HALO! Czy ktoś mnie w ogóle czyta?!

Redagując biuletyny firmowe, często zadawałam sobie to pytanie. To i jeszcze jedno: jeśli czytają, to co o tym myślą?

Czytelnictwo

Pierwszy biuletyn, który dostałam pod opiekę był wydawany nieregularnie i powołany został do życia przez osoby, które miały naturalny dar pisania i ochotę zrobienia czegoś fajnego dla firmy. Byli nieformalnymi liderami opinii, aktywistami – taki też charakter miała nasza gazeta. Przekształcenie jej w regularne pismo firmowe, nie tracąc przy tym jej pracowniczego charakteru, było sporym wyzwaniem.

Przede wszystkim przygotowaliśmy harmonogram prac, layout zgodny z księgą identyfikacji firmowej i makietę, w której uwzględnione były stałe działy tematyczne poświęcone zarówno sprawom firmowym, jak i prywatnym. Wszystko zgodnie z postulatami pracowników wyrażonymi w badaniu opinii i nastawień. Prace nad pierwszym numerem były trudne i intensywne. Wymagały pogodzenia oczekiwań zarządu i pracowników. Dla tych drugich oznaczało to sporą zmianę w komunikacji. Pamiętam frajdę, jaką miałam z uczenia się tego, jak wyglądają prace nad biuletynem i z efektów kolejnych etapów. Nie zapomniałam też tremy, która towarzyszyła mi w rozdawaniu pracownikom „mojego” pierwszego numeru gazety. Co powiedzą? Czy w ogóle coś powiedzą?

Ręka na pulsie

Jak się później okazało, najtrudniejszy do przyjęcia przez pracowników był nowy podział treści i zmiana proporcji. Z uwagi na to, że w redakcji byli nieformalni liderzy opinii, zdanie pracowników poznaliśmy tuż po ukazaniu się tego pierwszego numeru. Dzięki tym samym osobom mogliśmy również wyjaśnić pracownikom w prywatnych rozmowach, że przyjęte proporcje były wynikiem przeprowadzonych wcześniej badań, a założony budżet na razie nie pozwalał na dodanie kolejnych stron.

Pojawiły się również komentarze, że nie o wszystkim piszemy. I tu znowu przysłużyły się nam nasze dobre, nieformalne relacje. Rozdając magazyn pracownikom, spotykając się przypadkiem na korytarzach i poruszając temat naszej gazety czy redagując teksty w kantynie, dyskutowaliśmy o tym. Wyjaśnialiśmy, że drukowana gazeta może wydostać się z firmy i trafić do osób, które mogą źle zrozumieć lub zinterpretować informacje, a także, że nie wszystkie nasze „prywatne” sprawy chcemy dzielić ze światem zewnętrznym.

Podsumowanie pierwszego numeru w naszym redakcyjnym gronie było istną burzą mózgów i odkrywaniem niby-oczywistości. Łapaliśmy trop, co i jak zrobić lepiej lub inaczej przy możliwościach i wytycznych, jakie mieliśmy. Z numeru na numer magazyn był coraz lepszy. Poznaliśmy to przede wszystkim po napływie chętnych do podzielenia się informacjami na łamach biuletynu. Z czasem nasza gazeta rozrosła się o kolejne strony, mieliśmy zaplanowane tematy nawet na kilka następnych numerów. Rozchodził się cały nakład i coraz częściej w innych narzędziach komunikacji wewnętrznej pojawiały się komentarze do artykułów.

Weryfikacją były też kolejne badania opinii i nastawienia pracowników, w których uwzględniony był biuletyn. Po zaledwie sześciu numerach zadowolenie z tego narzędzia wzrosło o 7 procent.

Jaki jest klucz do sukcesu?

W jego odkryciu na pewno pomoże 12 przykazań redaktora:
1. Zaproś do redakcji nieformalnych liderów opinii. Pracownicy chętnie i w naturalny sposób, dzięki zaufaniu i koleżeńskim relacjom, dzielą się z nimi swoim zdaniem i spostrzeżeniami. Dzięki komunikacji nieformalnej liderzy wyjaśniają i doprecyzowują pracownikom nurtujące ich kwestie. Spotykajcie się regularnie nie tylko po to, żeby zaplanować kolejny numer, ale także po to, żeby przeanalizować ostatni.

2. Bądź jednym z nieformalnych liderów opinii: pytaj, słuchaj, wyjaśniaj, reaguj, poszukuj, zachęcaj. Dziel się swoimi wątpliwościami, przyznawaj się do błędów, przyjmuj inny punkt widzenia.

3. Bądź tam, gdzie ludzie, bądź jednym z nich. Jeśli redagujesz teksty czy nanosisz korektę, zrób to np. w stołówce czy innym miejscu, w którym bywają pracownicy. Być może czasami będzie cię to dekoncentrować, jednak przy okazji opowiesz o tym, nad czym pracujesz, wzbudzisz zainteresowanie i może dostaniesz kilka komentarzy na temat gazety. Jeśli czas i miejsce ci na to pozwalają rozdawaj biuletyn pracownikom z komentarzem tego, co w środku. Przy okazji znajdziesz tematy do kolejnych numerów.

4. Rozmawiaj, nie e-mailuj. Nic nie zastąpi spotkania twarzą w twarz. Jeśli robisz materiał o oddalonym od twojego stałego miejsca pracy oddziale, pojedź tam. Spotkaj się z ludźmi, spędź z nimi trochę czasu, zrób zdjęcia i… patrz pkt. 2 i 3.

5. Bądź otwarty na propozycje pracowników. Ktoś chce napisać o rzeczy zupełnie niezwiązanej z firmą, kontrowersyjnej? Nie odrzucaj tej propozycji, zaplanuj tekst zgodnie z harmonogramem i możliwościami. I patrz punkt następny.

6. Pomagaj w redagowaniu tekstów. Pomóż w zaplanowaniu tekstu, postawieniu najważniejszych pytań, na które powinien odpowiadać, pomóż w uporządkowaniu informacji, określ ilość znaków i pokaż, gdzie to sprawdzić. Zrób jedynie delikatną korektę tekstu, „negocjuj”, tłumacz, pokaż inne punkty widzenia. Podpowiedz, jak zrobić nadające się do druku zdjęcia. Autor poczuje wsparcie, a magazyn zyska na naturalności i pojawią się następni chętni.

7. Dziel się tekstami przed ich opublikowaniem. Nie mam tu na myśli koniecznej autoryzacji tekstów, ale dodatkową korektę. Przed ostateczną akceptacją oddawaj tekst do przeczytania innym redaktorom, a także zaufanej osobie z głównej grupy docelowej biuletynu.

8. Co kilka (np. sześć) numerów dorzuć do biuletynu prostą, krótką, anonimową ankietę pracowniczą. Niech każdy czytelnik ma szansę szczerze się wypowiedzieć. Podziel się jej wynikami i powiedz, co możesz, a czego nie możesz zmienić i dlaczego. Uwzględniaj biuletyn w audycie komunikacji wewnętrznej lub badaniach pracowniczych.

9. Wykorzystuj inne narzędzia komunikacji do promowania i rozmawiania o biuletynie. Dobrze to jednak zaplanuj, by nie było przesytu i aby biuletyn nie zdominował innych kanałów komunikacji. Każdy z nich powinien mieć należne sobie miejsce i priorytet. To, co szczególnie ważne: ani biuletyn, ani żadne inne narzędzie nie wyręczy menedżerów w ich komunikacyjnej roli.

10. Rozmawiaj ze swoim szefem i zarządem. Jeśli jesteś nieformalnym liderem opinii (patrz pkt. 2 i 3), masz informacje z pierwszej ręki. Może być coś cenniejszego?

11. Dbaj o jakość treści oraz poprawność językową i graficzną biuletynu. Wystrzegaj się języka internetu. Pracownicy wymagają i cenią sobie, kiedy ich gazeta dorównuje standardem pismom komercyjnym. Z takiego magazynu można być dumnym.

12. Szanuj swój biuletyn – to nie „gazetka firmowa”, a firmowa gazeta.

Artykuł w oryginalnej wersji ukazał się 1 lutego 2013 r. na blogu http://komunikacjaworganizacji.blogspot.com
Publikacja za zgodą DULNIK communico

Karolina Dulnik, DULNIK communico

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »