Przy umowie o pracę przysługuje 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku. O tym, który wymiar ma zastosowanie, decyduje staż urlopowy, czyli łączny okres zatrudnienia oraz ukończonej nauki. Osoba podejmująca pierwszą pracę w życiu nabywa urlop stopniowo, po 1/12 rocznego wymiaru za każdy miesiąc pracy.
Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi?
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Podstawowy wymiar wynosi:
- 20 dni – gdy staż urlopowy jest krótszy niż 10 lat
- 26 dni – gdy staż urlopowy wynosi co najmniej 10 lat
Staż urlopowy obejmuje poprzednie okresy zatrudnienia, nawet jeśli między nimi występowały przerwy, a także niektóre okresy nauki. Przepisy ustalają minimalny wymiar urlopu. Umowa o pracę, regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy mogą przyznawać pracownikom korzystniejsze warunki.
Co wlicza się do stażu urlopowego?
Do stażu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okresy zatrudnienia oraz ukończone szkoły. Nauka musi być potwierdzona odpowiednim świadectwem, zaświadczeniem albo dyplomem. Nie sumuje się lat przypisanych do wszystkich ukończonych szkół. Uwzględnia się jeden, najkorzystniejszy okres.
| Ukończona szkoła | Okres wliczany do stażu | Warunek |
|---|---|---|
| Zasadnicza szkoła zawodowa | Do 3 lat | Okres zgodny z programem nauczania |
| Średnia szkoła ogólnokształcąca | 4 lata | Ukończenie szkoły |
| Średnia szkoła zawodowa | Do 5 lat | Okres zgodny z programem nauczania |
| Szkoła policealna | 6 lat | Ukończenie szkoły |
| Szkoła wyższa | 8 lat | Ukończenie studiów i uzyskanie dyplomu |
Jeżeli nauka odbywała się w czasie zatrudnienia, do stażu przyjmuje się ten okres, który jest korzystniejszy dla pracownika. Nie dodaje się automatycznie czasu nauki do czasu pracy.
Przykładowo osoba z ukończonymi studiami wyższymi ma na początku 8 lat stażu urlopowego. Po doliczeniu 2 lat zatrudnienia jej staż wynosi 10 lat, więc osiąga próg uprawniający do 26 dni urlopu.
Urlop w pierwszej pracy a urlop w kolejnych latach
Pierwsza praca w życiu podlega szczególnej zasadzie. Pracownik nie otrzymuje od razu całego rocznego wymiaru urlopu. Nabywa prawo do 1/12 wymiaru urlopu po każdym przepracowanym miesiącu kalendarzowym. Dotyczy to pierwszego roku kalendarzowego, w którym podjął zatrudnienie, nawet jeśli w tym czasie zmieni pracodawcę.
Jeżeli roczny wymiar wynosi 20 dni, miesięczna część to 1,66 dnia. Przy wymiarze 26 dni jest to 2,16 dnia. W pierwszej pracy niepełnego miesiąca nie zaokrągla się do pełnego miesiąca tylko dlatego, że zatrudnienie trwało przez część miesiąca.
| Aspekt | Pierwsza praca w życiu | Kolejne lata zatrudnienia |
|---|---|---|
| Moment nabycia prawa | Po każdym przepracowanym miesiącu | Co do zasady 1 stycznia danego roku |
| Sposób naliczania | 1/12 rocznego wymiaru za miesiąc | Pełny wymiar roczny z góry |
| Zmiana pracodawcy w tym samym roku | Nabywanie kolejnych części nadal następuje z dołu | Urlop rozlicza się proporcjonalnie między pracodawców |
| Przykład przy wymiarze 20 dni | 1,66 dnia po każdym miesiącu | 20 dni do wykorzystania w roku |
Od kolejnego roku kalendarzowego pracownik nabywa prawo do urlopu z góry. Nie musi przepracować całego poprzedniego roku, aby w kolejnym roku otrzymać pełny przysługujący wymiar, o ile pozostaje w stosunku pracy.
Jak udziela się urlopu wypoczynkowego?
Urlop jest udzielany na dni, które zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla pracownika dniami pracy. Przy pełnym etacie jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom. Roczny wymiar 20 dni oznacza więc 160 godzin, a 26 dni – 208 godzin. Przy części etatu liczbę godzin ustala się proporcjonalnie.
Pracownik składa wniosek urlopowy, wskazując planowany termin. Sam wniosek nie oznacza jeszcze zgody na nieobecność. Urlop powinien zostać udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Niewykorzystany urlop zaległy należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku.
Co do zasady urlop może być podzielony na części, ale przynajmniej jedna z nich powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Preferencje pracownika powinny być brane pod uwagę, lecz nie zawsze wiążą pracodawcę.
Czym jest urlop na żądanie?
Urlop na żądanie nie jest dodatkową pulą dni. To część urlopu wypoczynkowego, z której pracownik może skorzystać maksymalnie przez 4 dni w roku kalendarzowym. Żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed godziną rozpoczęcia pracy, chyba że zakładowe zasady przewidują inny termin.
Pracownik nie powinien rozpoczynać nieobecności bez potwierdzenia, że pracodawca otrzymał zgłoszenie i udzielił urlopu. Limit 4 dni dotyczy łącznie zatrudnienia u kolejnych pracodawców w tym samym roku.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wyłącznie wtedy, gdy jego obecności wymagają nieprzewidziane wcześniej okoliczności. W takiej sytuacji pracodawca:
- przekazuje jednoznaczne polecenie powrotu do pracy
- wskazuje termin stawienia się w zakładzie
- informuje o przyczynie odwołania
- pokrywa bezpośrednie koszty związane z odwołaniem, na przykład transportu i niewykorzystanego pobytu
Czy urlop wypoczynkowy jest płatny?
Za czas urlopu pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie takie, jakie dostałby, gdyby w tym czasie pracował. Stałe składniki wynagrodzenia co do zasady pozostają na dotychczasowym poziomie. Składniki zmienne, na przykład premie zależne od wyników, uwzględnia się na podstawie średniej z poprzednich miesięcy.
W podstawie wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się między innymi świadczeń za okresy dłuższe niż miesiąc, jednorazowych nagród za konkretne zadania, wynagrodzenia za chorobę, wcześniejszego wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Gdy umowa o pracę wygasa albo zostaje rozwiązana, a pracownik nie wykorzystał należnego urlopu, co do zasady otrzymuje ekwiwalent pieniężny. Wyjątkiem jest bezpośrednie zawarcie kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą i uzgodnienie wykorzystania urlopu w ramach nowego zatrudnienia. W okresie wypowiedzenia pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu.
Co dzieje się z urlopem przy zmianie pracodawcy?
Zmiana pracodawcy w trakcie roku nie zwiększa rocznej puli urlopowej. Łączny urlop wykorzystany u poprzedniego i obecnego pracodawcy nie może przekroczyć wymiaru przysługującego za dany rok. W przypadku kolejnego zatrudnienia stosuje się zasadę proporcjonalności.
- Sprawdź roczny wymiar urlopu pracownika – 20 albo 26 dni.
- Ustal, ile urlopu pracownik powinien otrzymać proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u każdego pracodawcy.
- Zweryfikuj w świadectwie pracy, ile dni urlopu zostało już wykorzystanych oraz ile dni urlopu na żądanie wykorzystano.
- Pomniejsz pulę u obecnego pracodawcy o dni wykorzystane wcześniej w tym samym roku.
Informacje ze świadectwa pracy są podstawą rozliczenia. Jeśli dokument nie został jeszcze wydany, pracodawca może poprosić pracownika o pisemne oświadczenie dotyczące wykorzystanego urlopu.
Przy zatrudnieniu na część etatu wymiar urlopu oblicza się proporcjonalnie do etatu. Przykładowo pracownikowi z prawem do 20 dni urlopu zatrudnionemu na 1/2 etatu przysługuje 10 dni, a przy 1/4 etatu – 5 dni. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę, z zastrzeżeniem szczególnych zasad dotyczących pierwszej pracy.
O czym powinien pamiętać pracownik i pracodawca?
Pracownik powinien sprawdzić, czy pracodawca prawidłowo uwzględnił wcześniejsze zatrudnienie i ukończoną szkołę. Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, w tym o wymiarze urlopu, nie później niż w ciągu 7 dni od dopuszczenia go do pracy. Informacja może mieć formę papierową albo elektroniczną umożliwiającą jej zapisanie i wydrukowanie, a jej kopia trafia do akt osobowych.
- Wymiar 20 albo 26 dni zależy od stażu urlopowego.
- Do stażu wlicza się jedną, najkorzystniejszą szkołę, a nie wszystkie ukończone szkoły łącznie.
- W pierwszej pracy urlop narasta po 1/12 za każdy miesiąc, a od kolejnego roku przysługuje z góry.
- Urlop na żądanie mieści się w zwykłej puli urlopowej i obejmuje najwyżej 4 dni w roku.
- Przy zmianie pracodawcy trzeba rozliczyć urlop na podstawie świadectwa pracy.
