Jak przygotować biuletyn na najwyższym poziomie?

Niezależnie od tego, czy firma decyduje się na wydawanie biuletynu firmowego w formie papierowej, czy elektronicznej, jego popularność zależy od jego jakości. I tej merytorycznej, i tej graficznej, i tej językowej. Jak przygotować magazyn wewnętrzny na najwyższym poziomie?

Jak przygotować biuletyn na najwyższym poziomie

Nigdy nie zapomnę pracy nad moją pierwszą gazetą firmową. Z wydawanego własnymi siłami „nieregularnika”, którego inicjatorami byli pracownicy firmy, postanowiliśmy zrobić miesięcznik z dopracowaną szatą graficzną, przemyślanymi treściami wspierającymi realizację celów strategicznych firmy i celów strategii komunikacji wewnętrznej, jednocześnie nie zatracając przyjaznej natury wydawnictwa. W redakcji znalazły się osoby, które dotychczas zajmowały się biuletynem. To te osoby były naturalnymi „komunikatorami” z pasją do pisania i fotografowania, miały mnóstwo wypielęgnowanych relacji z ludźmi z całej firmy, a przede wszystkim były „matkami i ojcami” dotychczas wydawanej gazety firmowej. Dla magazynu wewnętrznego i dla komunikacji wewnętrznej były bezcenne.

Zależało nam na najwyższej jakości naszego pisma, dlatego poprosiliśmy agencje wydawnicze o oferty obejmujące przygotowanie projektu graficznego, prace redaktorskie i korekcyjne oraz druk magazynu. Przede mną, jako początkującą redaktor naczelną, otworzył się zupełnie nowy obszar wiedzy i kompetencji.

Dobre dobrego początki

Wybór agencji wydawniczej nie był łatwy, a kryterium cenowe – niewystarczające. W podejmowaniu decyzji kierowaliśmy się także kreatywnością, wiedzą i profesjonalizmem osób, z którymi mieliśmy współpracować i bezpośrednio się kontaktować. Istotne były znajomość procesu wydawniczego i jego wpływ na prace nad magazynem. Wybór padł na agencję, której przedstawicielka i nasza opiekunka miała doświadczenie dziennikarskie i redaktorskie, a podwykonawcy byli sprawdzeni „w bojach”. Czas pokazał, iż był to wybór doskonały.

W pierwszej kolejności zorganizowaliśmy warsztaty prowadzone przez wybraną agencję, na których zespół redaktorski określił główną grupę docelową gazety, opracował stałe rubryki magazynu, dbając o to, żeby znalazło się miejsce na sprawy merytoryczne dotyczące firmy, na tematy, które integrowałyby pracowników i na te, które dałyby trochę rozrywki. Podczas warsztatów poznaliśmy także tajniki przygotowania atrakcyjnych tekstów i robienia zdjęć do magazynów, opracowaliśmy plan wydawniczy i harmonogramy kolejnych wydań. To spotkanie miało też ogromną wartość dodaną – redaktorzy poznali się lepiej i był to pierwszy ważny krok do wypracowania metod współpracy przy wydawaniu biuletynu, także współpracy z „naszą” agencją wydawniczą. Dzięki warsztatom nie przejęliśmy od pracowników ich ulubionego magazynu, a wzmocniliśmy nasze dziennikarskie i redaktorskie kompetencje. Uzbrojeni w nową wiedzę i pełni zapału ruszyliśmy w teren redagować teksty i robić do nich zdjęcia.

Najtrudniejszy pierwszy raz

Praca przy tamtym pierwszym numerze była szalona i bardzo wiele wnosząca do zorganizowania prac redakcji i współpracy z agencją. Harmonogram nakładał na każdego z nas terminowe oddanie materiałów do redakcji i korekty, którą wykonywała agencja. Znajomość zasad redagowania tekstów i fotografii usprawniała te prace. Mimo to komplet materiałów mieliśmy „w ostatniej” chwili. Czekała agencja, czekała drukarnia. Jeden dzień naszego spóźnienia mógł skutkować przesunięciem terminów druku i opóźnieniem magazynu nawet o kilka dni.

Oddałam teksty agencji do redakcji i korekty. Kolejne dwa dni. Po ich otrzymaniu, aby przyspieszyć prace pojechałam do agencji. Razem z grafikiem wlewaliśmy teksty, wstawialiśmy zdjęcia. Doba wytężonej pracy. Ostatnia korekta i akceptacja mojej przełożonej w jesienny, sobotni poranek. Powrót do agencji, by nanieść poprawki. W poniedziałek akceptacja „proofów” (wydruk sprawdzający jakość zdjęć i kolorów) i oddanie plików do drukarni. Pięć dni oczekiwania na nasz pierwszy numer…

Ten końcowy proces przygotowania magazynu pozwolił mi przede wszystkim poznać proces wydawniczy od podszewki. Świadomość tego, jak wygląda praca nad samym łamaniem tekstów i składaniem magazynu pozwoliła mi i redakcji na jeszcze lepsze przygotowywanie materiałów, co stanowczo usprawniło pracę nad każdym kolejnym numerem zarówno nam, po stronie klienta, jak i po stronie agencji wydawniczej – dostawali materiały lepszej jakości, z którymi praca przebiegała sprawniej i szybciej. Bardzo zminimalizowało to ryzyko przesunięć terminów w harmonogramie prac i podniosło jakość naszego magazynu.

Mają państwo Magazyn!

Oczekiwanie na nasz pierwszy numer przypominało oczekiwanie na pierwsze dziecko. Tygodnie przygotowań i pracy, dopieszczanie tekstów i zdjęć, zaufanie podarowane agencji wydawniczej w końcowej akcji i… mają Państwo Magazyn! Błyszczący i jeszcze pachnący drukiem. Kolorowy i soczysty. Pełen interesujących tekstów i przyciągających wzrok ilustracji. Satysfakcja! Sukces?

O sukcesie naszego magazynu zadecydowali jego czytelnicy – pracownicy firmy. Na łamach gazety prosiliśmy o opinie, dlatego otrzymaliśmy spory odzew. Przeanalizowaliśmy je wszystkie na pierwszym podsumowującym spotkaniu, na którym omówiliśmy również naszą współpracę nad pierwszym numerem. W spotkaniu brali udział także przedstawiciele agencji, „starzy wyjadacze” w tym temacie. Dzięki temu podsumowaniu prace nad drugim i każdym kolejnym numerem szły już jak z płatka.

Na przestrzeni roku nasz magazyn zyskał dodatkowe strony i redaktorów „dochodzących”. Z nakładu, który odpowiadał liczbie zatrudnianych pracowników, zostawały w archiwum po trzy egzemplarze każdego numeru. Do wersji elektronicznej miał dostęp każdy nowo zatrudniany pracownik i skwapliwie korzystał z tych zasobów, uzupełniając swoją wiedzę o życiu firmy. W badaniach czytelnictwa grupa docelowa magazynu wskazała go jako główne źródło informacji, tuż za bezpośrednim przełożonym. Tak, nasz przemyślany, redagowany przez naturalnych „komunikatorów” magazyn, stał się naszym sukcesem.

O czym redaktor naczelny pamiętać powinien?

Wybierz agencję, w której pracują eksperci w swoich dziedzinach i z którymi rozmawiasz tym samym językiem. Postaraj się o jedną osobę kontaktową, jednego opiekuna z agencji. Usprawni to organizację pracy, pomoże uniknąć nieporozumień i konfliktów.

Określ cele, jakie ma realizować magazyn wewnętrzny. Cele powinny być wpisane w strategię komunikacji wewnętrznej lub w strategię firmy. Pozwoli to zaplanować poszczególne rubryki w magazynie, nadać treściom odpowiednią formułę, dobrać osoby do zespołu redaktorskiego.

Określ główną grupę docelową magazynu. Z reguły są to pracownicy bez dostępu do komputerów i intranetu lub z ograniczonym dostępem. Dzięki sprofilowaniu gazety lepiej dopasujesz treści i formy, zaspokoisz potrzeby informacyjne czytelników, a tym samym osiągniesz wysoki poziom czytelnictwa i lepszy przepływ informacji w firmie.

Opracuj stałe rubryki w magazynie. Atrakcyjny magazyn powinien być urozmaicony, nie powinien być monotematyczny w myśl zasady „dla każdego coś miłego”.

Opracuj plan wydawniczy i harmonogramy wydań. I przestrzegaj ich. Systematyczność i terminowość ukazywania się kolejnych numerów są bardzo ważne, a harmonogramy pozwalają na ich utrzymanie i usprawnienie prac redakcji.

Dobierz stały zespół redaktorski. Zaproś do niego przede wszystkim osoby, które same z siebie biorą udział w procesach komunikacji wewnętrznej, mają dużo kontaktów w firmie i lekkie pióro. Oprócz samych materiałów dostarczą pomysłów na kolejne teksty i będą ambasadorami wydawnictwa wewnętrznego.

Przygotuj zespół redaktorski. Wyposaż ich w wiedzę i umiejętności, które pomogą w pracy nad tekstami i ilustracjami do magazynu, usprawnią jego przygotowanie.

Nawiąż współpracę z kluczowymi osobami w firmie. Uświadom im, jakie znaczenie dla całej firmy ma informowanie o tym, co dzieje się w ich działach i projektach. Zapytaj o plany działu na najbliższy rok i zaproponuj artykuły na kluczowe dla organizacji tematy na przestrzeni kolejnych miesięcy, z konkretnymi datami. Pozwoli to zaplanować artykuły w kolejnych numerach, zapewni przepływ informacji w organizacji, zaangażuje nowych czytelników w myśl powiedzenia „bliższa ciału koszula” – lubimy czytać przede wszystkim o sobie i o tych, których znamy.

Zachęcaj pozostałych pracowników, żeby dzielili się swoimi przemyśleniami, przygodami, opowieściami. Ożywi to magazyn, odda na własność pracownikom, zintegruje ich, otworzy komunikację, podniesie czytelnictwo.

Oddaj agencji teksty do redakcji i korekty.
Dobry redaktor nie pozbawi tekstu stylu jego autora, a jedynie go doszlifuje, zapewni poprawność językową, zwróci uwagę na to, co może być niezrozumiałe.

Dbaj o dobrą jakość zdjęć i podpisy pod nimi.
Ludzie w pierwszej kolejności zwracają uwagę na obrazki i często ich jakość i atrakcyjność decydują o tym, czy przeczytają tekst.

Spotykaj się regularnie z redakcją i agencją.
Na spotkaniach podsumujcie poprzedni numer i prace nad nim oraz zaplanujcie kolejny, dzieląc zadania. Pozwoli to na ciągłe usprawnianie prac redakcji i współpracy z agencją, a także na szlifowanie warsztatu. Poza tym nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem, a spotkania mogą być formą wynagradzania pracy włożonej przez redaktorów w tworzenie magazynu.

Pytaj pracowników, co sądzą o magazynie. Na bieżąco, w swobodnych rozmowach „korytarzowych” i w regularnych badaniach czytelniczych. To pracownicy są odbiorcami, to im magazyn powinien się podobać. Dzięki poznaniu ich opinii możesz lepiej dopasować treści do celów organizacji i potrzeb pracowników, aby spotkały się w jednym miejscu – na stronach wewnętrznego wydawnictwa firmowego.

Pamiętaj, że wewnętrzny biuletyn firmowy mogą czytać osoby spoza firmy – rodziny i znajomi pracowników, ale również klienci i konkurencja. Zwróć uwagę, żeby treści w nim umieszczane nie zadziałały na niekorzyść firmy. Biuletyn wewnętrzny to narzędzie wspierające komunikację wewnętrzną – nie o wszystkim trzeba i można w nim pisać. Są tematy, które wyrwane z kontekstu mogą zostać źle zrozumiane i zinterpretowane. Magazyn wewnętrzny nie powinien wyręczać ani zastępować innych narzędzi komunikacji wewnętrznej, jak chociażby komunikacji bezpośredniej (kaskadowej i oddolnej).

Pilnuj terminów ustalonych z agencją wydawniczą. Twój magazyn nie jest jedynym, nad którym pracują. Jeden dzień poślizgu może spowodować lawinę opóźnień w agencji i w drukarni, a tym samym nieterminowe wydanie biuletynu. A pracownicy czekają!

Miej z tego frajdę!

Karolina Dulnik, ekspert ds. komunikacji wewnętrznej z wieloletnim oświadczeniem. Była m.in. redaktor naczelną wydawnictw firmowych w Servisco, DHL, IKEA, DPD. Prowadzi własną firmę DULNIK communico (www.dulnik.com.pl
).

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »