Jak zamawiać teksty do biuletynu firmowego? (1)

Czy jest sprawdzona i niezawodna metoda na to, by otrzymywać w terminie zamówione u autorów teksty do firmowego magazynu? Tak, rozwiązań jest kilka. W pierwszej części naszego cyklu podpowiadamy, jak pracować nad biuletynem, gdy przygotowaniem jego zawartości zajmuje się kilkuosobowy zespół redakcyjny.

Ciekawe, aktualne i zarazem zróżnicowane tematycznie i gatunkowo artykuły w biuletynie firmowym to cel niejednej firmy. Co zrobić, by w każdym kolejnym numerze biuletynu móc zamieszczać komplet zaplanowanych i zamówionych tekstów, by autorzy chcieli je pisać i dotrzymywali ustalonych wcześniej terminów ich dostarczenia? Jestem przekonana, że pomysłów i rozwiązań jest tak dużo, jak firm wydających biuletyny. W każdej z nich można znaleźć wypracowane formy działania redakcji i sprawdzone metody pozyskiwania autorów. Spróbujemy zebrać w jedną całość porady, które pomogą Państwu w planowaniu i zamawianiu tekstów do biuletynu firmowego.

W pierwszej części cyklu, zatytułowanej: „Tworzenie tekstów przez redakcję na podstawie materiałów dostarczonych przez współpracowników i udzielonych przez nich informacji”, podkreślamy rolę wewnętrznego, pracowniczego zespołu redakcyjnego.

Ważna rola koordynatora

Jeśli w firmie powołany został kilkuosobowy, stały zespół redakcyjny (liczący np. od 3 do 5 osób), jego członkowie mogą z powodzeniem sami pisać teksty na podstawie zdobytych materiałów i uzyskanych informacji. Zakładamy, że są to osoby, które albo mają „lekkie pióro”, albo wypracowane umiejętności dziennikarsko-redakcyjne, pozwalające im swobodnie napisać tekst na podstawie przekazanych informacji.

Praca nad zawartością biuletynu będzie łatwiejsza, jeśli redakcja będzie składać się z reprezentantów najważniejszych działów w firmie lub rozproszonych terytorialnie oddziałów. Możemy być wówczas pewni, że nic, co ważne w codziennym życiu firmy, nie umknie czujnemu oku redakcji.

Istotnym zagadnieniem w działaniu firmowej redakcji jest powołanie koordynatora (inaczej redaktora naczelnego lub redaktora prowadzącego) – osoby, która będzie nadzorować pracę członków kolegium redakcyjnego, pilnować przestrzegania harmonogramów prac, terminów dostarczania tekstów, decydować o kluczowych kwestiach w pracy nad biuletynem, np. o doborze zdjęć na okładkę i do poszczególnych artykułów, makietowaniu (wyglądzie) stron, zmianie struktury magazynu (układu działów czy kolejności ułożenia tekstów).

Zanim członkowie redakcji zaczną pisać konkretne teksty, dobrze jest zorganizować spotkanie, tzw. planowanie numeru i w redakcyjnym gronie ustalić zawartość najbliższego wydania magazynu. W tym miejscu warto dodać, że w przypadku biuletynów, które wydawane są co dwa tygodnie, co miesiąc lub co dwa miesiące, sprawdzonym sposobem na terminowe ukazywanie się biuletynu jest praca „na zakładkę”. Mowa o planowaniu zawartości biuletynu z wyprzedzeniem, do przyszłych dwóch, trzech numerów. Mimo że może wydać się to trudne do wykonania, w drugiej części naszego cyklu spróbujemy przekonać Państwa, że jest to dobry sposób na otrzymanie zamówionych tekstów w terminie i duże ułatwienie w pracy nad firmowym magazynem.

Opiekun merytoryczny potrzebny od zaraz

Po zaplanowaniu zawartości numeru członkowie kolegium reakcyjnego powinni ustalić listę osób merytorycznie odpowiedzialnych za poszczególne tematy. Opiekunom merytorycznym łatwiej jest przesłać bądź wskazać materiały źródłowe niezbędne do napisania tekstu przez redakcję, niż napisać tekst samemu. Wybrany pracownik-opiekun tematu zaoszczędzi w ten sposób swój cenny czas szczególnie, gdy pełni odpowiedzialną funkcję w firmie.

Opiekunem merytorycznym tekstu powinien zostać firmowy specjalista, fachowiec w danej dziedzinie, przedstawiciel konkretnego działu, koordynator projektu. Dlaczego tak ważne jest, by pieczę nad danym artykułem sprawował doświadczony i kompetentny pracownik? Po pierwsze, dlatego, by tekst był napisany poprawnie, rzetelnie, bez błędów logicznych i merytorycznych. Warto wcześniej ustalić z opiekunem, iż sprawdzi od strony merytorycznej napisany przez członka zespołu redakcyjnego artykuł. Po drugie, redakcja zmniejsza w ten sposób swoją odpowiedzialność za ewentualne błędy, jakie mogłyby pojawić się w tekście. Po to powołujemy „instytucję” opiekuna merytorycznego, aby to właśnie on weryfikował podawane w tekście informacje i dane. Jednocześnie, jeśli poczynione zostaną odpowiednie ustalenia z redakcją, opiekun tekstu będzie mógł sygnować artykuł swoim imieniem i nazwiskiem, niekiedy nawet zdjęciem.

Warto wcześniej, przed napisaniem takiego tekstu, spotkać się osobiście z opiekunem merytorycznym tematu. Jeśli nie jest to możliwe, należy porozmawiać z nim telefonicznie lub wymienić korespondencję elektroniczną. W ten sposób przedstawiciel redakcji, wspólnie z opiekunem, mogą określić objętość tekstu, ustalić cel, jaki ma spełniać planowany materiał, zbudować konspekt artykułu, uzyskać niezbędne do jego stworzenia materiały źródłowe (analizy, badania, raporty, informacje prasowe, wycinki prasowe, zasoby intranetu i internetu, wypowiedzi i komentarze wybranych osób).

Takie spotkanie to również dobry moment do tego, by zastanowić się nad opracowaniem graficznym artykułu. Opiekun może nam podpowiedzieć, czy lepiej będzie opatrzyć artykuł wykresem, infografiką, rysunkiem lub zdjęciem pobranym z korporacyjnych zasobów. A może właśnie na potrzeby tego tekstu należy zamówić sesję zdjęciową u fotografa?

Jeśli osoba wybrana na opiekuna artykułu odmówi poprowadzenia „swojego” tematu – z różnych przyczyn – warto poprosić ją o wskazanie innej kompetentnej osoby (współpracownika, podwładnego), która pomoże redakcji w napisaniu tekstu.

Gdzie diabeł nie może, tam redakcję pośle

Przedstawiciele kilkuosobowego, sprawnego kolegium redakcyjnego mają również możliwość brania udziału w wielu wydarzeniach z życia firmy: konferencjach, seminariach, szkoleniach i warsztatach, inauguracjach i jubileuszach, imprezach integracyjnych, firmowych wyjazdach, itp. Będąc ich aktywnymi uczestnikami i obserwatorami, mogą sami pisać relacje i reportaże czy przygotowywać fotoreportaże. Późniejsze wzbogacenie materiału o krótką wypowiedź jednego z uczestników opisywanego wydarzenia bądź pomoc w zidentyfikowaniu sfotografowanych osób, okazuje się formalnością.

Dobrze zorganizowana firmowa redakcja, z pomocą opiekunów merytorycznych, jest w stanie napisać komplet tekstów do biuletynu. Z każdym kolejnym numerem firmowej gazetki członkom zespołu redakcyjnego będzie pracować się łatwiej, gdyż nawiążą dobre relacje ze współpracownikami, przyzwyczają ich do swojej „obecności” i dadzą się poznać jako profesjonaliści w dziennikarskim fachu.

W drugiej części naszego poradnika wskażemy rozwiązania pomocne w tworzeniu firmowego biuletynu, kiedy teksty piszą pracownicy, redakcja natomiast pełni rolę doradczą i koordynującą.

Małgorzata Żurniewicz-Turno, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »