E-mail służbowy – szybki, ale grzeczny

W korespondencji służbowej posługujemy się dzisiaj przede wszystkim e-mailami. To forma komunikacji szybka i prosta, niezmiernie wygodna i skuteczna. Nie można jednak zapomnieć, że i w tej „ekspresowej” formie listu trzeba zachować zasady językowego savoir-vivre’u i poprawności.

E-mail służbowy

Pierwsza rzecz, którą warto wyjaśnić, to odmiana samego słowa e-mail i pochodzącego od niego czasownika, nazywającego tę czynność. Zasadniczo słowo e-mail powinno się odmieniać z poprzedzającym go przedrostkiem e-, oddzielonym myślnikiem, a więc po kolei:
M. e-mail
D. e-maila
C. e-mailowi
B. e-mail
N. e-mailem
Msc. e-mailu
W. e-mailu.

Spotkali się Państwo jednak na pewno z formami takimi, jak: „wysłałem mejla”, „dostałam imejla”. Coraz częściej takie uproszczone ortograficznie formy znajdujemy w codziennej prasie i portalach internetowych. I przyjmuje się, że takie formy są dopuszczalne. Jednak zdecydowanie bardziej elegancko jest „wysłać e-mail” niż „puścić mejla”. Także czasownik „mejlować” staje się coraz popularniejszy i jeśli czują się z nim Państwo dobrze, można go stosować. Można jednak nadal elegancko „wysyłać e-maile” lub „wymieniać e-maile”.

Powitać i pożegnać

Pisząc służbowe wiadomości e-mail, należy zachowywać zwykłe formy językowej kurtuazji. Dlatego, jeśli piszemy do kogoś po raz pierwszy, bezwzględnie należy rozpocząć od powitania np. „Witam”, „Witam serdecznie” „Dzień dobry”. Przyjęło się, że po tych pierwszych słowach nie umieszczamy, jak niegdyś było to w listach tradycyjnych, wykrzyknika, ale przecinek. To oczywiście sprawia, że pierwszy akapit listu, który znajduje się poniżej, rozpoczynamy z małej litery. Nadal stosuje się (choć rzadziej) formy „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” i jest to także jak najbardziej na miejscu.

Kiedy nasz e-mail jest kolejną odpowiedzią w e-rozmowie, trwającej już od jakiegoś czasu, możemy odpowiedzieć po prostu treścią, pomijając nagłówek i traktując kolejne wymieniane wiadomości jak rozmowę, podczas której uzgadniamy jakieś sprawy.

„Wyjaśniam Pani”

Pisząc treść wiadomości, zachowujmy stare zasady dotyczące korespondencji, mówiące, że w zwrocie bezpośrednim do adresata, piszemy wielką literę. A więc np. „Jak wspomniałem Pani w rozmowie telefonicznej”, „W odpowiedzi na Pańską wiadomość”.

Pomijanie takiego wyrażenia szacunku do osoby, z którą korespondujemy, może skutkować gorszym nastawieniem do nas. Mówiąc wprost; zapominając w e-mailach o grzeczności, często trudniej sprawę załatwić pozytywnie.

Coraz popularniejsze staje się używanie w poczcie elektronicznej zwrotów po imieniu – nawet do osób, których nigdy w życiu nie widzieliśmy. Oto przykład: zwracam się do adresata z propozycją, a on odpisuje mi (widząc moje imię i nazwisko w podpisie), zaczynając słowami „Pani Zofio”. Wolę jednak, kiedy po imieniu mówią mi osoby, które chociaż trochę znam. Zakładam, że być może więcej osób tak sądzi, odradzam więc takie formy w korespondencji z nie znanymi nam dobrze adresatami.

Pomocne „ABC”

Wiadomo, że nie wszystkie programy do obsługi poczty elektronicznej mają wbudowaną automatyczną funkcję podkreślania słów napisanych nieprawidłowo. Nie zwalnia nas to jednak od autokorekty. E-mail naszpikowany błędami i literówkami jest po prostu niepoważny i świadczy o braku szacunku do adresata – odnosi się to zresztą także do listów prywatnych, nie tylko służbowych. Zatem; zanim naciśniemy ikonę „wyślij”, starannie przeczytajmy wiadomość, by nasza niestaranność nie uraziła odbiorcy.

Stopka w podpisie

W większości biurowych poczt mamy automatycznie ustawioną stopkę z niezbędnymi informacjami, takimi jak: nasze nazwisko, stanowisko, numery telefonów, adres e-mail i podstawowe informacje o naszej firmie.

Nie rezygnujmy z tej stopki dla skrócenia wiadomości. Nasz adresat może chcieć kliknąć w link do strony internetowej firmy, może chcieć sprawdzić w jakim mieście mamy siedzibę, wreszcie może pragnąć wyjaśnić coś telefonicznie. Zatem większość informacji ze stopki jest po prostu niezbędnych!

Jeśli stopka nie jest gotowa, pamiętajmy o absolutnie koniecznych informacjach w podpisie: naszym imieniu i nazwisku, numerze telefonu, adresie e-mail oraz linku do strony internetowej naszej firmy.

Pisząc służbowy e-mail, nie zapominajmy, że w kontaktach służbowych jesteśmy ambasadorami naszej firmy. Starajmy się, aby forma, w jakiej porozumiewamy się ze światem, mogła świadczyć jak najlepiej o jej kulturze.

Zofia Kościelna, WENA, www.wena.waw.pl

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »