ZUS a umowa o dzieło – co trzeba wiedzieć?

Podpisujesz umowę o dzieło na 200 zł i zastanawiasz się, co z ZUS i podatkiem? Chcesz uniknąć błędów przy rozliczeniu takiej umowy z wykonawcą lub jako wykonawca samodzielnie rozliczyć przychód? Z tego tekstu dowiesz się, kiedy płaci się składki, jak działa podatek zryczałtowany i co dokładnie zgłosić do ZUS.

Czym jest umowa o dzieło?

Umowa o dzieło należy do umów cywilnoprawnych opisanych w art. 627–646 Kodeksu cywilnego. Nie podlega więc Kodeksowi pracy, a jej sens polega na tym, że jedna strona zobowiązuje się wykonać konkretne dzieło, a druga wypłacić wynagrodzenie. Liczy się rezultat pracy, a nie samo staranne wykonywanie czynności w określonym czasie.

Nie ma tu typowej podległości pracowniczej. Zlecający nie powinien narzucać stałego miejsca i godzin wykonywania zadań, nie organizuje też na bieżąco sposobu pracy wykonawcy. Gdy w praktyce pojawia się ścisłe podporządkowanie, stałe godziny i polecenia jak w etacie, sąd lub ZUS mogą uznać, że w rzeczywistości strony łączy umowa o pracę, mimo innej nazwy na dokumencie.

Umowa rezultatu

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że dzieło to z góry określony, samoistny rezultat, który można wyodrębnić i ocenić. Może mieć postać materialną, jak mebel czy obraz, ale także niematerialną, jak program komputerowy czy utwór muzyczny. Ważne, by efekt był indywidualny i uchwytny, a nie tylko seria powtarzalnych czynności.

Inaczej wygląda to przy umowie zlecenia, gdzie wykonawca odpowiada za staranne działanie, ale nie gwarantuje określonego efektu końcowego. Jeżeli w umowie opisuje się jedynie wykonywanie cyklicznych zajęć, sprzątanie, prowadzenie wykładów bez precyzyjnego dzieła, ZUS w razie kontroli może zakwestionować taki kontrakt jako dzieło i potraktować go jak umowę zlecenia.

Dzieło materialne i niematerialne

W praktyce przedmiotem umowy o dzieło bywa zarówno rzecz, którą można dotknąć, jak i efekt twórczy zapisany np. w pliku. Będzie to więc na przykład projekt graficzny, raport ekspercki, naprawa konkretnej maszyny czy stworzenie strony internetowej. W każdym z tych przypadków strony jasno określają, jaki rezultat ma powstać i kiedy nastąpi jego odbiór.

Sprawdzianem bywa możliwość oceny, czy dzieło ma wady fizyczne lub merytoryczne. Jeżeli można zweryfikować jakość wykonanego projektu, tekstu czy aplikacji i żądać poprawek, zazwyczaj mamy do czynienia z typową umową o dzieło. Gdy natomiast opisać można tylko cykl czynności bez końcowego efektu, rośnie ryzyko, że ZUS uzna kontrakt za zlecenie.

Kiedy od umowy o dzieło płaci się ZUS?

Podstawowa zasada jest prosta: umowa o dzieło nie stanowi tytułu do ubezpieczeń. To oznacza, że sama umowa o dzieło – zawarta z osobą, która nie jest naszym pracownikiem i nie wykonuje pracy na rzecz swojego pracodawcy – nie daje prawa ani do ubezpieczeń emerytalnych, rentowych, chorobowego, wypadkowego, ani zdrowotnego.

Wypłacając wynagrodzenie z takiej „czystej” umowy o dzieło, zleceniodawca nie nalicza żadnych składek ZUS. Rozlicza jedynie podatek dochodowy. Sytuacja zmienia się dopiero wtedy, gdy ten sam człowiek jest równocześnie zatrudniony na etat u tego samego pracodawcy albo w rzeczywistości wykonuje zlecone dzieło na rzecz własnego pracodawcy.

Brak składek przy „czystej” umowie o dzieło

Gdy zlecający nie zatrudnia wykonawcy na umowę o pracę, a treść umowy jasno wskazuje na rezultat, nie powstaje obowiązek ubezpieczeniowy. Zlecający nie zgłasza takiej osoby do ubezpieczeń, nie składa deklaracji rozliczeniowych DRA z tytułu tej umowy i nie ponosi kosztów składek.

Wykonawca również nie może dobrowolnie opłacać składek z samej umowy o dzieło. Jeżeli chce mieć ubezpieczenie zdrowotne czy społeczne, musi je mieć z innego tytułu, np. z etatu, zlecenia albo działalności gospodarczej. Umowa o dzieło pozostaje wówczas wyłącznie źródłem przychodu opodatkowanego PIT.

Umowa o dzieło z własnym pracownikiem

Szczególna sytuacja dotyczy zawierania umowy o dzieło z osobą, która równocześnie pracuje na etat u tego samego pracodawcy. Wtedy – zgodnie z informacjami ZUS – taką osobę traktuje się jak pracownika również w zakresie dzieła. Od wynagrodzenia z umowy o dzieło trzeba wówczas odprowadzić wszystkie składki jak od pensji.

Podobnie dzieje się, gdy umowę o dzieło formalnie podpisuje się z innym podmiotem, ale praca jest faktycznie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. ZUS przy kontroli może stwierdzić, że w istocie to ta sama relacja pracownicza i objąć całość wynagrodzenia obowiązkowymi ubezpieczeniami. To rodzi konieczność dopłaty zaległych składek za kilka lat wstecz.

Umowa pozorna i przekwalifikowanie

ZUS ma prawo badać rzeczywisty charakter wykonywanej pracy. Jeżeli w umowie o dzieło opisuje się powtarzalne czynności, brak indywidualnego rezultatu i bieżące nadzorowanie czasu pracy, kontroler może uznać, że jest to w istocie umowa zlecenia albo nawet stosunek pracy. Wtedy pojawia się obowiązek opłacenia składek, których wcześniej nie płacono.

Ryzyko dotyczy zwłaszcza umów na cykl wykładów, prowadzenie zajęć, sprzątanie czy szkolenia językowe, o czym wielokrotnie wypowiadały się sądy apelacyjne i Sąd Najwyższy. Gdy podmiot zakwestionuje umowę, płatnik musi opłacić zaległe składki z odsetkami, a wykonawca otrzymuje wsteczny staż ubezpieczeniowy.

Umowa o dzieło nie daje tytułu do ubezpieczeń ZUS, chyba że zawierasz ją z własnym pracownikiem lub faktycznie spełnia cechy zlecenia albo etatu.

Jak rozliczyć podatek od umowy o dzieło do 200 zł?

Przy wynagrodzeniu do 200 zł brutto – jak w pytaniu o umowę na 200 zł – stosuje się szczególne zasady opodatkowania. Taka wypłata z jednej umowy zawartej z osobą fizyczną podlega 12% podatkowi zryczałtowanemu. Nie stosuje się wówczas kosztów uzyskania przychodu ani kwoty wolnej.

Warunek jest jeden: kwota 200 zł dotyczy pojedynczej umowy, a nie sumy kilku umów. Jeżeli dana osoba ma kilka umów w miesiącu, każdą z osobna bada się pod kątem limitu 200 zł. Gdy choć jedna przekroczy ten próg, trzeba ją opodatkować na zasadach ogólnych.

Podatek zryczałtowany przy 200 zł brutto

Przy podatku zryczałtowanym zleceniodawca liczy wyłącznie 12% od kwoty brutto. Nie odlicza żadnych kosztów, nie uwzględnia też progów podatkowych. Uzyskany wynik zaokrągla się do pełnych złotych – tradycyjnie do całego złotego.

Tak pobrany podatek wykazuje się w rocznej deklaracji PIT-8AR, składanej do urzędu skarbowego płatnika. Nie wystawia się natomiast pracownikowi informacji PIT-11 z tytułu takiej umowy, o ile inne wypłaty dla tej osoby nie były rozliczane na zasadach ogólnych.

Przykład wyliczenia podatku

Dla umowy o dzieło na 200 zł brutto rozliczenie przy podatku zryczałtowanym wygląda bardzo prosto. Podatek wyniesie 24 zł, a do wypłaty pozostanie 176 zł. Nie pojawia się tu żaden ZUS, o ile nie mamy do czynienia z własnym pracownikiem.

Gdyby umowa opiewała na 180 zł, rachunek byłby podobny do przykładu z Panią Anną z orzeczeń: 180 zł brutto razy 12% daje 21,6 zł, co zaokrągla się do 22 zł podatku. Wykonawca otrzyma więc 158 zł netto.

Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS?

Od 1 stycznia 2021 roku każdy, kto zleca wykonanie dzieła osobie fizycznej, ma obowiązek poinformować o tym ZUS. Nie chodzi tutaj o zgłoszenie do ubezpieczeń, ale o sam fakt zawarcia umowy. Ustawodawca w art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nałożył na płatników i osoby fizyczne wymóg zgłoszenia w terminie 7 dni.

ZUS zbiera te dane w celach kontrolnych, aby lepiej weryfikować, czy umowy o dzieło nie zastępują w praktyce umów zlecenia lub etatów. W systemie ZUS widać więc liczbę zawartych umów o dzieło, okres ich trwania i strony kontraktu.

Formularz ZUS RUD

Zgłoszenie odbywa się na druku ZUS RUD. Dokument można złożyć elektronicznie przez PUE ZUS albo w formie papierowej. Wskazuje się w nim dane płatnika, dane wykonawcy, okres obowiązywania umowy i przedmiot dzieła. Jeżeli z jednym wykonawcą podpisano kilka umów, trzeba wykazać każdą osobno.

Warto zadbać, aby opis dzieła w formularzu był spójny z treścią samej umowy. Przejrzysty opis, np. „wykonanie projektu graficznego logotypu”, lepiej pokazuje, że mamy do czynienia z rezultatem, a nie usługą ciągłą. W razie kontroli ułatwia to obronę stanowiska, że była to prawidłowa umowa o dzieło.

Konsekwencje braku zgłoszenia

Brak zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS może zostać wykryty podczas kontroli. Zakład ma wtedy prawo wymierzyć karę za naruszenie obowiązków płatnika, a w skrajnych przypadkach kierować sprawę do sądu. Sankcje finansowe bywają odczuwalne zwłaszcza dla mniejszych firm.

Jeżeli równocześnie wyjdzie na jaw, że umowa wcale nie była dziełem, lecz zleceniem lub stosunkiem pracy, ZUS nakaże także zapłatę zaległych składek wraz z odsetkami. W praktyce jedna pozornie drobna umowa może zmienić się w poważny koszt dla zleceniodawcy.

Każdą umowę o dzieło zawartą po 1 stycznia 2021 roku trzeba zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni na formularzu ZUS RUD.

Jak ustalić, czy umowa to dzieło czy zlecenie?

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, jak napisać treść umowy, by nie było sporu z ZUS. Nie ma tu prostego wzoru, bo każdą sytuację trzeba ocenić osobno. Da się jednak wskazać kilka stałych cech, które pomagają odróżnić dzieło od zlecenia.

Najpierw warto przyjrzeć się temu, czy potrafisz nazwać konkretny efekt, który powstanie po zakończeniu współpracy. Jeżeli dochodzi do wytworzenia, zmiany lub naprawy rzeczy czy utworu, dużo łatwiej obronić umowę o dzieło. Gdy opisujesz wyłącznie bieżącą obsługę, sprzątanie, nauczanie czy stałe dyżury, kontrakt zaczyna przypominać zlecenie.

Przy analizie charakteru umowy przydają się następujące pytania, które możesz sobie zadać w chwili sporządzania dokumentu:

• Czy jestem w stanie z góry opisać jednorazowy rezultat, jaki ma powstać
• Czy po zakończeniu pracy mogę sprawdzić, czy dzieło ma wady i żądać poprawek
• Czy działania wykonawcy nie mają charakteru ciągłego, powtarzalnego w nieskończonym czasie
• Czy wynagrodzenie jest powiązane z ukończeniem dzieła, a nie samą liczbą godzin pracy

Inny zestaw kryteriów dotyczy organizacji pracy. Jeżeli zlecający narzuca stałe godziny, miejsce i sposób działania, a także na bieżąco kontroluje wykonawcę, pojawia się ryzyko zakwalifikowania relacji jako etatu. Gdy wykonawca sam wybiera narzędzia, czas i miejsce pracy, a liczy się jedynie dostarczenie ustalonego rezultatu, łatwiej obronić cywilnoprawny charakter umowy.

Podczas planowania umowy o dzieło można też przeanalizować, czy jej treść nie jest bliższa zleceniu. W tym celu warto spisać najważniejsze cechy obu typów umów:

• Umowa o dzieło zakłada osiągnięcie jednorazowego rezultatu, który można obiektywnie ocenić
• Umowa zlecenia opisuje wykonywanie czynności, których wynik nie jest pewny
• Przy dziele wykonawca odpowiada za efekt, przy zleceniu za staranne działanie
• Umowy zlecenia częściej obejmują powtarzalne czynności, np. dyżury czy obsługę klientów

Im bardziej umowa opisuje indywidualny rezultat zamiast powtarzalnych czynności, tym łatwiej uznać ją za prawidłową umowę o dzieło.