Tuż po starcie. Entry interview w procesie onboardingu

Po zatrudnieniu nowej osoby w naszej firmie, gdy pierwsze dni jej onboardingu minęły w miarę pomyślnie, warto zbadać, jak przebiega to „zaokrętowanie” i jak odnalazła się na łonie naszej organizacji. Narzędziem, które pomoże nam wysondować jej nastroje i proces wdrażania, jest entry interview. Co to jest, po co to robić – i najważniejsze – jak to zrobić?

Badania satysfakcji pracowników

Wywiad wstępny z nowo zatrudnionym pracownikiem, zwany entry interview (a więc kolejny etap onboardingu), to pierwsze spotkanie managera lub specjalisty z działu HR z nową osobą w naszej firmie. Dotyczy jej potrzeb, planów i aspiracji, a także pierwszych wrażeń, jakie odniosła podczas poznawania zespołu, w którym pracuje oraz zasad i kultury naszej organizacji. Narzędziem, które do tej rozmowy się najczęściej wykorzystuje, jest ankieta, ale są i takie firmy, które w tej sytuacji preferują wywiad.

Po co mamy to robić?

Głównym celem entry interview jest lepsze poznanie „naszego świeżaka”. Możemy podczas tej rozmowy zapytać między innymi: jakie są plany i aspiracje tej osoby; jakie ma zainteresowania; jakie formy pracy preferuje, a co jej przeszkadza; jak jej kompetencje i ewentualne braki wpasowują się w nowe stanowisko pracy u nas; jakie ma potrzeby doszkolenia, oczekiwania personalne i psychologiczne.

Entry interview wspomaga ewaluację procesu onboardingu nowego pracownika i wzmacnia w nim poczucie zrozumienia jego zadań oraz misji i kultury naszej firmy. Nie można też przecenić roli tej rozmowy dla zgrania nowej osoby z zespołem, do którego trafiła oraz zacieśnienia jej kontaktu z buddym (osobą, która w jej zespole towarzyszy jej w debiucie na scenie naszej firmy), a także bezpośrednim przełożonym.

O co pytać „nowego”?

Jeżeli w naszej firmie nie ma zwyczaju przeprowadzania badania candidate experience, to teraz jest dobry moment, aby poznać doświadczenia z procesu rekrutacji i jego ocenę. To da nam konkretne wnioski i sugestie dla kolejnych procesów rekrutacyjnych. Nową osobę możemy również zapytać, jak minął jej pierwszy dzień pracy u nas. Przecież w każdej firmie wygląda on inaczej; od prezentacji, poprzez warsztaty i różnorodnie szkolenia, po grywalizację. Zapytajmy „nowego” o ocenę generalną, a także wrażenie z poszczególnych części, o welcome pack, pierwsze wrażenia podczas prezentacji zespołu.

Bardzo ważną częścią onboardingu jest relacja nowej osoby z buddym. Ta osoba może być dla nowo zatrudnionego bardzo pomocna w adaptacji do zespołu oraz ogólnie pozytywnym odnalezieniu się w nowym miejscu pracy. Dlatego koniecznie musimy spytać o ten kontakt. To podstawa do docenienia buddych, którzy świetnie odnajdują się w tej roli, a z drugiej strony – niepowierzania tej funkcji osobom, które mogą sobie nie poradzić.

A oto jeszcze inne pytania, które możemy postawić: czy nowa osoba dobrze rozumie, jaka jest rola jej zespołu we wspólnych działaniach firmy; czy efektywnie poznaje narzędzia, którymi się posługujemy? Czy wie, co musi osiągnąć w najbliższych miesiącach i jaka jest jej rola w zespole? Czy wie, jaka ścieżka kariery jest dla niej dostępna u nas? Jak wdraża się w kulturę organizacyjną, w relację z przełożonym, zespołem…

Korzyści dla firmy

Przy dobrze obranym celu tego badania i odpowiednim dopasowaniu do niego metodologii możemy otrzymać istotne i świeże spojrzenie na nasze przedsiębiorstwo.

Nowy pracownik jest jeszcze w stu procentach zmotywowany i pełen zapału, to pewnie jedna z pierwszych jego aktywności u nas i ma jeszcze cechy „człowieka z zewnątrz”. Dlatego jego wrażenia na temat naszej firmy mogą się okazać bezcenne dla udoskonalania naszej metodyki i narzędzi pracy. Jego szczere odpowiedzi mogą być też dla nas doskonałymi argumentami do przeanalizowania na nowo stylu rekrutacji i onboardingu. To także świetna metoda pokazania nowo zatrudnionym, że zależy nam na nich, że ich głos ma dla nas znaczenie oraz że są traktowani z szacunkiem i uwagą. To zapobiegnie szybkiemu spotkaniu z nimi podczas exit interview i wpłynie na ich pozytywną ocenę firmy. A zadowolony nowy pracownik to chodząca reklama dla kolejnych rekrutacji.