Do kiedy płatność ZUS za pracowników?

Masz pracowników i zastanawiasz się, do kiedy zapłacić za nich ZUS, żeby nie narobić sobie kłopotów? Nie jesteś pewien, w jakim miesiącu wykazać składki, gdy wypłata jest z przesunięciem? W tym poradniku wyjaśniam krok po kroku, jak liczyć terminy płatności ZUS za pracowników w różnych sytuacjach.

Jak działa płatność ZUS za pracowników?

Pierwsza rzecz, którą trzeba dobrze ustawić, to moment, kiedy w ogóle powstaje obowiązek naliczenia składek od wynagrodzenia pracownika. W polskim systemie składkowym liczy się data wypłaty wynagrodzenia, a nie okres, za jaki to wynagrodzenie przysługuje. Oznacza to, że składki za pracownika wykazujesz w dokumentach za miesiąc, w którym faktycznie wypłaciłeś mu pensję.

Każdy pracodawca zatrudniający na umowę o pracę jest płatnikiem składek i musi je naliczyć, potrącić z pensji pracownika i opłacić do ZUS. Informacje o składkach pokazujesz na imiennych raportach RCA oraz w deklaracji zbiorczej DRA. Oba te dokumenty są składane za konkretny miesiąc rozliczeniowy, przy czym decyduje miesiąc osiągnięcia przychodu przez pracownika, czyli miesiąc wypłaty.

Kiedy powstaje obowiązek naliczenia składek?

W praktyce wielu przedsiębiorców myśli intuicyjnie: pracownik pracował w maju, więc składki za jego majową pracę powinny być w dokumentach za maj. W ZUS działa to inaczej. Obowiązek składkowy pojawia się dopiero w momencie, gdy pracownik otrzyma pieniądze, a nie wtedy, gdy je wypracował. Przy wypłatach z przesunięciem ma to duże znaczenie.

Jeśli więc zatrudniłeś pracownika od 2 maja, a wynagrodzenie za maj wypłacasz 10 czerwca, to jego pierwsze wynagrodzenie pojawi się w raportach za czerwiec. Za maj sporządzasz dla tej osoby tzw. zerowy raport RCA, który pokazuje, że jest zgłoszona do ubezpieczeń, ale nie uzyskała w tym miesiącu przychodu stanowiącego podstawę składek.

Jakie dokumenty składasz do ZUS?

Podstawowy zestaw dokumentów rozliczeniowych to deklaracja DRA oraz imienne raporty miesięczne, głównie raport RCA dla pracowników. Na DRA sumujesz wszystkie kwoty składek za dany miesiąc, a w raportach RCA rozbijasz je na poszczególne osoby. DRA i RCA zawsze dotyczą tego samego miesiąca rozliczeniowego.

Terminy złożenia DRA i wpłaty składek pokrywają się. Zależą jednak od formy prowadzonej działalności i tego, czy płatnik ma osobowość prawną. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje trzy główne grupy płatników z różnymi terminami płatności składek i wysłania deklaracji:

Do kiedy zapłacić ZUS za pracownika?

Najczęstsza sytuacja to przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który zatrudnia pracowników. Dla takiego płatnika termin opłacenia składek za siebie i za wszystkie osoby zgłoszone do ubezpieczeń mija 20. dnia następnego miesiąca. Jeśli więc wypłacasz wynagrodzenie za maj 10 czerwca, składki od tej pensji wpłacasz do ZUS do 20 lipca.

Inaczej wygląda to u płatników posiadających osobowość prawną, takich jak spółki z o.o. czy spółki akcyjne. U nich termin płatności składek za pracowników oraz wysłania deklaracji DRA upływa 15. dnia miesiąca po miesiącu rozliczeniowym. Z kolei jednostki i zakłady budżetowe mają czas tylko do 5. dnia następnego miesiąca.

Terminy według rodzaju płatnika

Najłatwiej zapamiętać terminy płatności ZUS, grupując płatników według formy organizacyjnej. Chodzi nie tylko o składki za właściciela, ale także za pracowników, zleceniobiorców czy innych ubezpieczonych zgłoszonych przez dany podmiot. Ustawodawca uzależnił termin wpłaty od rodzaju płatnika, a nie od tego, czy opłaca składki tylko za siebie, czy również za inne osoby.

W praktyce spotkasz najczęściej trzy grupy płatników składek:

• jednostki i zakłady budżetowe, które płacą ZUS do 5. dnia miesiąca,
• spółki z o.o., spółki akcyjne, stowarzyszenia i fundacje płacące do 15. dnia,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki osobowe z terminem do 20. dnia,
• wspólników spółek, którzy opłacają składki na własne ubezpieczenie razem ze składkami za pracowników.

Jak liczyć terminy na przykładach?

Wyobraź sobie, że prowadzisz jednoosobową działalność i wypłacasz pracownikom pensje ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za sierpień wypłacasz 30 sierpnia. Składki od tego wynagrodzenia pokażesz w DRA i RCA za sierpień, a wpłacisz je do ZUS do 20 września. Miesiąc rozliczeniowy i miesiąc wypłaty są tu takie same, więc wszystko jest proste.

Drugi wariant to wypłata z przesunięciem, najczęściej do 10. dnia następnego miesiąca. Jeżeli wynagrodzenie za maj płacisz 7 czerwca, składki od tej wypłaty trafiają do raportu RCA za czerwiec. Deklarację DRA składasz za czerwiec, a składki wpłacasz (jako przedsiębiorca wpisany do CEIDG) do 20 lipca. W takich przypadkach trzeba mieć zawsze z tyłu głowy prostą zasadę:

Składki za pracownika wykazujesz w miesiącu, w którym doszło do wypłaty wynagrodzenia, a nie w miesiącu, za który to wynagrodzenie przysługuje.

Do tego schematu pasuje także sytuacja z pytania: pracownik zatrudniony od 2 maja, wynagrodzenie wypłacone 10 czerwca. Za maj wykazujesz go z zerowymi składkami, natomiast pełne składki od pierwszej pensji ujmujesz w raportach za czerwiec i płacisz w lipcu, zgodnie z terminem właściwym dla twojej formy działalności.

Jak rozliczyć pierwszy miesiąc zatrudnienia?

Pierwszy miesiąc pracy nowej osoby często rodzi wątpliwości, bo nie zawsze w tym samym miesiącu następuje wypłata wynagrodzenia. ZUS musi jednak widzieć, że pracownik jest już objęty ubezpieczeniami, nawet jeśli jeszcze nie dostał pierwszej pensji. Do tego służy zerowy raport RCA, czyli raport z wykazanymi ubezpieczeniami, ale bez kwot podstaw i składek.

Z punktu widzenia ZUS wygląda to tak: od dnia zgłoszenia pracownika masz obowiązek raportować jego sytuację w każdym miesiącu, dopóki trwa zatrudnienie. Czasem są to raporty z pełnymi składkami, a czasem z zerowymi kwotami, jeśli w danym miesiącu nie było wypłaty przychodu.

Nowy pracownik z wypłatą w tym samym miesiącu

Najprostszy wariant to zatrudnienie pracownika z wypłatą wynagrodzenia jeszcze w tym samym miesiącu. Przykład: przyjmujesz osobę od 5 lipca, a termin wypłaty ustalasz na ostatni dzień miesiąca. Wynagrodzenie za lipiec wypłacasz 31 lipca, więc składki od tej pensji wykazujesz w raportach RCA również za lipiec. Zerowego raportu nie przygotowujesz, bo w miesiącu rozpoczęcia pracy od razu pojawił się przychód.

W takiej konfiguracji za lipiec wysyłasz do ZUS komplet dokumentów z pełnymi składkami za tego pracownika, a składki opłacasz w terminie właściwym dla twojego statusu płatnika. Od sierpnia sytuacja jest powtarzalna, bo każdy miesiąc pracy kończy się wypłatą w tym samym miesiącu.

Nowy pracownik z wypłatą z przesunięciem

Więcej pytań pojawia się przy wypłacie z przesunięciem, np. do 10. dnia miesiąca. Załóżmy, że zatrudniasz osobę od 11 lipca, a wynagrodzenie za lipiec wypłacasz 10 sierpnia. W lipcu pracownik już podlega ubezpieczeniom, ale nie dostaje jeszcze wypłaty, więc nie ma podstawy do naliczenia składek. W takiej sytuacji przygotowujesz zerowy raport RCA za lipiec, w którym wykazujesz kody ubezpieczeń, ale kwoty składek pozostają zerowe.

Dopiero w sierpniu, kiedy wypłacasz pierwsze wynagrodzenie, pojawiają się realne składki. Pensja wypłacona 10 sierpnia trafia do raportu RCA za sierpień. W raporcie tym wykazujesz podstawę wymiaru i składki od wynagrodzenia za lipiec, mimo że dotyczy ono poprzedniego miesiąca pracy. ZUS patrzy wyłącznie na datę wypłaty, a nie na okres, za który płacisz pensję.

Jak zmiana terminu wypłaty wpływa na ZUS?

Zdarza się, że firma zmienia regulamin wynagradzania i przesuwa termin wypłaty wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. Na przykład z końca miesiąca na 10. dzień kolejnego miesiąca albo odwrotnie. Z pozoru to tylko kosmetyczna zmiana, ale w dokumentach do ZUS potrafi ona wygenerować miesiąc z zerowymi składkami lub miesiąc, w którym składki są naliczone podwójnie.

Mechanizm jest prosty. Skoro składki wiążą się z datą wypłaty, to w miesiącu, w którym następuje zmiana terminu, pracownik może dostać dwie wypłaty albo żadnej. To od razu przekłada się na raporty RCA, bo tam zawsze pokazujesz rzeczywiste wypłaty w danym miesiącu.

Przesunięcie z końca miesiąca na 10. dzień

Jeśli do tej pory wypłacałeś wynagrodzenie ostatniego dnia miesiąca, a od czerwca przenosisz wypłatę na 10. dzień miesiąca następnego, powstanie miesiąc z zerowymi składkami. Załóżmy, że wynagrodzenie za maj wypłaciłeś 31 maja, a za czerwiec wypłacisz 10 lipca. W czerwcu pracownicy nie otrzymają żadnej pensji. W raportach RCA za czerwiec będą więc wykazani z zerowymi kwotami składek.

Raporty za lipiec będą już zawierały składki od wynagrodzenia za czerwiec wypłaconego 10 lipca. Z kolei za maj składki zostały rozliczone normalnie, bo wypłata za ten miesiąc nastąpiła jeszcze w maju. Nie ma tu miesiąca z podwójnymi składkami, ale pojawia się okres rozliczeniowy, w którym pracownicy są zgłoszeni do ubezpieczeń, a nie uzyskali żadnego przychodu.

Przesunięcie z 10. dnia na koniec miesiąca

Odwrotna sytuacja powoduje efekt dokładnie odwrotny. Jeśli przeniesiesz termin wypłaty z 10. dnia miesiąca na jego ostatni dzień, to w miesiącu zmiany pracownicy dostaną dwie wypłaty. Załóżmy, że wynagrodzenie za maj płacisz 10 czerwca, a za czerwiec wypłacasz już 30 czerwca. W czerwcu pracownicy otrzymują więc dwie pensje, a w raportach RCA za czerwiec pojawiają się składki naliczone od dwóch wypłat.

W takiej sytuacji w kolejnym miesiącu nie ma już żadnych anomalii. Za lipiec rozliczasz tylko wynagrodzenie lipcowe, wypłacone 31 lipca. Warto jednak wcześniej przygotować się na to, że w jednym miesiącu podstawa składek i kwoty do zapłaty będą wyraźnie wyższe niż zwykle.

Gdzie pojawiają się podwójne lub zerowe składki?

Z punktu widzenia księgowości zmiana terminu wypłaty zawsze powinna być dobrze opisana w regulaminie wynagradzania i komunikowana pracownikom. Jednocześnie trzeba przeanalizować, jak ta zmiana wpłynie na raporty RCA, bo właśnie tam zobaczysz miesiąc z zerowymi składkami lub z podwójną podstawą. Nie jest to błąd, tylko naturalny efekt przejściowy wywołany zmianą daty wypłaty.

Najwięcej problemów powoduje sytuacja, w której ktoś zestawia okres wykonywania pracy z miesiącem rozliczeniowym w ZUS. Te dwa światy potrafią się chwilowo rozjechać. Dla porządku warto przygotować sobie wewnętrzne zestawienie, w którym przypiszesz wypłaty do konkretnych miesięcy raportowych i wskażesz, w którym miesiącu pojawią się zerowe lub podwójne składki.

Wynagrodzenie po ustaniu zatrudnienia – jak rozliczyć ZUS?

W wielu firmach termin wypłaty wynagrodzeń to 10. dzień miesiąca. Jeśli pracownik rozwiązuje umowę ostatniego dnia miesiąca, ostatnią pensję często dostaje już po ustaniu zatrudnienia. Tak bywa także z premiami lub innymi składnikami wypłacanymi po rozliczeniu okresu zatrudnienia. Mimo że umowa o pracę się zakończyła, od takiego wynagrodzenia nadal trzeba naliczyć i opłacić składki.

W dokumentach ZUS stosuje się wtedy inny kod tytułu ubezpieczenia niż w czasie trwania umowy. Pracownik, który był rozliczany standardowo kodem 01 10, po ustaniu zatrudnienia trafia do raportu RCA z kodem 30 00. Kod 30 00 oznacza osobę, za którą rozliczasz i opłacasz składki w dokumentach złożonych nie wcześniej niż za miesiąc następujący po zakończeniu tytułu do ubezpieczeń.

Kod tytułu ubezpieczenia 01 10 i 30 00

W czasie trwania zatrudnienia pracownik ma zwykle kod 01 10, który obejmuje pełen pakiet obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Kiedy umowa o pracę wygasa, a ty wypłacasz zaległe wynagrodzenie lub premię w kolejnym miesiącu, nie możesz już użyć tego samego kodu, bo tytuł do ubezpieczeń ustał z końcem miesiąca, w którym zakończyła się umowa.

W takiej sytuacji raport RCA za miesiąc wypłaty sporządzasz z kodem 30 00. Wykazujesz w nim podstawę wymiaru i składki od wypłaconego po czasie wynagrodzenia, mimo że pracownik nie jest już zatrudniony. Deklarację DRA i składki za ten miesiąc płacisz w zwykłym terminie dla swojej grupy płatników. Zmienia się tylko kod ubezpieczenia, a nie zasady liczenia terminu.

Najczęstsze sytuacje po zakończeniu umowy

Po ustaniu zatrudnienia w raportach z kodem 30 00 pojawiają się nie tylko standardowe pensje wypłacone później, ale także inne składniki wynagrodzenia rozliczane z opóźnieniem. Chodzi na przykład o premie okresowe, nagrody czy wyrównania, które ustalasz dopiero po zakończeniu danego kwartału lub roku. Jeżeli ich wypłata następuje po rozwiązaniu umowy, nadal trzeba je zgłosić do ZUS.

Typowe sytuacje, w których po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń pojawiają się jeszcze składki, to między innymi:

• wypłata ostatniego wynagrodzenia po rozwiązaniu umowy o pracę,
• premie uzależnione od wyników finansowych wypłacane po zakończeniu roku,
• wyrównania wynagrodzenia wypłacane po sporach lub korektach list płac,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacony w kolejnym miesiącu.

W każdym z tych przypadków zasada jest niezmienna: liczy się miesiąc wypłaty, a nie miesiąc, w którym pracownik wykonywał pracę. Wynagrodzenie wypłacone po ustaniu zatrudnienia rozliczasz więc w miesiącu, w którym trafiło na konto byłego pracownika, z użyciem kodu 30 00 i przy zachowaniu zwykłego terminu płatności składek dla twojej firmy.