Masz rodzinę lub emeryturę w kilku krajach i zastanawiasz się, czy po śmierci za granicą bliscy dostaną zasiłek pogrzebowy? Śmierć w innym państwie to nie tylko szok, ale też gąszcz przepisów i formularzy. Z tego tekstu dowiesz się, kiedy zasiłek pogrzebowy przysługuje, kto go wypłaca i jak wygląda to w praktyce przy zgonie za granicą.
Kiedy zasiłek pogrzebowy przysługuje przy śmierci za granicą?
Gdy dochodzi do zgonu za granicą, pierwsze pytanie rodziny często brzmi: z którego kraju można dostać pieniądze na pokrycie kosztów pogrzebu. W systemach zabezpieczenia społecznego państw UE i EFTA zasiłek pogrzebowy podlega zasadom tzw. koordynacji, opisanym w rozporządzeniach unijnych, m.in. 1408/71 i 574/72. Nie trzeba wracać ciała do kraju, aby świadczenie było możliwe, ale trzeba sprawdzić, któremu państwu podlegał zmarły.
Istnieje pojęcie państwa właściwego, czyli tego, którego ustawodawstwo ma „pierwszeństwo” przy ustalaniu prawa do świadczeń. Może się okazać, że ktoś mieszka w jednym kraju, emeryturę dostaje z dwóch, a prawo do zasiłku pogrzebowego przysługuje tylko z jednego systemu. Czasem – przy równoległej aktywności zawodowej w dwóch państwach – możliwe są dwa zasiłki, ale jest to sytuacja wyjątkowa.
Jak działają przepisy UE i państwo właściwe?
Rozporządzenia unijne mówią, że instytucja właściwa wypłaca zasiłek pogrzebowy według swojego prawa, nawet jeśli śmierć nastąpiła w innym państwie członkowskim. Jeśli więc osoba podlegała polskiemu ustawodawstwu, a zmarła np. w Niemczech, ZUS traktuje ten zgon tak, jakby nastąpił w Polsce. To bardzo ważne, bo daje rodzinie pewność, że sam fakt śmierci za granicą nie odbiera prawa do świadczenia.
Przepisy wprowadzają także fikcję prawną miejsca zgonu: śmierć w innym państwie członkowskim uznaje się za śmierć na terytorium kraju, którego ustawodawstwo ma zastosowanie. Dzięki temu nie ma potrzeby szukania „specjalnych” przepisów tylko dlatego, że do tragedii doszło poza granicami. W praktyce liczy się to, gdzie zmarły był ubezpieczony lub skąd pobierał emeryturę, a nie mapa świata.
Co oznacza zakaz kumulacji zasiłków pogrzebowych?
Unijne reguły wprowadzają zakaz kumulacji świadczeń. Oznacza to, że jeśli prawo do zasiłku przysługuje z kilku ustawodawstw, co do zasady nie można dostać kilku zasiłków za ten sam pogrzeb. Trzeba wtedy ustalić, które państwo ma pierwszeństwo w wypłacie. Zasadą jest, że jeżeli zgon nastąpił w jednym z państw, których ustawodawstwu podlegał zmarły, to zasiłek wypłaca instytucja tego właśnie kraju.
Jeśli natomiast śmierć nastąpiła w państwie trzecim albo w kraju, który w ogóle nie przewiduje zasiłku pogrzebowego, a zmarły miał uprawnienia w kilku innych państwach członkowskich, świadczenie wypłaca instytucja kraju, którego ustawodawstwu ostatnio podlegał. Tak dzieje się np. gdy ktoś pracował w dwóch państwach UE, emeryturę ma z obu, ale ostatnim „aktywnym” systemem przed śmiercią był tylko jeden.
Jeżeli zgon nastąpił w jednym z państw, których ustawodawstwu podlegał zmarły, zasiłek pogrzebowy wypłaca instytucja tego właśnie państwa, a prawo z pozostałych ustawodawstw ulega zawieszeniu.
Kiedy można otrzymać dwa zasiłki pogrzebowe?
Od zakazu kumulacji istnieją wyjątki. Unijne przepisy przewidują je w szczególności wtedy, gdy dana osoba jednocześnie podlegała ustawodawstwu dwóch państw członkowskich na różnych tytułach. Chodzi np. o sytuację, gdy ktoś pracuje najemnie w jednym kraju, a równolegle prowadzi działalność gospodarczą w innym. Wtedy w razie zgonu rodzina może mieć prawo do dwóch zasiłków pogrzebowych, po jednym z każdego systemu.
Podobnie jest przy zatrudnieniu w administracji publicznej dwóch państw członkowskich. Urzędnik, który równolegle pełni służbę w dwóch krajach, podlega dwóm ustawodawstwom i w razie jego śmierci prawo do zasiłku może powstać z obu. Tego typu przypadki są dość rzadkie, ale przepisy przewidują je wprost, żeby nie dochodziło do nierównego traktowania osób pracujących w kilku systemach jednocześnie.
Jak działa polski zasiłek pogrzebowy przy zgonie za granicą?
Polski zasiłek pogrzebowy z ZUS przysługuje z ubezpieczeń rentowych. Źródło finansowania jest tu bardzo konkretne, a przepisy jasno opisują, kto może się o takie świadczenie ubiegać i w jakim terminie trzeba złożyć wniosek. Zgon za granicą nie odbiera rodziny prawa do pieniężnego wsparcia, o ile zmarły był objęty polskim systemem.
Kto ma prawo do zasiłku z ZUS?
Zgodnie z polskim ustawodawstwem zasiłek pogrzebowy przysługuje osobie, która faktycznie poniosła koszty pogrzebu. Może to być członek rodziny, ale także inny podmiot, np. gmina czy dom pomocy społecznej. Świadczenie jest związane ze statusem zmarłego, który w chwili śmierci musiał być objęty jednym z wymienionych tytułów, albo spełniać warunki do emerytury lub renty.
Do kategorii osób, po których można otrzymać zasiłek pogrzebowy z ZUS, należą między innymi:
- ubezpieczeni w Polsce w ramach ubezpieczeń emerytalno-rentowych,
- emeryci i renciści pobierający świadczenia z ZUS,
- osoby, które w dniu śmierci nie miały jeszcze przyznanej emerytury lub renty, ale spełniały warunki do ich uzyskania,
- członkowie rodzin osób wymienionych wyżej, np. małżonek, dzieci, rodzice.
Prawo do zasiłku wygasa, jeśli wniosek nie zostanie złożony w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, po której przysługuje zasiłek. Gdy ciało odnaleziono lub zidentyfikowano znacznie później, termin liczony jest od dnia pogrzebu. To często ratuje sytuację w przypadkach katastrof czy zgonów w trudnych warunkach za granicą.
Jak złożyć wniosek, gdy mieszkasz w Polsce lub za granicą?
Osoba mieszkająca w Polsce, która ubiega się o polski zasiłek pogrzebowy, składa wniosek na druku ZUS Z-12. Dokument trafia do oddziału ZUS właściwego według miejsca zamieszkania. Jeśli śmierć nastąpiła w innym państwie członkowskim UE lub EFTA, ZUS potraktuje ją jak zgon na terytorium Polski, więc nie potrzeba dodatkowych podstaw prawnych.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy mieszkasz w innym państwie członkowskim, ale prawo do świadczenia wynika z polskiego systemu. Wtedy możesz użyć formularza unijnego E 124 „Wniosek o zasiłek pogrzebowy”. Taki wniosek można złożyć na dwa sposoby: bezpośrednio w oddziale ZUS albo za pośrednictwem instytucji miejsca zamieszkania w danym kraju. ZUS za datę złożenia wniosku przyjmuje wtedy dzień jego złożenia w instytucji zagranicznej.
Do wniosku o zasiłek pogrzebowy z ZUS zwykle dołącza się:
- akt zgonu lub odpis aktu zgonu,
- dokument potwierdzający pokrewieństwo lub powinowactwo ze zmarłym, jeśli wnioskodawcą jest członek rodziny,
- rachunki dokumentujące koszty pogrzebu, np. z zakładu pogrzebowego, zakupu trumny, miejsca na cmentarzu,
- dokument potwierdzający podleganie ubezpieczeniom rentowym w Polsce, jeśli nie wynika to automatycznie z systemu ZUS.
Polskie prawo nie uzależnia zasiłku pogrzebowego od długości okresów ubezpieczenia czy zamieszkania. Nie trzeba więc przedstawiać formularza E 104, który służy do potwierdzania okresów ubezpieczenia w innych państwach. To upraszcza procedurę, zwłaszcza dla rodzin, które i tak są obciążone organizacją pogrzebu w obcym kraju.
Jak uzyskać zasiłek pogrzebowy w innym państwie UE lub EFTA?
Gdy śmierć nastąpiła w państwie członkowskim innym niż Polska, a zmarły miał tam prawo do świadczeń, rodzina może starać się o zasiłek na podstawie lokalnego ustawodawstwa. Zasady przyznawania świadczenia są bardzo różne: w niektórych krajach zasiłek jest wysoki, w innych w ogóle nie istnieje. Przykładowo we Włoszech nie funkcjonuje klasyczny zasiłek pogrzebowy, co dla wielu rodzin bywa zaskoczeniem.
W praktyce często pojawia się sytuacja podobna do tej: osoba mieszka we Włoszech, otrzymuje emeryturę z Włoch i z Danii, a rodzina liczy na korzystny duński zasiłek. Jeśli jednak z punktu widzenia koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państwem właściwym są Włochy, prawo do duńskiego zasiłku pogrzebowego nie powstanie, nawet jeśli część emerytury pochodzi z Danii.
Jeśli mieszkasz we Włoszech i otrzymujesz włoską emeryturę, Twój mąż ma prawo tylko do świadczeń przewidzianych przez włoski system – a ponieważ nie obejmuje on zasiłku pogrzebowego, rodzina nie otrzyma wsparcia z żadnego kraju.
W innych państwach członkowskich, które mają zasiłek pogrzebowy, wniosek składa się zazwyczaj na formularzu E 124, tak jak w Polsce, lub na lokalnym druku. Instytucja, która ustala prawo do świadczenia, może żądać potwierdzenia okresów ubezpieczenia przebycia w innych krajach. Służy do tego formularz E 104, wystawiany przez instytucję państwa, któremu dana osoba ostatnio podlegała. Jeśli rodzina go nie ma, instytucje kontaktują się między sobą i same wymieniają dane.
| Gdzie mieszkasz | Gdzie składasz wniosek | Jaki formularz zwykle stosujesz |
| Polska, zmarły podlegał polskiemu ustawodawstwu | Oddział ZUS | ZUS Z-12 lub E 124 (gdy jest związek z innym państwem UE/EFTA) |
| Inne państwo UE/EFTA, zmarły podlegał polskiemu ustawodawstwu | Instytucja miejsca zamieszkania lub bezpośrednio ZUS | E 124, do którego dołączasz dokumenty wymagane przez ZUS |
| Polska, zmarły podlegał ustawodawstwu innego państwa UE/EFTA | Oddział ZUS lub instytucja zagraniczna | E 124 przesyłany z ZUS do instytucji zagranicznej |
Śmierć za granicą – jakie formalności mają znaczenie dla zasiłku?
Śmierć bliskiej osoby w innym kraju to zawsze stres, ale od pierwszych decyzji zależy, czy rodzina sprawnie uzyska akt zgonu i inne dokumenty niezbędne do wypłaty zasiłku pogrzebowego. Po stwierdzeniu zgonu trzeba skontaktować się z lokalną policją oraz placówką medyczną, która wystawi dokumenty potwierdzające śmierć. W wielu sytuacjach bardzo pomaga kontakt z ambasadą lub konsulatem, gdzie można uzyskać informacje o lokalnych procedurach.
Najważniejszym dokumentem jest akt zgonu sporządzony w urzędzie stanu cywilnego danego kraju. Warto poprosić o kilka egzemplarzy i, jeśli to potrzebne, zlecić tłumaczenie przysięgłe, bo akt będzie później wykorzystywany zarówno w ZUS, jak i w instytucjach zagranicznych. Bez prawidłowo wystawionego aktu zgonu żadna instytucja ubezpieczeniowa nie rozpatrzy wniosku o świadczenia.
Jeśli rodzina decyduje się na sprowadzenie ciała do Polski, konieczne są kolejne dokumenty i zgody. Najpierw trzeba uzyskać zgodę lokalnych władz na transport zwłok lub prochów, a następnie zaświadczenie od polskiego konsula zezwalające na przewóz. Do wydania takiego zaświadczenia konsulat wymaga między innymi pozwolenia na transport, aktu zgonu i zaświadczenia lekarskiego, że śmierć nie nastąpiła w wyniku choroby zakaźnej.
Przy przewozie trumny dochodzi także wymóg specjalnego przygotowania metalowej trumny do transportu. Chodzi o warstwę chłonną, szczelne lutowanie i umieszczenie w drewnianej skrzyni. Transportem ciała mogą zajmować się wyłącznie wyspecjalizowane firmy posiadające licencję na przewóz zwłok. To nie jest tylko wymóg formalny, ale też kwestia sanitarna i prawna.
W przypadku urny z prochami zasady są łagodniejsze, bo urnę można przewozić różnymi środkami transportu, również samolotem, o ile linia lotnicza na to zezwala. Z punktu widzenia prawa do zasiłku pogrzebowego ważne jest to, że wszystkie poniesione koszty można dokumentować rachunkami. Dopiero na tej podstawie instytucja ubezpieczeniowa ocenia, czy wypłacany zasiłek pokryje je w całości czy tylko w części.
Żeby nie pogubić się w formalnościach po śmierci za granicą, warto ułożyć prosty plan działania i krok po kroku kompletować dokumenty:
- zgłoszenie zgonu odpowiednim służbom w kraju, w którym doszło do śmierci,
- uzyskanie aktu zgonu i wymaganych zaświadczeń medycznych,
- kontakt z konsulatem w sprawie transportu ciała lub prochów oraz wymaganych pozwoleń,
- zebranie wszystkich rachunków związanych z pogrzebem, w tym kosztów transportu, usług pogrzebowych i cmentarnych.
Na końcu całego procesu pozostaje złożenie wniosków o zasiłek pogrzebowy w instytucjach, które mogą być za niego odpowiedzialne. Trzeba pilnować terminów, w szczególności 12-miesięcznego okresu na złożenie wniosku w Polsce, bo po jego upływie prawo do świadczenia wygasa niezależnie od wysokości poniesionych kosztów.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy zasiłek pogrzebowy przysługuje, gdy bliski umrze za granicą?
Tak, zasiłek pogrzebowy może przysługiwać po śmierci za granicą, ale trzeba sprawdzić, któremu państwu podlegał zmarły zgodnie z zasadami koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw UE i EFTA.
Co oznacza pojęcie „państwa właściwego” w kontekście zasiłku pogrzebowego przy zgonie za granicą?
Pojęcie „państwa właściwego” odnosi się do kraju, którego ustawodawstwo ma „pierwszeństwo” przy ustalaniu prawa do świadczeń. Oznacza to, że zasiłek może przysługiwać tylko z jednego systemu, nawet jeśli zmarły mieszkał w innym kraju lub otrzymywał emeryturę z kilku źródeł.
Czy śmierć bliskiej osoby za granicą wpływa na możliwość uzyskania polskiego zasiłku pogrzebowego z ZUS?
Nie, jeśli osoba podlegała polskiemu ustawodawstwu, ZUS traktuje zgon za granicą (np. w Niemczech) tak, jakby nastąpił w Polsce. Przepisy unijne wprowadzają fikcję prawną miejsca zgonu, co daje rodzinie pewność, że sam fakt śmierci za granicą nie odbiera prawa do świadczenia.
Czy mogę otrzymać zasiłek pogrzebowy z kilku krajów, jeśli zmarły miał uprawnienia w różnych państwach UE?
Zasadniczo unijne reguły wprowadzają zakaz kumulacji świadczeń, co oznacza, że nie można dostać kilku zasiłków za ten sam pogrzeb. Trzeba wtedy ustalić, które państwo ma pierwszeństwo w wypłacie. Wyjątki są możliwe w sytuacjach, gdy dana osoba jednocześnie podlegała ustawodawstwu dwóch państw członkowskich na różnych tytułach, np. pracując najemnie w jednym kraju i prowadząc działalność gospodarczą w innym.
Jakie dokumenty są wymagane do złożenia wniosku o polski zasiłek pogrzebowy z ZUS, gdy zgon nastąpił za granicą?
Do wniosku o zasiłek pogrzebowy z ZUS zwykle dołącza się akt zgonu lub odpis aktu zgonu, dokument potwierdzający pokrewieństwo lub powinowactwo ze zmarłym (jeśli wnioskodawcą jest członek rodziny), rachunki dokumentujące koszty pogrzebu (np. z zakładu pogrzebowego) oraz dokument potwierdzający podleganie ubezpieczeniom rentowym w Polsce, jeśli nie wynika to automatycznie z systemu ZUS.
Jaki jest termin na złożenie wniosku o zasiłek pogrzebowy w Polsce?
Prawo do zasiłku pogrzebowego w Polsce wygasa, jeśli wniosek nie zostanie złożony w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, po której przysługuje zasiłek. Jeśli ciało odnaleziono lub zidentyfikowano znacznie później, termin liczony jest od dnia pogrzebu.
