Tematy tabu?

Czy są tematy, których nie powinniśmy poruszać w biuletynie wewnętrznym? Odpowiem idealistycznie – nie powinno takich być. Jednakże, realnie rzecz ujmując, takie tematy są w każdej firmie wydającej magazyn dla swoich pracowników.

Tematy tabu?

W biuletynie wewnętrznym, gdzie większość artykułów dotyczy pracowników i ich spraw, dobrze jest, gdy to właśnie pracownicy dostarczają informacji i piszą teksty. Na tematy lekkie, łatwe i przyjemne, np. jakie mają pasje, co lubią, gdzie byli, co ważnego wydarzyło się w ich życiu; ale i na tematy ważniejsze, trudniejsze, np. plany rozwoju działu, modernizacja linii produkcyjnej czy zakup nowej odzieży ochronnej.

Są jednak sytuacje, zdarzające się niemal w każdej firmie, o których nie mówi się głośno. I nie pisze. Tam, gdzie redakcja biuletynu nie może prowadzić otwartej i pełnej polityki komunikacyjnej na łamach firmowego magazynu, pojawiają się plotki i domysły.

Tabu nr 1: wysokość płac (i premii dla zarządu)

System wynagrodzeń obowiązujący w danej firmie jest jedną z jej najlepiej strzeżonych tajemnic. Wartościowanie pracy, motywowanie i premiowanie pracowników wiąże się ze złożonymi procedurami oceny. Do tego dochodzi szereg czynników (np. wykształcenie i staż pracy) wpływających na wysokość wynagrodzenia każdego pracownika. Szeregowemu pracownikowi trudno byłoby także zrozumieć, dlaczego przedstawicielom kierownictwa firmy przyznawane są sowite premie lub nagrody. Dlatego powszechną praktyką w biuletynach wewnętrznych jest, iż nie piszemy o wysokości wynagrodzeń konkretnych pracowników i przedstawicieli kadry zarządzającej.

Tabu nr 2: porażki firmy i sytuacje kryzysowe

Jest wiele rodzajów sytuacji kryzysowych i problemów w firmach. Jednak rozwiązanie kryzysu nierozerwalnie wiąże się z prowadzeniem jasnej i rzetelnej strategii informacyjnej, nie tylko wobec klientów, partnerów handlowych, akcjonariuszy i dziennikarzy, ale także, jeśli nie przede wszystkim, pracowników.

W sytuacji kryzysowej firma powinna reagować natychmiast, opierając się na opracowanych w tym celu procedurach i korzystając z pomocy agencji PR. W biuletynie firmowym, trudno jest zatem – z racji tego, że ukazuje się najczęściej raz w miesiącu (w niewielu firmach co tydzień lub dwa) – przekazywać aktualne informacje odnośnie firmowego kryzysu. Zresztą prawda jest taka, że wiele firm stroni od takich tematów, publikując w biuletynach tylko artykuły o pozytywnym wydźwięku.

Po załagodzeniu problemu warto jednak podsumować go na łamach wewnętrznego biuletynu. Pozwoli to pracownikom lepiej zrozumieć zaistniałą sytuację i wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Tabu nr 3: konflikty personalne

Kłótnie i pretensje związane ze zmianami zakresu obowiązków, przełożonego lub miejsca zajmowanego w firmowej hierarchii, podejrzenia o korupcję lub molestowanie nie powinny być przedmiotem sporu na łamach firmowego biuletynu. Konflikty w pracy należy rozwiązywać indywidualnie, w gronie osób, których spór dotyczy.

Tabu nr 4: tajemnice handlowe, plany marketingowe, strategie

Redaktor naczelny biuletynu powinien zwracać uwagę na poruszane tematy i zawartość poszczególnych artykułów. Jest „sitem”, które ma za zadanie zatrzymać kluczowe dla utrzymania przez firmę rynkowej przewagi informacje, np. o udziałach w rynku danego produktu, zasadach wynagradzania partnerów handlowych, rodzajach zawieranych umów, planowanych strategiach cenowych, kampaniach reklamowych, fuzjach i przejęciach itp.

Wszystko po to, by nie dopuścić do ujawnienia (przypadkiem lub celowo) na łamach firmowego magazynu tajemnicy handlowej firmy. Fakt, że firma wydaje biuletyn dla swoich pracowników, nie oznacza, że nie trafi on w ręce konkurencyjnej firmy.

Tabu nr 5: krytyka zarządu

W wielu firmach zarządy wciąż nie wyrażają zgody na publiczną ocenę podejmowanych przez siebie działań. Pracownicy zatem nie mogą na łamach firmowego biuletynu wyrażać swojego niezadowolenia z prowadzonej przez firmę polityki.

Jeśli chcemy, by biuletyn firmowy stanowił obiektywne źródło informacji dla pracowników, nie bójmy się rzeczowego przedstawiania faktów, skonfrontujmy obawy pracowników z opinią przedstawicieli kierownictwa firmy – w panelu dyskusyjnym, w postaci zbioru pytań od pracowników i odpowiedzi od zarządu, w liście do prezesa. Krytyka powinna być konstruktywna – powiedzmy, że coś nam się nie podoba i dlaczego, i pozwólmy, by kierownictwo firmy odniosło się do naszych obaw i oczekiwań.

Osoby zarządzające firmą, mające wpływ na kształtowanie jej wizerunku, w coraz większym stopniu zdają sobie sprawę z istoty komunikacji wewnętrznej, odpowiedniego kształtowania przepływu informacji między zarządem a pracownikami. Wewnętrzne biuletyny firmowe rosną w siłę, a specjaliści od komunikacji wewnętrznej mogą przebierać w ofertach pracy. Czyżby czas reglamentacji informacji w wielu firmach odchodził w niepamięć?

Agnieszka Madej, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »