Witaj na pokładzie! – 7 zasad efektywnego onboardingu pracowników

Jednym z powodów rotacji pracowników w firmach może być brak skutecznych zasad onboardingu nowo zatrudnionych. Jak ten proces przygotować i wprowadzać, z efektem większej stabilności zatrudnienia i posiadania dobrze przygotowanej do pracy, zadowolonej z kooperacji kadry?

Designed by stories / Freepik

Według badań Wynhurst Group w ciągu pierwszych 45 dni pracy następuje 22-proc. rotacja pracowników. Aż 50 proc. zatrudnionych rezygnuje w ciągu pierwszych 4 miesięcy pracy. Z drugiej strony, do 91 proc. pracowników pozostaje w firmie dłużej, jeśli na początku współpracy uczestniczą w dobrze przygotowanym onboardingu.

Świadomość korzyści płynących z onboardingu wśród rodzimych pracodawców rośnie: 76 proc. firm wskazało, że przeprowadza taki proces, a 35 proc. deklaruje, że zamierza zintensyfikować działania nakierowane na efektywne wdrażanie młodej kadry.

Co to jest?

Onboarding pracownika to proces, którego celem jest pozytywna adaptacja nowych osób w firmie. Obejmuje wiele aspektów z życia organizacji i jej specyfiki. Świeżo upieczony pracownik w czasie onboardingu powinien poznać: strategię organizacji, jej wizję oraz cele działania, kulturę, strukturę funkcjonowania, firmowe procedury komunikacji, a także szczegółowy zakres swoich obowiązków, ścieżkę kariery, obsługę sprzętu firmowego.

Kto to robi?

Zależy to od wielkości i charakteru firmy. W dużych organizacjach odpowiada za to dział HR. W mniejszych może to być przełożony nowej osoby lub doświadczony członek zespołu. Najlepiej, gdy w onboardingu uczestniczy więcej osób; specjalista HR odpowiada za zagadnienia struktury, wartości, socjalu, a nauka obsługi urządzeń i opis zadań oraz procedur powierzona będzie osobie z zespołu z większą wiedzą na ten temat.

Onboarding może być prowadzony jednorazowo dla większej grupy. Jeśli w tym samym czasie firma zatrudnia kilka osób na różnych stanowiskach, najlepiej, jeśli przeprowadzone zostaną zbiorowe szkolenia z tematów ogólnych dla wszystkich, wyłączając obszary związane z danym stanowiskiem.

Forma

Onboarding może przybierać różne formy. Będą to więc spotkania, wykłady, prezentacje czy inne formy szkoleń wiedzowych i, oczywiście, szkolenia praktyczne. Po zakończonych modułach, warto zaopatrzyć „nowych” w najważniejsze informacje w formie plików czy materiałów wideo. Aby zwiększyć zaangażowanie pracowników i sprawdzić stopień przyswojenia wiedzy, warto stworzyć interaktywne quizy, ankiety ewaluacyjne, wprowadzić elementy grywalizacji.

Skuteczny onboarding pracownika
7 praktycznych zasad

1. Stwórz szablon

Stwórz uniwersalny szablon, który posłuży jako wzór do planowania onboardingu nowych osób. Później, w zależności od działu, do którego dołącza nowo zatrudniony, będziesz zmieniać jedynie elementy związane z charakterystyką jego stanowiska. Uwzględnij tu działania wdrażające w 4C organizacji:
Compliance – zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi i ustalonymi normami;
Culture – kultura organizacji; normy i wzory zachowań w niej obowiązujących, zasady te wyjaśnia osoba z działu HR;
Clarification – cele, wartości i kierunek, w którym zmierza firma. W tym obszarze także „role clarification”, czyli wyjaśnienie, kto za co odpowiada w firmie oraz jaką rolę pełnić będzie nowa osoba. Warto więc zorganizować spotkania z przedstawicielami poszczególnych działów;
Connection – wszystkie działania, które sprawią, że pracownik poczuje się częścią zespołu i organizacji, np. wspólny lunch pierwszego dnia, wyjście na kawę z managerem, gra integracyjna itd.

2. Planuj onboarding wcześniej

Onboarding pracownika jest zadaniem, które nie może czekać. Aby proces był efektywny, dział HR powinien rozpisać go po zakończeniu rekrutacji nowego pracownika i wdrożyć przed jego przyjściem do firmy. Przed pierwszym dniem pracy warto wysłać nowo zatrudnianemu pracownikowi e-mail z informacją, kiedy i gdzie powinien przyjść do biura, co czeka go pierwszego dnia i jak wygląda harmonogram onboardingu. Pamiętaj, że w onboarding zaangażowani są wszyscy prowadzący szkolenia. Oni też powinni otrzymać harmonogram wcześniej.

3. Stwórz checklistę

Checklista to świetny sposób, żeby o niczym nie zapomnieć. Manager HR tworzy kontrolną listę, w której notuje, kto i co musi zrobić, aby onboarding pracowników przebiegł sprawnie.

4. Wyznacz buddy’ego

Wsparcie doświadczonego „kumpla” jest nieocenione dla „świeżaka”. Wyznacz mentora spośród członków zespołu i wytłumacz, w jakich obszarach może wspomóc nowego.

5. Poproś o ocenę onboardingu

Po zakończeniu procesu poproś nowego pracownika o ocenę onboardingu i sugestie, co warto poprawić. Przykładowe pytania: czy otrzymałeś informację, jak będą wyglądały pierwsze dni?; czy czekało na Ciebie przygotowane stanowisko i niezbędny sprzęt?; czy pierwszego dnia otrzymałeś: kartę do drzwi, dostęp do poczty i niezbędnych narzędzi; informacje dotyczące dress-codu, możliwości pracy zdalnej, zasad komunikacji, polityki wynagrodzeń, benefitów; czy wiesz, do kogo się zgłosić w razie problemów?; czy poznałeś Twoje obowiązki?; czy podczas onboardingu mogłeś liczyć na wsparcie?

5. Welcome-pack

Zestaw powitalny to dobry pomysł, jeśli pracownik może go użyć podczas pierwszych dni. Przykładowy welcome-pack może zawierać: kubek, notes i długopis, firmową bluzę. Wszystko obrandowane logo firmy.

6. Gra onboardingowa

Onboarding pracownika i grywalizacja to świetne połączenie. Opracuj zadania, spisz zasady gry i przygotuj nagrody. Celem może być np. poznanie procesów czy rozeznanie w biurowej przestrzeni, trzeba tylko odpowiednio dopasować zadania. Grę przeprowadź w biurze lub w terenie.

7. Quiz

Quiz na zakończenie onboardingu to pomysł, w którym nie chodzi o testowanie wiedzy, ale o utrwalenie najważniejszych informacji, które przekazaliśmy podczas wdrożenia.

Zaprojektowanie dobrego onboardingu procentuje. Poczucie komfortu i efektywne wdrożenie to rewelacyjny pakiet na start! To sprawi, że nowy pracownik będzie dobrze zmotywowany i zostanie z Wami na dłużej.

Zofia Kościelna, WENA

Jeżeli chcesz zbudować system onboardingu w swojej firmie, skontaktuj się z nami.