Pracodawca nie musi zbierać papierowych zwolnień lekarskich. E-ZLA trafia elektronicznie do ZUS i jest udostępniane na profilu płatnika w PUE ZUS. Firma musi jednak regularnie sprawdzać system, potwierdzać dokumenty w ciągu 7 dni oraz prawidłowo rozliczyć wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek.
Co e-ZLA zmienia w pracy pracodawcy?
Elektroniczne zwolnienie lekarskie jest standardem od 1 grudnia 2021 roku. Lekarz przekazuje e-ZLA do systemu ZUS, a pracodawca może zobaczyć dokument na swoim profilu. W zwykłej sytuacji pracownik nie musi dostarczać wydruku do firmy.
Warunkiem sprawnej obsługi jest aktywny profil płatnika na PUE ZUS. Jeżeli pracodawca nie ma konta, powinien je założyć. Samo pojawienie się e-ZLA w systemie nie zwalnia pracownika z obowiązku poinformowania firmy o nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania.
Jak obsługiwać e-ZLA w PUE ZUS?
Procedura po otrzymaniu informacji o chorobie pracownika wygląda następująco:
- Odbierz informację o nieobecności – pracownik powinien niezwłocznie powiadomić przełożonego zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy. Może przekazać numer e-ZLA, ale nie jest to konieczne, jeżeli dokument można znaleźć po numerze PESEL.
- Zaloguj się do PUE ZUS – użyj aktywnego profilu płatnika składek i przejdź do części dotyczącej e-ZLA lub dokumentów elektronicznych.
- Wyszukaj zwolnienie – skorzystaj z danych pracownika, najczęściej numeru PESEL, albo z numeru e-ZLA.
- Sprawdź dane dokumentu – zweryfikuj pracownika, okres niezdolności do pracy oraz informacje potrzebne do rozliczenia absencji.
- Potwierdź otrzymanie e-ZLA – użyj funkcji „Potwierdź”. Zrób to w ciągu 7 dni od wystawienia dokumentu.
- Przekaż dane do rozliczeń płacowych – ustal, czy za dany okres należy wypłacić wynagrodzenie chorobowe, czy zasiłek, a następnie uwzględnij absencję w dokumentach ubezpieczeniowych.
Wydruk e-ZLA nie jest potrzebny do przechowywania dokumentacji, jeżeli elektroniczny dokument jest dostępny w systemie. Papier może pojawić się w wyjątkowych sytuacjach, na przykład przy problemach technicznych lub wystawieniu dokumentu w trybie papierowym.
Terminy i obowiązki pracodawcy
Poniższa tabela porządkuje kolejne czynności związane z obsługą e-ZLA:
| Krok | Działanie | Termin |
|---|---|---|
| Informacja o nieobecności | Przyjęcie zgłoszenia pracownika i sprawdzenie dokumentu w systemie | Niezwłocznie po zgłoszeniu |
| Potwierdzenie e-ZLA | Wyszukanie zwolnienia na PUE ZUS i użycie funkcji „Potwierdź” | Do 7 dni od wystawienia |
| Wynagrodzenie chorobowe | Rozliczenie pierwszych 33 dni choroby albo 14 dni w przypadku pracownika po 50. roku życia | W najbliższym terminie wypłaty |
| Zasiłek chorobowy | Rozliczenie świadczenia po wykorzystaniu limitu wynagrodzenia chorobowego | W terminie wypłaty świadczeń |
| Dokumenty ZUS | Uwzględnienie absencji i wypłaconych świadczeń w raportach rozliczeniowych | Zgodnie z terminem właściwym dla płatnika |
Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy
Za początkowy okres niezdolności do pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Co do zasady obejmuje ono pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat, pierwsze 14 dni.
Po wykorzystaniu tego limitu świadczenie zmienia się w zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego. W zależności od sytuacji płatnikiem zasiłku może być ZUS albo pracodawca działający jako płatnik zasiłków. Nie należy więc utożsamiać przejęcia finansowania przez ubezpieczenie z tym, że firma zawsze przestaje wykonywać czynności przy wypłacie.
W rozliczeniach pracodawca ujmuje absencję i świadczenia w odpowiednich dokumentach, w tym w ZUS DRA oraz imiennym raporcie ZUS RCA, jeżeli dokumenty te są właściwe dla danego rozliczenia. Termin złożenia dokumentów zależy od statusu płatnika i obowiązujących zasad, dlatego nie powinien być automatycznie sprowadzany do jednej daty dla każdej firmy.
Brak potwierdzenia e-ZLA w PUE ZUS albo błędne przypisanie dni choroby do wynagrodzenia i zasiłku może opóźnić rozliczenie oraz spowodować konieczność korekty dokumentów.
Co pracodawca widzi na e-ZLA?
Zakres informacji udostępnianych firmie jest ograniczony do danych potrzebnych do obsługi nieobecności i rozliczeń. Pracodawca nie otrzymuje pełnej informacji o stanie zdrowia pracownika.
Na e-ZLA pracodawca może zobaczyć:
- okres niezdolności do pracy i dane identyfikacyjne pracownika,
- dane lekarza wystawiającego dokument,
- kody literowe, między innymi kod A lub B, jeżeli mają zastosowanie,
- oznaczenie dotyczące zaleceń lekarskich, takich jak „chory powinien leżeć” albo „chory może chodzić”.
Pracodawca nie widzi natomiast diagnozy ani kodu ICD-10 opisującego konkretną chorobę. Informacje medyczne podlegają ochronie i nie są potrzebne do zwykłego rozliczenia absencji.
Dla pracodawcy najważniejsza procedura jest więc prosta: utrzymywać aktywny profil PUE ZUS, monitorować pojawiające się e-ZLA, potwierdzać je w wymaganym terminie i prawidłowo rozdzielać wynagrodzenie chorobowe od zasiłku. Papierowe zaświadczenie nie powinno być rutynowo żądane od pracownika.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku nietypowych rozliczeń lub wątpliwości dotyczących obowiązków płatnika należy sprawdzić aktualne informacje ZUS albo skonsultować sprawę ze specjalistą ds. kadr i płac.
