Trzeba mieć pomysł na biuletyn

O biuletynie wewnętrznym rozmawiamy z Anitą Misztal, odpowiedzialną za biuletyn w firmie kurierskiej Siódemka.

Agape: – W jaki sposób biuletyn firmowy pozwala wzmacniać relacje pracownicze w „Siódemce”?
Anita Misztal: – Miesięcznik skierowany jest przede wszystkim do pracowników firmy – ponieważ jesteśmy firmą sieciową (mamy 41 oddziałów w Polsce) pełni on funkcję integrującą i – rzeczywiście – wzmacnia więzi pracownicze, na tyle, na ile można mówić o tym, by biuletyn wewnętrzny mógł te więzi wzmacniać i podtrzymywać.

Nasz miesięcznik jest sprawnym narzędziem w komunikacji wewnętrznej. W biuletynie pracownicy znajdują informacje o aktualnych wydarzeniach z życia firmy – wdrożeniach, nagrodach, certyfikatach, nowych osobach pełniących kierownicze stanowiska… Niezwykle istotne są prezentacje oddziałów Siódemki – dzięki temu osoba przy telefonie z oddziału Siódemki w Toruniu nie jest anonimowa dla pracownika działu obsługi klienta w Warszawie. Publikujemy informacje o pracy poszczególnych działów, wywiady z pracownikami.

Staramy się także edukować poprzez biuletyn. Jako firma kurierska jesteśmy częścią branży logistycznej, dlatego publikujemy w biuletynie informacje branżowe, chwalimy się, co czytaliśmy i oglądaliśmy, uczymy się prawa pracy, podstaw księgowości, marketingu…

Obok poważnych informacji, fachowych porad ekspertów w biuletynie jest miejsce na konkursy dla pracowników, sondy na mniej poważne tematy, znaleźć tu można także informacje spoza branży – wydaje mi się, że chodzi o zachowanie pewnych proporcji między powagą a rozrywką, równowagi, która pozwala trafiać w gusta większości.

Agape: – Z problemami jakiej natury mogą spotkać się osoby, które dopiero planują rozpoczęcie wydawania biuletynu w swojej firmie?
A.M.: – Wydaje się, że przy miesięcznikach, takich jak „Siódemka”, niezwykle istotna jest dobra organizacja pracy, zaplanowanie i wyegzekwowanie na czas wszystkich potrzebnych materiałów do numeru. Jasno wytyczone cele, jakie chcemy osiągnąć poprzez wydawanie wewnętrznego biuletynu, nie mogą się ulotnić pod wpływem codziennych, żmudnych prac nad numerem – przypominania o upływającym terminie oddania tekstu do składu, konieczności przeprowadzenia sesji zdjęciowej, kolejnej korekty…

Początkujący mogą spotkać się z krytyką osób, które zupełnie inaczej wyobrażały sobie zawartość takiego biuletynu, wizja biuletynu tych „innych” może nie przystawać do wizji redaktora… Dlatego kolejna ważna sprawa – trzeba mieć pomysł na biuletyn i konsekwentnie go realizować… Słuchać uwag i sugestii innych, sprawdzać, jak odbierany jest biuletyn, co się podoba najbardziej, a co wcale, ale jednocześnie mieć swoją wizję biuletynu… Nie da się zrobić biuletynu dla wszystkich, bo każdy czego innego oczekuje, dlatego trzeba szukać jakiejś płaszczyzny porozumienia, tworzyć nie poprzez krytykę, lecz dyskusję.

Agape: – Jak sprawić, by czytelnicy z różnych regionów Polski w kolejnych numerach biuletynu znajdowali interesujące dla siebie informacje?
A.M.: – Jak wspomniałam na początku, jesteśmy firmą sieciową, oddziały w Polsce na co dzień współpracują ze sobą, porozumiewają się telefonicznie lub e-mailowo. Dlatego poprzez zamieszczanie wszelkich informacji z kraju, czy to w formie prezentacji jakichś oddziałów, czy poprzez prezentowanie lokalnych akcji charytatywnych, zbliżamy się do siebie, nie jesteśmy tacy anonimowi. Wydaje mi się, że w przypadku Siódemki każda informacja z kraju jest interesująca dla wszystkich. Ważny jest też sposób podania – poprawny język, zawartość merytoryczna, ciekawe ujęcie tematu, szata graficzna – w ten sposób wyrażamy szacunek dla czytelnika, którym nie jest tylko pracownik naszej firmy, ale także jego znajomy czy żona.

Agape: – Czy wewnętrzny biuletyn firmowy to klucz do sukcesu w zakresie dobrej współpracy i komunikacji między kierownictwem firmy a jej pracownikami? Czy dostając taki biuletyn, czytając go, ewentualnie pisząc do niego, pracownicy czują się bardziej zmotywowani do pracy na rzecz firmy?
A.M.: – Czy pracownicy czują się bardziej zmotywowani do pracy na rzecz firmy – o to trzeba byłoby ich samych zapytać. Myślę jednak, że przesadą byłoby tak sądzić. Jestem raczej pokorna co do ocen czy i na ile biuletyn jest kluczem do sukcesu. Na pewno usprawnia komunikację w firmie, pełni funkcję integrującą, a także – poprzez szatę graficzną – wizerunkową.

Dopóki pracownicy na niego czekają, pytają, kiedy będzie, myślę, że comiesięczny trud nie idzie na marne. Tym bardziej, że archiwalne numery takiego biuletynu są źródłem wiedzy o firmie, zbiorem informacji, które po latach mają wymiar nie tylko sentymentalny… To dowód rozwoju firmy, opis jej historii – jakieś poczucie zakorzenienia i stałości, choćby nie wiem, jak patetycznie by to brzmiało.

rozm. Zofia Kościelna, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »