Jak planować pracę nad numerem?

Na terminowe wydawanie biuletynu custom publishing duży wpływ ma skuteczne planowanie kolejnych numerów. Potrzebne nam będą do tego dwa narzędzia – szpigiel i harmonogram prac, dzięki którym rozpiszemy zawartość numeru i umiejscowimy w czasie zakres wszystkich prac związanych z przygotowaniem i wydaniem biuletynu.

Planowanie zawartości kilku przyszłych wydań naszego biuletynu jest szczególnie istotne w przypadku tygodników, dwutygodników i miesięczników, gdzie cykl wydawniczy jest stosunkowo krótki. Prace nad zbieraniem materiałów i pisaniem tekstów, wykonywane na tzw. „zakładkę”, pozwolą nam w krótkim czasie usprawnić pracę firmowej redakcji i wydawać biuletyn w terminie.

Czerpiąc z życia firmy

Naturalne jest, że będąc częścią organizacji – firmy, w której pracujemy – jesteśmy informowani o długofalowej strategii rozwoju czy planach na najbliższy rok. Takie informacje mogą okazać się bardzo pomocne przy planowaniu zawartości kilku najbliższych wydań naszego biuletynu. Jeśli wiemy, że w nowym roku uruchomiony zostanie w firmie nowy, ważny projekt, wprowadzone zostaną nowe produkty bądź usługi i pojawi się lepszy system informatyczny, to teksty na temat tych działań – rozciągniętych w czasie – możemy publikować w każdym kolejnym (lub na przykład co drugim) wydaniu naszego biuletynu. W związku z tym możemy przygotować je kilka tygodni lub miesięcy wcześniej i ewentualnie uzupełnić świeżymi informacjami podczas prac nad właściwym numerem magazynu.

Co możemy przygotować?

W wielu biuletynach firmowych, bez względu na branżę, spotykamy podobną strukturę redakcyjną – działy i rodzaj prezentowanych informacji. Dlatego możemy zawczasu przygotować materiał do zapełnienia co najmniej kilku stron.

Jeśli na okładce naszego biuletynu zamieszczamy zdjęcie o określonej tematyce lub motywie przewodnim np. droga, pora roku, słodycze, samochód, ciekawe miejsca w Polsce, dział firmy, to projekty takich okładek dobrze jest przygotować wcześniej. Kolumny o tematyce rozrywkowej (krzyżówki, łamigłówki, psychotesty, dowcipy, komiksy, horoskopy) możemy przygotować do publikacji nawet na najbliższe pół roku. Są to materiały łatwe do opracowania. Również felieton, szczególnie pisany przez autora zewnętrznego, jeśli nie dotyczy bieżącej sytuacji politycznej lub gospodarczej, zamówmy wcześniej. Przygotujmy także artykuły o tematyce uniwersalnej, jeśli zaplanowaliśmy dla nich stałe miejsce w strukturze biuletynu, np. najważniejsze wynalazki, przygotowanie samochodu do jazdy w różnych porach roku, słynni Polacy, sporty ekstremalne, porady kulinarne, zdrowotne lub prawne. Jeśli przewidujemy, że nasi czytelnicy dzielą się z nami na łamach biuletynu informacjami o swoich pasjach i zainteresowaniach, także nie powinniśmy mieć problemu z wcześniejszym przygotowaniem tego typu materiałów.

Z wyprzedzeniem warto przygotować wywiad oraz prezentację działów i oddziałów lub sylwetek wybranych pracowników, klientów, partnerów handlowych. Jeśli w każdym wydaniu biuletynu prezentujemy rozmowę z zaproszonym gościem: sławną osobą, ciekawym pracownikiem, klientem, przedstawicielem kierownictwa, warto spróbować umówić się na wywiad z wyprzedzeniem. Spisanie rozmowy z nagrania, opracowanie jej pod względem językowym, skrócenie do potrzeb makiety, zrobienie lub wybranie zdjęć, autoryzacja wywiadu – to wszystko zajmuje sporo czasu. Wśród materiałów, które możemy wcześniej przygotować, znajdują się również: badania rynkowe, analizy, raporty, zestawienia, podsumowania. Mogą być one publikowane w kolejnych numerach biuletynu, ponieważ z reguły dotyczą dłuższego okresu lub konkretnego produktu, usługi bądź zjawiska, czyli są dłużej aktualne.

Niektóre firmy prezentują w biuletynie tzw. case study, czyli przykłady dobrze wykonanych projektów, rozwiązań, wdrożeń. Teksty o tej tematyce również możemy napisać wcześniej, do przyszłych wydań firmowego magazynu.

Etapy prac nad numerem

Od czego powinniśmy zacząć, planując prace nad bieżącym wydaniem biuletynu, jak i kolejnymi numerami? Przede wszystkim opracujmy harmonogram, w którym ujmiemy w ramy czasowe wszystkie etapy prac nad biuletynem:
• planowanie numeru – uzupełnianie spiegla,
• zbieranie materiałów i pisanie tekstów,
• zamawianie tekstów u autorów zewnętrznych,
• redagowanie nadesłanych tekstów,
• autoryzacja tekstów i nanoszenie poprawek,
• opracowanie graficzne – dobór zdjęć i ilustracji,
• skład komputerowy i łamanie,
• korekta techniczna,
• fotoretusz materiału graficznego,
• cromalin lub proof cyfrowy,
• akceptacja do druku,
• przygotowanie materiałów do druku i wysłanie ich do drukarni,
• druk i oprawa,
• rozdzielnik do dystrybucji adresowej imiennej lub wielooddziałowej.

Niektóre biuletyny są dwujęzyczne. Zazwyczaj zamieszczone są w nich angielskie wersje artykułów. W takiej sytuacji powinniśmy w terminarzu prac uwzględnić czas niezbędny na tłumaczenia.

Dziś w numerze

Drugim najważniejszym dokumentem, pozwalającym na sprawną i bezproblemową pracę firmowej redakcji, jest szpigiel, czyli dokument, w którym rozrysowujemy poszczególne kolumny (strony) biuletynu. Na spiegel nanosimy wszystkie niezbędne informacje o planowanej zawartości naszego magazynu. Numerujemy strony, wstawiamy nazwy działów, wyróżniamy (kolorem lub ramką) okładki i środkową „rozkładówkę”, czyli dwie widzące się strony w środku biuletynu. Wpisujemy propozycje tekstów i osoby odpowiedzialne za ich przygotowanie. Dodajemy informację o materiale graficznym – zdjęciach, logotypach, wykresach, tabelach, infografikach, rysunkach i ilustracjach. Uwzględniamy również materiały wizerunkowe firmy (reklamy, informacje o akcjach sponsoringowych lub charytatywnych) i reklamy naszych klientów bądź partnerów biznesowych.

Planowanie numeru z użyciem spiegla sprawia, że redakcja z łatwością może określić, ile artykułów zmieści się w numerze, jak dużo miejsca zajmą najważniejsze teksty, ile materiału graficznego należy wybrać, by prezentowane treści były dla czytelnika atrakcyjne nie tylko od strony redakcyjnej, ale również wizualnej.

Skutecznego planowania wydawania biuletynu można się nauczyć. Kluczem do sukcesu jest konsekwencja w działaniu, terminowość i… zapasowy tekst, który będziemy mogli zamieścić, gdy z różnych powodów „wypadnie” nam jeden z planowanych materiałów.

Agnieszka Madej, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »