Jak zamawiać teksty do biuletynu firmowego? (2)

Druga część artykułu daje odpowiedź na nurtujące wiele firmowych zespołów redakcyjnych pytanie – jak sprawić, by biuletyn custom publishing wypełniony był artykułami napisanymi przez pracowników, a teksty od autorów wpływały w terminie.

W poprzednim odcinku poradnika pokazaliśmy, w jaki sposób wewnątrzfirmowy zespół redakcyjny może samodzielnie zapełnić tekstami kolumny firmowego biuletynu. W kolejnej części vademecum podpowiadamy, jak zachęcić pracowników do aktywnego udziału w pracach nad firmowym magazynem – przesyłania materiałów, pisania artykułów, wykonywania zdjęć i jakich zabiegów użyć, by wypełnianie biuletynu treścią nie przysparzało kłopotów redakcji.

Z myślą o zapracowanych

Planując kolejny numer biuletynu – jako jednoosobowa redakcja, czy we współpracy z zainteresowanymi osobami (pracownikami – autorami tekstów, kierownictwem poszczególnych działów, rzecznikiem prasowym czy przedstawicielem zarządu) – redakcja powinna pamiętać o ważnej i praktycznej kwestii. W harmonogramie prac nad biuletynem warto uwzględnić „poślizg” w dostarczaniu tekstów przez pracowników. Taka sytuacja zdarza się niemal w każdej firmie wydającej biuletyn, dlatego pracownikom należy podać wcześniejszy termin (tzw. deadline) nadsyłania artykułów. Dodatkowe dni pozwolą redaktorowi prowadzącemu „przypomnieć się” u spóźnialskich autorów i zebrać brakujące teksty. Ten zabieg sprawia, że terminarz prac nad firmową publikacją wciąż jest aktualny, a data wydania nie jest zagrożona.

Teksty w rezerwie

O czym warto pamiętać, planując zawartość przyszłych wydań biuletynu? Dobrą praktyką jest zamawianie u współpracowników większej liczby tekstów. Planowanie kilku tematów więcej sprawia, że eliminujemy stres związany z sytuacją, w której redakcja nie dostaje zamówionego wcześniej tekstu i w biuletynie pojawia się wolna kolumna. Z pomocą przychodzą nam wówczas rezerwowe teksty. To, co jest szczególnie istotne w takiej sytuacji awaryjnej, to informacja, jaką redakcja powinna przekazać autorowi tekstu – że jego artykuł znajduje się w puli tekstów rezerwowych i jeśli nie zostanie wykorzystany w bieżącym numerze, będzie opublikowany w kolejnym. Redakcja musi szanować swoich autorów i pamiętać, że pracownicy piszą teksty poza zakresem swoich codziennych obowiązków i nie są za nie dodatkowo wynagradzani – tak jest w większości firm. Dlatego niezmiernie ważne jest, by doceniać wysiłek współpracowników i spełniać złożone podczas planowania numeru obietnice.

Umiejętność przewidywania

Redakcja może sobie ułatwić pracę nad przygotowaniem biuletynu, przenosząc na firmowy grunt kolejną użyteczną procedurę wykorzystywaną w wydawnictwach prasowych lub agencjach wydawniczych. Chodzi o przygotowywanie z wyprzedzeniem artykułów (i innych materiałów) do rubryk występujących w biuletynie cyklicznie; takich tekstów, które będzie można opublikować za miesiąc, dwa lub trzy od momentu ich napisania, bo nie stracą one na aktualności. Co ważne, pracownicy zyskują w ten sposób znacznie więcej czasu na opracowanie tematu. Do kolejnych wydań magazynu – dwóch, trzech lub więcej numerów (w zależności od cyklu wydawniczego) możemy opracować m.in. takie materiały, jak:
• wywiad;
• prezentację działów, oddziałów, jednostek terenowych;
• sylwetki wybranych pracowników, klientów, przedstawicieli kierownictwa;
• wyniki badań, ankiet, analizy i raporty, które zazwyczaj są aktualne przez dłuższy czas,
• różnego rodzaju poradniki i teksty typu „z kart historii”, które publikujemy w częściach, np. prawo pracy, procedury stosowane w firmie, polityka jakościowa, środowiskowa lub BHP, poradnik handlowca, historia firmy, jej założycieli, marek produktów;
• materiały rozrywkowe – krzyżówki, łamigłówki, zagadki logiczne, rysunki satyryczne, komiks, psychotest, dowcipy;
• teksty o tematyce uniwersalnej, wynikające ze struktury redakcyjnej biuletynu i potrzeb czytelników, np. zasady savoir-vivre, samochodowa szkoła jazdy, sporty ekstremalne, miejsca warte odwiedzenia;
• artykuły o zainteresowaniach i hobby czytelników;
• projekty I okładki.

Warto dodać, że wprowadzenie przez pracowników w późniejszym terminie ewentualnych zmian w tekście lub uaktualnienie danych będzie prostsze i zajmie im mniej czasu niż, gdyby przygotowywali tekst do bieżącego wydania biuletynu.

To, co jeszcze możemy – jako redakcja – zrobić, by mieć pewność, że nie zabraknie nam materiału tekstowego do wypełnienia kolumn w kolejnych numerach naszego biuletynu, to przygotować tłumaczenie najciekawszych artykułów z zagranicznej edycji firmowego magazynu lub korporacyjnej strony internetowej. W ten sposób lepiej poznajemy organizację, w której pracujemy, a przy okazji doskonalimy umiejętność posługiwania się językiem obcym.

Doradzi i przypilnuje

Pracownicy powinni jak najwięcej wiedzieć o tym, w jaki sposób tworzy się firmowy magazyn, jakim celom służy, jaką misję spełnia, aby chętniej współtworzyć gazetę. Osoby, które chcą pisać teksty lub próbujemy je do tego zachęcić, powinny mieć ze strony redakcji stałe wsparcie. Warto spotkać się z autorem tekstu, wspólnie omówić założenia, jakie ma spełniać artykuł, określić objętość tekstu, ustalić ramy czasowe, zbudować konspekt, zastanowić się nad opracowaniem graficznym tego artykułu.

Zdarza się, że autor tekstu, mający odpowiednią wiedzę i doświadczenie do tego, by powstał ciekawy artykuł, boi się go napisać. Powodem jest najczęściej nieznajomość zasad pisania tekstów dziennikarskich i obawa, że to, co w efekcie napisze, nie będzie wyglądać profesjonalnie, a zatem może odbić się negatywnie na jego pozycji zawodowej. W takiej sytuacji nieoceniona jest pomoc redakcji, która powinna zapewnić autora, że czuwa nad każdym tekstem i pomaga w odpowiednim przygotowaniu go do druku.

Chociaż istotne jest, by redakcja stale pomagała pracownikom podnosić umiejętność poprawnego pisania tekstów, pracownicy powinni mieć świadomość, że cokolwiek napiszą, zostanie to sprawdzone i poprawione przez profesjonalistów. Zadaniem redakcji jest m.in.: sprawdzić budowę nadesłanego artykułu oraz chronologię przytaczanych zdarzeń; zweryfikować poprawność językową i schludność (formatowanie) tekstu; rozszyfrować tajemnicze skróty bądź fachowe określenia; wprowadzić do tekstu wszystkie podstawowe elementy, jeśli ich brakuje – tytuł, nad- lub podtytuł, lead, śródtytuły, wyimek, podpisy do zdjęć; ewentualnie dodać wstęp i zakończenie lub „wyciągnąć” z tekstu ważne informacje czy dane i umieścić je w osobnej ramce. Redakcja musi pamiętać o tym, by tekst po takim „liftingu” przekazać pracownikowi do autoryzacji.

Budowanie wartości

Choć czasem trudno jest nakłonić współpracowników do pisania tekstów, warto wskazać im możliwości promocji zarówno działu, grupy projektowej, w których pracują, jak i własnej osoby. Publikowanie tekstów w firmowym magazynie i sygnowanie ich swoim nazwiskiem sprawia, pracownicy mają możliwość pochwalenia się na forum firmy swoimi osiągnięciami, sukcesami, jak też zajawienia problemów i bolączek, z którymi borykają się na co dzień; mogą pokazać się jako osoba kompetentna, specjalista w danej dziedzinie, znawca tematu. Do tego dochodzi sposobność zabierania głosu na forum publicznym, wyrażania własnych opinii, co jest oznaką zdolności przywódczych i zawsze wiąże się z większym prestiżem.

Warto pamiętać, że firma postrzegana jest przez swoich kompetentnych pracowników, ważne są również ich zdolności komunikacyjne. Jest to szczególnie istotne w biuletynie skierowanym do klientów i partnerów biznesowych, dzięki któremu łatwiej zdobyć uznanie na rynku i budować pozytywny wizerunek firmy. To wszystko sprawia, że pracownicy chętniej poświęcą swój czas na napisanie tekstu do firmowego biuletynu – nie będą musieli martwić się nieznajomością gatunków dziennikarskich i zasad poprawnego pisania tekstów, a w razie ewentualnych problemów lub wątpliwości poproszą o pomoc redakcję. W kolejnej, ostatniej już części naszego poradnika powiemy, na co należy zwrócić uwagę zamawiając teksty u autorów zewnętrznych – dziennikarzy branżowych, ekspertów, klientów.

Agnieszka Madej, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »