Pracownikowi przysługują maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Nie jest to dodatkowa pula wolnego, lecz część urlopu wypoczynkowego. Jeśli wykorzystasz cały przysługujący urlop wypoczynkowy, nie możesz otrzymać kolejnych dni na żądanie.
Ile dni urlopu na żądanie przysługuje?
Limit wynosi 4 dni w roku kalendarzowym i nie zależy od stażu pracy, rodzaju umowy o pracę, wymiaru etatu ani systemu czasu pracy. Tę samą liczbę dni może wykorzystać osoba mająca prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego oraz pracownik z pulą 26 dni.
Urlop na żądanie można wykorzystać jednorazowo albo podzielić na części, na przykład wziąć cztery pojedyncze dni. Limit dotyczy łącznie danego roku, dlatego nie odnawia się przy zmianie pracodawcy. Jeżeli u poprzedniego pracodawcy wykorzystano 2 dni, u kolejnego pozostają najwyżej 2 dni w tym samym roku.
Podstawę prawną stanowi art. 1672 Kodeksu pracy. Przepis wskazuje, że pracodawca udziela na żądanie pracownika nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.
Jak zgłosić urlop na żądanie?
Żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed godziną, o której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z grafikiem. Przykładowo, przy rozpoczęciu pracy o 8:00 informację należy przekazać przed tą godziną.
Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Trzeba jednak stosować procedurę obowiązującą w firmie i skierować informację do osoby uprawnionej do udzielania urlopów. Zgłoszenie może mieć formę:
- wiadomości e-mail lub SMS-a,
- rozmowy telefonicznej,
- wniosku w systemie kadrowym,
- wiadomości przekazanej osobiście albo na papierze.
Pracownik nie musi podawać przyczyny urlopu. Wystarczy wskazać, że chce skorzystać z urlopu na żądanie, oraz określić dzień lub dni nieobecności.
Samo zgłoszenie nie oznacza jednak automatycznej zgody. Urlopu udziela pracodawca, dlatego nie należy samodzielnie opuszczać pracy bez potwierdzenia akceptacji. Sąd Najwyższy wskazywał, że rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność, a w poważnych przypadkach za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Kiedy pracodawca może odmówić?
Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie, ale ten obowiązek nie jest bezwzględny. Odmowa może być uzasadniona wyjątkowymi okolicznościami, gdy obecność pracownika jest konieczna ze względu na ważny interes zakładu pracy.
Przykładowe sytuacje, w których odmowa może być uzasadniona, obejmują:
- zagrożenie ciągłości produkcji lub działania firmy,
- braki kadrowe uniemożliwiające obsadzenie kluczowego stanowiska,
- awarię wymagającą obecności pracownika z określonymi kwalifikacjami,
- podejrzenie zbiorowego nadużycia prawa, na przykład wykorzystania urlopów jako formy nieformalnego strajku.
Sama niedogodność organizacyjna nie powinna automatycznie uzasadniać odmowy. Pracodawca powinien ocenić rzeczywiste skutki nieobecności, możliwość zastępstwa oraz znaczenie stanowiska pracownika.
Najważniejsze cechy urlopu na żądanie
| Cecha | Informacja | Znaczenie dla pracownika |
|---|---|---|
| Wymiar | Maksymalnie 4 dni w roku | Dni są odliczane z urlopu wypoczynkowego |
| Płatność | Tak, jak przy urlopie wypoczynkowym | Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego |
| Zgoda pracodawcy | Tak | Nie wolno rozpoczynać nieobecności bez udzielenia urlopu |
| Przejście na kolejny rok | Nie w trybie urlopu na żądanie | Niewykorzystane dni pozostają zwykłym zaległym urlopem wypoczynkowym |
Niewykorzystane dni nie przepadają jako urlop wypoczynkowy, ale od 1 stycznia tracą szczególny status urlopu na żądanie. W kolejnym roku pracownik otrzymuje nowy limit do 4 dni w ramach bieżącej puli, a wcześniejsze niewykorzystane dni są rozliczane jako zwykły urlop zaległy.
W skrócie: są 4 dni urlopu na żądanie rocznie, są one płatne i wliczają się do urlopu wypoczynkowego. Wniosek trzeba zgłosić przed rozpoczęciem pracy, a wolnego nie należy zaczynać bez zgody pracodawcy.
