Firma wydaje biuletyn

Biuletyny custom publishing stają się coraz skuteczniejszym narzędziem w budowaniu relacji wewnętrznych i zewnętrznych firm. Poszukuje się nowych narzędzi promocyjnych mających na celu pokazanie specyfiki firmy, jej wyjątkowości. Jednym z nich jest właśnie biuletyn firmowy.

Przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia warto zadać sobie kilka podstawowych pytań, które pozwolą na uzyskanie pożądanego efektu, a z drugiej strony na stworzenie profesjonalnej publikacji. Jednym z kluczowych pytań, decydujących o charakterze publikacji, jest: czy ma to być biuletyn zewnętrzny adresowany do klientów firmy, kooperantów, dostawców, partnerów handlowych, czy też publikacja wewnętrzna adresowana przede wszystkim do pracowników firmy i ich rodzin? Od tego zależy bowiem tematyka publikacji, sposób redagowania tekstów, szata graficzna, format, rodzaj papieru, nakład, zasięg pisma, częstotliwość ukazywania się i sposób kolportażu.

Dobór tematów

Punktem wyjścia do określenia tematyki biuletynu jest sprecyzowanie celów publikacji. Zazwyczaj cele te łączą się z dążeniami całej firmy, filii przedsiębiorstwa lub danego działu, ale również związane są z adresatem publikacji. Najczęściej cele publikacji powiązane są z trzema kluczowymi zadaniami firmy: ze zwiększeniem sprzedaży produktów lub usług, a co za tym idzie udziału w rynku i liczby klientów (marketing), wzmocnieniem relacji z klientami firmy, mediami i środowiskami opiniotwórczymi (public relations) i wreszcie z budowaniem silnego i zmotywowanego zespołu pracowników, a także dobrych relacji między kierownictwem firmy a pracownikami niższego szczebla (human resources). Cele marketingowe i public relations odnoszą się zazwyczaj do wydawania biuletynu zewnętrznego. W przypadku publikacji adresowanej do pracowników firmy najważniejsze są zwykle cele human relations.

Na przykład, jeżeli tworzymy biuletyn zewnętrzny, warto poświęcić miejsce na opis nowych produktów, zamieścić porady dotyczące produktów już dostępnych na rynku. Dzięki temu klienci mają poczucie, że firma się o nich troszczy. Dla firmy jest to z kolei okazja do pokazania zalet produktu, jego jakości i trwałości w bardziej przystępny dla czytelnika sposób.

Redagowanie

Sposób redagowania tekstów powinien być uzależniony przede wszystkim od grupy docelowej periodyku. Zatem najpierw trzeba sobie uświadomić, w jakim celu i do kogo piszemy. Przy ustalaniu, kim jest nasz czytelnik, warto wziąć pod uwagę jego cechy: wiek, wykształcenie, zainteresowania. Jeżeli biuletyn skierowany jest do pracowników firmy, wtedy, oprócz podstawowych kryteriów wymienionych wyżej, na pewno należałoby dodać: zajmowane stanowiska oraz staż pracowników.

Gdy publikacja jest adresowana do osób z zewnątrz, czyli najczęściej klientów firmy, trzeba również wziąć pod uwagę: branżę, w której pracują, specyfikę kontaktów między firmą a klientami oraz ich oczekiwania. Gdy piszemy o nowym produkcie oferowanym przez firmę, dobrym pomysłem jest napisanie recenzji, która będzie zawierać analizę krytyczną i ocenę funkcjonalności, jakości, ceny, konkurencyjności w stosunku do podobnych produktów na rynku i będzie odpowiadać na pytania, które mógłby zadać potencjalny klient. Recenzując coś, najlepiej przetestować to na sobie. Testowanie bowiem uwiarygodnia ocenę. Przez to tekst nie jest tylko suchym porównaniem zalet i wad podanych przez producenta, a rekomendacją osoby, która korzystała z produktu.

Zespół redakcyjny

Wydawanie gazetki firmowej wiąże się z powołaniem zespołu redakcyjnego. Powinien on być odpowiedzialny za kształt merytoryczny pisma, a także odgrywać znaczącą rolę w rozwijaniu publikacji, dzięki własnej kreatywności i ciągłemu poszukiwaniu nowych tematów. W skład zespołu mogą wchodzić reprezentanci poszczególnych działów, oddziałów firmy lub dowolnie wybrani pracownicy, którzy przede wszystkim chcą aktywnie tworzyć biuletyn, są świadomi pracy związanej z tym projektem.

Zespół redakcyjny to jednak nie wszystko. Jeśli chcemy wydawać profesjonalny biuletyn, ważne jest bo, wiem również, by publikacja ukazywała się na czas. Dlatego też dla efektywności działań zespołu i terminowości wykonywania poszczególnych prac konieczne jest wyznaczenie koordynatora biuletynu, czyli osoby, która będzie organizowała spotkania zespołu redakcyjnego i pilotowała prace nad tekstami. Bez jego zaangażowania oraz umiejętności motywowania autorów wydanie numeru może się znacznie opóźnić lub, w skrajnych przypadkach, okazać niemożliwe.

Dystrybucja

Kolportaż publikacji wydawanej przez firmę zależy przede wszystkim od charakteru publikacji, ale również od jej nakładu, częstotliwości ukazywania się i zasięgu.

Biuletyn zewnętrzny najczęściej wysyłany jest pocztą. Zwykle odbywa się to na podstawie własnej bazy danych lub korzysta się z danych firm zewnętrznych (kolporterów prasy, firm wysyłkowych).

Inną formą dystrybucji prasy firmowej jest kolportaż podczas różnego rodzaju imprez, konferencji, seminariów i wydarzeń firmowych czy targów branżowych, na których obecne są osoby współpracujące z firmą, związane z nią biznesowo, ale również potencjalni klienci firmy.

Przy ustalaniu formy dystrybucji biuletynu warto wziąć pod uwagę nakład pisma i jego zasięg. Jeżeli dane przedsiębiorstwo ma np. 10 klientów i do nich przede wszystkim adresuje biuletyn, a w bazie danych potencjalnych klientów znajduje się ok. 100 firm, forma dystrybucji może być bardziej bezpośrednia, w czasie spotkań służbowych lub wręcz poprzez osobiste doręczanie publikacji. Inaczej jest, gdy nakład wynosi około 1500 egzemplarzy, a biuletyn ukazuje się raz w miesiącu. Wtedy koszty związane z dostarczeniem publikacji i techniczne możliwości kolportażu są ograniczone.

W przypadku pism wewnętrznych wydawanie biuletynu jest związane głównie z życiem firmy, pracownikami, ich rodzinami. Tutaj popularną metodą kolportażu jest dystrybucja gazety na biurka pracowników lub rozprowadzanie pisma w ustalonych wcześniej charakterystycznych miejscach w firmie.

Jeżeli biuletyn adresowany jest do wszystkich pracowników firmy, a przedsiębiorstwo liczy ich 20 tys., a na dodatek ukazuje się co dwa tygodnie, dostarczenie publikacji na biurka pracowników byłoby zbyt czasochłonne i mogło mieć wpływ na stopień aktualności informacji zawartych w biuletynie. W takim przypadku lepiej otworzyć kioski z prasą. Rozwiązanie to jest korzystne również z innego powodu. Pracownicy nie czują się wtedy zmuszani do czytania, a decyzję o sięgnięciu po biuletyn podejmują samodzielnie. Ma to ogromny wpływ na nastawienie do treści zawartych w biuletynie i sposobie
ich odbioru.

Długofalowa inwestycja

Wydawanie biuletynu wymaga znacznego wysiłku ze strony pracowników przedsiębiorstwa i koordynacji wielu działań. Niewątpliwie efektów przedsięwzięcia nie widać po miesiącu czy dwóch. Wydawanie biuletynu to działania długofalowe. Od spójności i konsekwencji inwestycji w te działania zależy trwały efekt, jakim jest realizacja zamierzonych celów.

A korzyści może być wiele. Zależne są one przede wszystkim od celów, jakie postawiliśmy przed publikacją. Jeżeli nasz biuletyn ma wspierać sprzedaż, to korzyścią w tym wypadku jest pozyskanie nowego klienta albo utrzymanie dotychczasowego. Wydawanie biuletynu pozwala bowiem na zwiększenie wiarygodności firmy, lepszą rozpoznawalność marki i lojalność klientów, co w efekcie może przynieść wzrost sprzedaży.

Innym przykładem korzyści związanych z wydawaniem własnej publikacji może być zwiększenie motywacji pracowników. Fakt bycia zauważonym przez całą firmę za sprawą autorskich opracowań, ogłaszania wyników pracy w przypadku handlowców albo konkursu dla pracowników innych działów, zwiększa motywację kadry. Pracownicy bardziej identyfikują się z przedsiębiorstwem i zwiększa się ich poczucie współodpowiedzialności za działalność firmy.

Tomasz Kościelny, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »