Podobno przyślą nowego prezesa

O celach i efektach audytu komunikacji wewnętrznej firmy

Korzyści, które przynosi efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie, znacznie przewyższają te, które możemy „zważyć i zmierzyć”. Audyt komunikacji wewnętrznej może pomóc w ocenie jakości tej komunikacji.

Audyt komunikacji wewnętrznej

Pierwsza myśl, która może się pojawić po przeczytaniu tego wstępu brzmi zapewne: „ale to przecież kosztuje, a teraz i tak nie jest łatwo”. Tak, oczywiście, audyt, zwłaszcza przeprowadzony przez zewnętrznych profesjonalistów, wiąże się z realnymi kosztami. Warto jednak na drugiej szali położyć pytanie: „ile kosztuje wadliwa komunikacja wewnętrzna firmy?”.

Ile kosztują nas błędy?

W zależności od stopnia problemu, brak dobrej komunikacji może prowadzić do dezorientacji, ponieważ pracownicy nie mają dość informacji lub nie wiedzą, jak je interpretować. Wtedy najważniejszym źródłem informacji stają się plotki, które prowadzą do dezinformacji i braku zaufania. Zatrudnieni w firmie nie wiedzą, czy informacje, które otrzymują, są wiarygodne. Efektem jest brak pozytywnych relacji, a komunikacja oficjalna staje się nieskuteczna. Spada poczucie sensu pracy, nie widać też realnego przełożenia na wyniki w firmie.

Innym efektem złej komunikacji w firmie jest brak motywacji i spadek produktywności; zespół traci chęć do pracy, bo czuje się zaniedbywany. Pracownicy sądzą, że nikt nie liczy się z ich zdaniem. W efekcie prowadzi to do spadku lojalności wobec firmy, co daje wzrost rotacji zatrudnionych. Kolejne rekrutacje to także dodatkowe koszty! Brak jasnego przekazu wspólnych celów organizacji powoduje niechęć do realizowania najważniejszych celów firmy.

Efektem słabej komunikacji wewnętrznej jest też poczucie wykluczenia, gdy grupa pracowników nie znajduje się w pierwszym obiegu informacji i sądzi, że docierają one do nich zbyt późno lub w zniekształconej formie. To efekt złego dopasowania kanałów komunikacji, np. jeśli nie wszyscy pracownicy korzystają z poczty elektronicznej, a głównym kanałem komunikacji z zespołem jest newsletter e-mailowy.

Jakie zyski z audytu?

Pierwszy i podstawowy to: wiedza. Jeśli w naszej firmie coś idzie jak po grudzie, pierwsze nasuwające się pytanie brzmi: dlaczego? Jeśli przypuszczamy, że przyczyną może być słaba jakość komunikacji wewnętrznej, to najszybszym i najprostszym sposobem odpowiedzenia na to pytanie jest przeprowadzenie audytu. On odpowie nam to pytanie konkretnie. Audyt odpowie też na pytania: Co konkretnie jest nie tak? Które części zespołu najwięcej tracą na słabej komunikacji? Jak powinniśmy lepiej wykorzystywać dostępne kanały komunikacji? Jak lepiej dopasować formy komunikacji do celów kluczowych firmy? Czy nasz zespół zna dobrze te cele? Raport z audytu to źródło ogromnej wiedzy, który będzie konkretnym materiałem do dalszej pracy nad zmianami.

Drugi to: sugestie narzędzi poprawy. Jeśli jako audytorów zatrudnimy profesjonalny zespół ekspertów, to oprócz mierzalnych danych, powinniśmy też dostać sugestie kierunku i narzędzi ulepszeń. To pozwoli nam przeanalizować, czy sugerowany kierunek pasuje do wizji firmy i zabrać się do pracy według wytyczonej mapy, nie zaś po omacku.

Kolejnym atutem wizyty audytorów w naszej firmie może być też poznanie kanałów komunikacji, których dotąd nie wykorzystywaliśmy, a mogą się dla nas okazać skuteczniejsze. Firma, która przeprowadza audyt, może też przeprowadzić szkolenia z tych nowych narzędzi, dzięki czemu będziemy mogli szybko je zastosować.

Kolejny zysk, który pojawi się dość szybko, to zwiększenie satysfakcji pracowników tuż po wprowadzeniu pierwszych zmian. Trudno wyobrazić sobie badanie zaangażowania pracowników, w którym wśród czynników motywujących do pracy nie pojawiłaby się właśnie komunikacja. Satysfakcja ta ma kluczowy wpływ na to, jak pracownicy funkcjonują i jak czują się w organizacji, a także, w jaki sposób postrzegają wynagrodzenie i świadczenia pozafinansowe, kondycję firmy, możliwości rozwoju.

Praca zdalna lub hybrydowa obecnie jest rzeczywistością wielu firm. Zespoły są rozproszone, a bezpośrednia komunikacja ograniczona do minimum. Komunikacja wewnętrzna w organizacjach się zmieniła; ma nowe wyzwania i musi zmieniać kanały. Dlatego warto zastanowić się, czy zbadanie jej jakości właśnie teraz nie jest najlepszą strategią i bardzo opłacalną inwestycją, która zaowocuje wymiernymi, choć nie tylko finansowymi korzyściami w postpandemicznej rzeczywistości.

Zofia Kościelna, WENA

JEŻELI CHCESZ PRZEPROWADZIĆ AUDYT KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ W SWOJEJ FIRMIE, skontaktuj się z nami.