnienia. Poważne naruszenie podstawowych obowiązków przez pracodawcę może w określonych przypadkach uprawniać pracownika do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Równe traktowanie, godność i przeciwdziałanie mobbingowi
Pracodawca musi respektować godność pracownika oraz inne jego dobra osobiste. Dotyczy to między innymi zdrowia, prywatności, reputacji, pozycji w zespole, komunikacji w miejscu pracy i oceny efektów pracy.
Zakazane jest nierówne traktowanie w zatrudnieniu oraz dyskryminacja, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, rodzaj umowy lub wymiar czasu pracy.
Mobbing oznacza uporczywe i długotrwałe nękanie albo zastraszanie pracownika, które może prowadzić do zaniżenia oceny własnej przydatności zawodowej, poniżenia, ośmieszenia, izolowania lub wyeliminowania z zespołu. Zachowania mobbingowe mogą pochodzić od pracodawcy, przełożonego albo współpracownika.
Jednorazowa sprzeczka, ostra rozmowa lub pojedynczy incydent nie wyczerpują same w sobie definicji mobbingu. Mogą jednak stanowić naruszenie godności, zasad współżycia społecznego albo przepisów o równym traktowaniu. O kwalifikacji sytuacji decydują jej okoliczności, powtarzalność, skutki i sposób działania.
Obowiązek pracodawcy nie ogranicza się do reagowania dopiero po zgłoszeniu problemu. Powinien on prowadzić działania prewencyjne, umożliwiać zgłaszanie naruszeń, wyjaśniać sygnały o mobbingu lub dyskryminacji, podejmować działania naprawcze i wspierać osoby dotknięte takim zachowaniem.
Przeciwdziałanie mobbingowi obejmuje zarówno zapobieganie, wykrywanie naruszeń i reakcję na nie, jak i działania naprawcze.
W firmie zatrudniającej co najmniej 10 pracowników pracodawca powinien określić reguły, procedury i częstotliwość działań dotyczących ochrony godności, równego traktowania, dyskryminacji i mobbingu w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo odrębnym regulaminie. Jeżeli odrębny regulamin jest uzgadniany poza układem zbiorowym, jego treść podlega uzgodnieniu ze związkiem zawodowym albo przedstawicielami pracowników, gdy związek nie działa w firmie.
Dokumentacja pracownicza i informacje dla pracownika
Pracodawca prowadzi akta osobowe oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, wynagrodzeniem i wykonywaniem pracy. Dokumentacja może być papierowa lub elektroniczna, ale musi zachowywać poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Co do zasady dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł. Dłuższy okres może wynikać z odrębnych przepisów albo z zasad właściwych dla określonego okresu zatrudnienia.
Pracownik powinien otrzymać informacje o warunkach zatrudnienia, w tym o czasie pracy, zasadach pracy nadliczbowej i rekompensaty za nią, urlopach oraz innych istotnych elementach organizacji pracy. Pracodawca przekazuje także informacje o zmianach tych warunków.
Do obowiązków informacyjnych należy również powiadamianie pracowników o możliwości pracy w pełnym lub niepełnym wymiarze, awansu i wolnych stanowiskach. Pracownik zatrudniony co najmniej sześć miesięcy może raz w roku złożyć wniosek o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym o zmianę rodzaju umowy. Pracodawca odpowiada na taki wniosek w formie papierowej lub elektronicznej w terminie miesiąca, a w razie odmowy wskazuje jej przyczynę.
Obowiązki BHP oraz sytuacje szczególne
Pracodawca odpowiada za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Musi rozpoznawać zagrożenia, przekazywać instrukcje, organizować szkolenia BHP i nie dopuszczać pracownika do pracy bez wymaganych badań lub przygotowania. Zakres działań zależy od rodzaju stanowiska i występujących zagrożeń.
Przepisy nie ustanawiają jednej maksymalnej temperatury obowiązującej we wszystkich pomieszczeniach pracy. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku ograniczania zagrożeń wynikających z wysokiej temperatury. Woda zdatna do picia powinna być dostępna wszystkim pracownikom. Przy pracy w warunkach szczególnie uciążliwych mogą być wymagane także inne napoje oraz posiłki profilaktyczne, zgodnie z przepisami BHP.
| Sytuacja | Kluczowy obowiązek pracodawcy | Podstawa lub uwagi |
|---|---|---|
| Praca biurowa | Zapewnienie bezpiecznego stanowiska, właściwej organizacji pracy, szkoleń BHP i dostępu do wody | Zakres działań wynika z oceny ryzyka i warunków w pomieszczeniu |
| Praca zdalna | Zapewnienie niezbędnych narzędzi i materiałów, pokrycie wskazanych kosztów oraz zapewnienie pomocy technicznej i szkoleń | Pracodawca może uzgodnić korzystanie z prywatnych narzędzi, ale wtedy przysługuje ekwiwalent albo ryczałt |
| Praca podczas upałów | Zapewnienie wody, ograniczanie narażenia na wysoką temperaturę, właściwej wentylacji i organizacji pracy | Przy warunkach szczególnie uciążliwych mogą obowiązywać dodatkowe zasady dotyczące napojów i posiłków |
| Praca w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych | Ocena ryzyka, szkolenia, instrukcje, środki ochrony indywidualnej i bezpieczna organizacja stanowiska | Środki należy dopasować do konkretnego zagrożenia, a nie tylko do nazwy stanowiska |
Przy pracy zdalnej pracodawca zapewnia narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania obowiązków, a także pokrywa koszty określone w przepisach lub uzgodnione z pracownikiem. Jeżeli pracownik korzysta z własnego sprzętu na podstawie uzgodnienia, zasady ekwiwalentu albo ryczałtu powinny być ustalone w sposób przejrzysty.
W czasie upałów pracodawca może zmienić organizację pracy, zwiększyć częstotliwość przerw, ograniczyć pracę w najgorętszych godzinach albo zastosować inne rozwiązania wynikające z oceny ryzyka. Odzież i środki ochrony muszą nadal zapewniać ochronę przed zagrożeniem, ale powinny być dostosowane do warunków termicznych.
Co pracodawca powinien przygotować przed rozpoczęciem pracy przez nową osobę?
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca powinien sprawdzić następujące elementy:
- Zawrzeć umowę o pracę w wymaganej formie i przekazać pracownikowi najważniejsze informacje o zatrudnieniu.
- Skierować pracownika na wymagane badania profilaktyczne i uzyskać potwierdzenie braku przeciwwskazań do pracy.
- Przeprowadzić szkolenie wstępne BHP oraz zapoznać pracownika z oceną ryzyka, instrukcjami i zasadami obowiązującymi na stanowisku.
- Założyć akta osobowe i przygotować pozostałą dokumentację związaną z zatrudnieniem.
- Wyposażyć stanowisko w narzędzia, materiały i środki ochrony wymagane przy danej pracy.
- Wyjaśnić zakres obowiązków, sposób wykonywania pracy, zasady czasu pracy i podstawowe uprawnienia pracownika.
Pracodawca może korzystać z pomocy służby BHP, specjalistów lub Państwowej Inspekcji Pracy przy ustalaniu wymagań, ale odpowiedzialność za organizację pracy i przestrzeganie przepisów pozostaje po stronie pracodawcy. Najważniejsze jest połączenie prawidłowej dokumentacji z rzeczywistym zapewnieniem bezpiecznych i zgodnych z prawem warunków pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku sporu, podejrzenia mobbingu albo poważnego naruszenia zasad BHP warto skonsultować sytuację z prawnikiem, Państwową Inspekcją Pracy lub właściwym specjalistą ds. prawa pracy.
