Ludzie listy piszą

Firmowy biuletyn custom publishing to nie tylko komunikacja skierowana do czytelników, ale również okazja do słuchania głosów odbiorców, którzy piszą do nas listy. Warto na nie odpowiadać.

Ludzie listy piszą

Listy od czytelników mogą być bardzo różne. Obok tych, w których odbiorcy komentują artykuły, dzielą się opiniami, dziękują za jakieś publikacje, które były dla nich szczególnie celne, mogą się pojawić także głosy krytyczne. Te listy także mogą okazać się dla nas bardzo cenne.

Zasada bez wyjątku z małym wyjątkiem

Dlatego warto, abyśmy przyjęli w naszych biuletynowych redakcjach zasadę, że żadnego sygnału poczty zwrotnej od czytelnika nie pozostawiamy bez odpowiedzi. Odpisujmy także na listy, w których nasi odbiorcy proszą o jakieś konkretne treści, które chcieliby znaleźć w periodyku – nawet jeśli nie możemy spełnić ich życzeń. Wyjaśnijmy im wtedy, dlaczego jakiejś propozycji nie możemy zrealizować, możemy też zaproponować alternatywę.

Jednak także w korespondencji redakcji biuletynu aktualna jest zasada, że nie musimy (i formalnie byłoby to przecież trudne) reagować na uwagi anonimowe. Jeżeli ktoś nie ma cywilnej odwagi przyznać się do swoich opinii, nie powinien też oczekiwać reakcji. Dotyczy to także elektronicznych form komunikacji – a więc komentarzy pod artykułami w newsletterach elektronicznych.

Im szybciej, tym lepiej

Na listy czytelników warto reagować od razu. Można przyjąć, że na wszystkie listy, napływające do redakcji, odpowiada zawsze ta sama osoba i jest to jeden z jej redakcyjnych obowiązków. Można też założyć, że na konkretny problem odpowie ten członek redakcji czy autor tekstu, który w przypadku konkretnej korespondencji okaże się najbardziej kompetentny. Najlepiej, aby odpowiedź redakcji przyjęła taką samą formę, jaką miał list.

Obecnie najprawdopodobniej będzie to poczta e-mailowa, która nie przysparza trudności technicznych. Jeśli jednak czytelnik (np. pochodzący z terenowego oddziału Państwa firmy) przyśle papierowy list w kopercie, warto odpowiedzieć mu w ten sam sposób.

Grzecznie i rzeczowo

Niezależnie od tego, w jakim tonie utrzymany jest list czytelnika, obowiązuje nas bezwzględna zasada savoir-vivre’u. Odpowiadamy, zachowując wszystkie grzecznościowe formy i starając się zachować rzeczową jasność wywodu i profesjonalizm. Także wtedy, kiedy odpowiadamy na uwagi bardzo krytyczne. Nie dajmy się ponosić emocjom. Do uwag merytorycznych odnośmy się poważnie, wyjaśniajmy i zastanawiajmy się, na ile mogą być dla nas cenne. Jeśli tak jest – nie zapomnijmy za to autorowi listu podziękować.

A jeśli publikujemy?

Może się zdarzyć, że list do redakcji jest tak cenny i ciekawy, że czujemy potrzebę opublikowania go na łamach naszego biuletynu. Wtedy trzeba pamiętać, aby przy takim liście znalazły się dane autora listu (imię i nazwisko, dział firmy, miasto) i dwa słowa od redakcji, w których dziękujemy za głos odbiorcy.

W prasie komercyjnej przyjęta jest zasada nagradzania najciekawszych publikowanych listów – jeżeli mamy taką możliwość, pomysł jest bardzo dobry. To może zachęcić innych do większej aktywności czytelniczej i przymnożyć nam poczty zwrotnej po kolejnych publikacjach.

Sugestie na przyszłość

Jeśli zależy nam na takiej formie reakcji na publikowane w naszym biuletynie treści, warto na stronach redakcyjnych zamieścić ramkę zachęcającą do korespondencji. Można w niej dodać informację, że na każdy list odpowiadamy, a najciekawsze będą publikowane i nagradzane (jeśli jest taka możliwość).

Warto też pamiętać, że jeśli w odpowiedzi na list czytelnika obiecujemy publikację lub inną zmianę na łamach newslettera, trzeba tej obietnicy dotrzymać.

Zofia Kościelna, WENA, www.wena.waw.pl

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »