Jak sprawdzić ilu pracowników zatrudnia firma?

Chcesz sprawdzić, ilu pracowników naprawdę zatrudnia firma, z którą współpracujesz lub zamierzasz podpisać umowę? Z tego tekstu dowiesz się, gdzie szukać takich danych w oficjalnych rejestrach i dokumentach. Poznasz też sposób liczenia zatrudnienia na potrzeby statusu mikro, małego, średniego i dużego przedsiębiorstwa.

Dlaczego liczba pracowników w firmie jest tak ważna?

Liczba zatrudnionych osób mówi bardzo dużo o skali działalności firmy, jej strukturze i ryzyku współpracy. Dla instytucji finansujących jest to jeden z podstawowych parametrów przy ocenie wniosków o dofinansowanie lub kredyt. Dla kontrahenta to z kolei sygnał, czy przedsiębiorstwo ma zasoby, aby wykonać duże zlecenie w terminie.

Stan zatrudnienia wpływa też na to, czy firma należy do sektora MŚP, czy jest już dużym podmiotem. Od tego zależą możliwości skorzystania z wielu programów wsparcia, jak choćby krajowe dotacje inwestycyjne. Nieprawidłowe określenie liczby pracowników może skończyć się koniecznością zwrotu pomocy publicznej z odsetkami, co pokazują doświadczenia przedsiębiorstw po programach pomocowych z okresu COVID-19.

Poprawnie ustalona liczba pracowników decyduje o statusie firmy, a ten z kolei ma bezpośredni wpływ na dostęp do finansowania, ulg i programów wsparcia.

Jak sprawdzić zatrudnienie w firmie zarejestrowanej w KRS?

W przypadku spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) najważniejszym źródłem informacji jest sprawozdanie finansowe. W załączniku zatytułowanym zwykle „Dodatkowe informacje i objaśnienia” przedsiębiorstwa podają dane o przeciętnym zatrudnieniu w roku obrotowym, czasem z podziałem na grupy zawodowe. To najbardziej wiarygodny punkt odniesienia, bo dokument trafia do oficjalnego rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Trzeba tylko pamiętać, że przeciętne zatrudnienie dotyczy całego roku i często jest wyrażone w przeliczeniu na pełne etaty. Nie zawsze odpowiada to liczbie osób pracujących w firmie w konkretnym dniu. Do wstępnej oceny skali działalności kontrahenta takie dane w zupełności jednak wystarczą.

Krok po kroku w wyszukiwarce KRS

Najpierw potrzebny jest numer KRS interesującego Cię podmiotu. Możesz go znaleźć w stopce strony internetowej spółki, na fakturze, w ofercie handlowej albo w wyszukiwarce KRS po nazwie, NIP czy REGON. Gdy masz już numer, wchodzisz na system wyszukiwania dokumentów finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości i wpisujesz go w odpowiednie pole.

Po wyświetleniu listy dokumentów wybierasz pozycję typu „Roczne sprawozdanie finansowe” za rok, który chcesz przeanalizować. Plik z reguły ma format XML i najlepiej wczytać go do specjalnego czytnika e-sprawozdań finansowych. W takiej przeglądarce łatwiej poruszać się po strukturze sprawozdania i załączników, niż próbować otwierać surowy plik w przypadkowym programie.

W wielu czytnikach po lewej stronie pojawia się panel z dodatkowymi dokumentami. Mogą być one opisane jako „Informacje dodatkowe”, „Noty do sprawozdania finansowego” czy właśnie „Dodatkowe informacje i objaśnienia”. Z tego panelu pobierasz załącznik na dysk, a dopiero potem szukasz w nim danych o zatrudnieniu.

W praktyce cały proces ułatwia przygotowanie kilku elementów z wyprzedzeniem:

• numeru KRS, REGON lub NIP firmy, którą chcesz sprawdzić,
• darmowego czytnika e-sprawozdań finansowych zainstalowanego na komputerze,
• aktualnej nazwy spółki, aby uniknąć pomyłki przy podmiotach o podobnych nazwach,
• informacji, za który rok chcesz pozyskać dane o zatrudnieniu.

Jak znaleźć informację w sprawozdaniu finansowym?

Po otwarciu załącznika z dodatkowymi informacjami najlepiej skorzystać z wyszukiwarki w dokumencie. Wpisz hasła „zatrudnienie”, „pracowników”, „średnioroczne zatrudnienie” lub „etatów”. W spółkach takich jak Poczta Polska S.A. czy InPost S.A. dane te znajdują się zazwyczaj w osobnym punkcie, często w formie tabeli z podziałem na rodzaje stanowisk.

Niektóre firmy podają zatrudnienie łącznie w przeliczeniu na etaty, inne rozbijają je na pracowników bezpośrednio produkcyjnych, administrację czy zarząd. Czasem oprócz liczby pracowników znajdziesz także udział wynagrodzeń w kosztach działalności operacyjnej. To pozwala porównać model biznesowy dwóch podmiotów, jak w przykładzie Poczty Polskiej i InPostu, gdzie jedna firma opiera się przede wszystkim na własnych etatach, a druga w większym stopniu na usługach zewnętrznych.

Najbardziej szczegółowe dane o zatrudnieniu w spółkach z KRS znajdują się w załączniku „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, a nie w samym bilansie czy rachunku zysków i strat.

Jak sprawdzić liczbę pracowników w innych typach firm?

Nie każda firma działa w formie spółki zarejestrowanej w KRS. Duża część polskich przedsiębiorstw to jednoosobowe działalności gospodarcze albo podmioty stosujące uproszczoną sprawozdawczość. W takich przypadkach dostęp do oficjalnej informacji o zatrudnieniu jest ograniczony i trzeba korzystać z innych rejestrów publicznych.

Warto wiedzieć, gdzie w systemie prawnym pojawiają się dane o liczbie pracujących, a gdzie ich nie ma w ogóle. Dzięki temu nie tracisz czasu na przeszukiwanie baz, w których takie informacje po prostu nie są publikowane.

Jednoosobowa działalność i CEIDG

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą są wpisani do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Baza ta zawiera m.in. imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres, kody PKD, daty rozpoczęcia, zawieszenia czy wznowienia działalności. Nie obejmuje natomiast twardych danych o liczbie zatrudnionych pracowników.

Z CEIDG możesz więc wyczytać profil działalności i podstawowe informacje identyfikujące, ale nie dowiesz się, ilu ludzi pracuje w danej firmie. Przy małych podmiotach często pozostaje tylko rozmowa z przedsiębiorcą lub analiza skali zamówień i kontraktów. Dla wielu mikrofirm zatrudnienie jest zresztą bardzo zmienne, co utrudniałoby prezentację tych danych w publicznym rejestrze.

Dane z rejestru REGON

Znacznie ciekawszym źródłem informacji o zatrudnieniu jest Krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej (REGON) prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny. W bazie REGON gromadzone są dane o nazwie, adresie, formie prawnej, dacie powstania, a także o przewidywanej liczbie pracujących. Informacja ta pojawia się zarówno dla jednostki głównej, jak i jej jednostek lokalnych.

Trzeba jednak mieć świadomość, że jest to liczba deklarowana, często podawana przy rejestracji lub aktualizacji danych. Nie zawsze odzwierciedla aktualny stan zatrudnienia, zwłaszcza w małych firmach, które szybko się rozwijają albo przechodzą okresowe spadki aktywności. Wciąż jest to jednak cenna wskazówka, pozwalająca odróżnić firmę jednoosobową od podmiotu zatrudniającego kilkadziesiąt osób.

W rejestrach publicznych znajdziesz wiele innych informacji przydatnych przy weryfikacji przedsiębiorstw, a część z nich pośrednio pomaga ocenić skalę zatrudnienia:

• KRS z danymi o formie prawnej, kapitale, organach i dokumentach finansowych,
• CEIDG z listą jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólników spółek cywilnych,
• Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia z wykazem agencji działających na rynku pracy,
• KREPTD z informacją o liczbie pojazdów w firmach transportowych, co bywa związane z liczbą kierowców.

Spółki giełdowe i koncerny

Spółki notowane na giełdzie oraz duże koncerny, w tym międzynarodowe grupy kapitałowe, często prowadzą księgowość według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. W ich przypadku dane o zatrudnieniu mogą pojawiać się zarówno w sprawozdaniu finansowym, jak i w sprawozdaniu z działalności zarządu. Oba dokumenty są zwykle składane do KRS, a równocześnie publikowane w sekcji relacji inwestorskich na stronie internetowej.

Informacje o liczbie pracowników bywają prezentowane na poziomie całej grupy kapitałowej, a nie tylko jednej spółki zależnej w Polsce. Jeśli zależy Ci na danych dotyczących wyłącznie polskiego oddziału, szukaj osobnego sprawozdania jednostkowego tej spółki. W koncernach zdarza się, że liczba pracowników w danym kraju jest podana tylko zbiorczo w raporcie rocznym, co daje przybliżony, ale wciąż wartościowy obraz skali działalności.

Jak policzyć zatrudnienie na potrzeby statusu MŚP?

Liczba pracowników to nie tylko ciekawostka o rozmiarze firmy. Jest jednym z trzech głównych kryteriów przy określaniu, czy przedsiębiorstwo jest mikro, małe, średnie czy już duże. Pozostałe dwa to roczny obrót netto oraz całkowita suma bilansowa. Takie zasady wynikają z załącznika nr I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014, a w Polsce stosują je m.in. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.

Do oceny statusu nie liczy się jednak po prostu liczby osób na etatach. Używa się pojęcia rocznych jednostek pracy, które lepiej oddają rzeczywisty wkład poszczególnych osób w działalność firmy w ciągu roku.

Roczne jednostki pracy

Roczne jednostki pracy (RJP) opisują średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty. Jedna osoba zatrudniona na pełen etat przez cały rok to jedna jednostka. Jeśli ktoś pracuje krócej albo w niepełnym wymiarze, wlicza się go proporcjonalnie.

Przykładowo, pracownik zatrudniony przez pół roku na pełen etat daje 0,5 jednostki, a osoba na pół etatu przez cały rok także 0,5. Gdy jedna osoba pracuje tylko trzy miesiące na pół etatu, otrzymasz 0,125 jednostki. Taka metoda pozwala uwzględnić sezonowość zatrudnienia i różne formy współpracy w jednej liczbie, którą można porównać z progami dla statusu MŚP.

Kogo wliczać, a kogo pominąć?

Przy liczeniu RJP istotne jest, kogo wliczasz do zatrudnienia. Do stanu zatrudnienia na potrzeby statusu MŚP zalicza się nie tylko osoby na umowach o pracę. Wlicza się także wielu współpracowników na kontraktach cywilnoprawnych, jeśli de facto świadczą pracę na rzecz firmy w sposób zbliżony do pracowników etatowych.

Jednocześnie przepisy i wytyczne stosowane przez instytucje takie jak Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości wyłączają z tej liczby niektóre grupy osób. Przy określaniu średniorocznego zatrudnienia nie bierze się pod uwagę między innymi osób przebywających na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich i wychowawczych. Zatrudnienia nie podnoszą też praktykanci i studenci odbywający praktykę na podstawie umowy o szkoleniu zawodowym lub praktyce.

Jak na tej podstawie określić wielkość firmy?

Znając liczbę rocznych jednostek pracy oraz podstawowe dane finansowe, możesz przypisać firmę do właściwej kategorii. Klasyczne progi wielkości przedsiębiorstw wyglądają następująco:

Jeśli firma zatrudnia 8 osób w przeliczeniu na pełne etaty, a jej obrót nie przekracza 2 mln EUR, pozostaje w kategorii mikroprzedsiębiorcy. Gdy zatrudnienie rośnie do 40 jednostek, a obrót sięga 8 mln EUR, mówimy o małym przedsiębiorstwie. Przekroczenie któregoś z progów finansowych może natomiast przesunąć firmę do wyższej kategorii, nawet jeśli liczba pracowników jest jeszcze typowa dla mniejszego podmiotu.

W praktyce dokładne obliczenie zatrudnienia i statusu przydaje się zarówno przy wnioskowaniu o wsparcie publiczne, jak i przy analizie sytuacji dużego kontrahenta. Raporty z KRS, dane z REGON oraz informacje o średniorocznym zatrudnieniu pozwalają Ci samodzielnie zbudować taki obraz, zanim podejmiesz poważne decyzje biznesowe.