Dotrzeć do rąk i ekranu czytelnika

Świetnie przygotowany komunikat, który nie dotrze do czytelnika, nie spełni swojej roli. Może być błyskotliwie napisany, zawierać przełomowe treści, ale jeżeli nikt go nie przeczyta, pożądanego efektu nie będzie. Ta podstawowa zasada dotyczy również biuletynów custom publishing i newsletterów elektronicznych.

Dotrzeć do rąk i ekranu czytelnika

Biuletyn, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej, to zbiór wielu komunikatów przygotowanych w jednej formie i przekazanych w tym samym czasie wielu osobom – pracownikom w przypadku publikacji wewnętrznych, klientom i partnerom, gdy wydajemy magazyn zewnętrzny. Po wydaniu numeru kluczowym elementem jest dystrybucja. Co jest istotne na tym etapie pracy?

Nakład i jego ograniczenia

Nakład dotyczy magazynów papierowych dla pracowników. Często taka publikacja jest drukowana w mniejszej liczbie egzemplarzy niż liczba pracowników, do których jest adresowana. Redakcja zazwyczaj decyduje się na druk, który obejmuje od 50 do 75 proc. grupy. Powszechnym wytłumaczeniem jest ograniczanie kosztów. Tyle, że to ograniczenie dotyczy wtedy również dostępu do tego źródła informacji. W efekcie już w momencie dostarczenia informacji tracimy wielu potencjalnych odbiorców, do których komunikat nie dotrze lub dotrze z opóźnieniem czy utrudnieniem. W prasie komercyjnej wykorzystuje się znacznie większy nakład niż znany z badań czytelnictwa. Większe nasycenie tytułem rynku wpływa na zwiększenie sprzedaży. Podobny mechanizm warto wykorzystywać w prasie firmowej.

Zadbajmy o bazę adresową

Gdy wysyłamy magazyn elektroniczny e-mailem, warto zadbać o bazę danych. Każdy adres e-mailowy powinien być prawidłowy, aby wiadomość, którą za jego pośrednictwem wyślemy, miała szanse dotrzeć do adresata. Zwroty z poprzedniej wysyłki oraz zmiany wynikające ze zmian kadrowych należy na bieżąco aktualizować. Podobnie jest w przypadku gazet, które zamieszczamy w intranecie. Zadbajmy o to, by przekaz w postaci banera lub wiadomości przekierowującej na stronę newslettera, był czytelny dla wszystkich użytkowników platformy.

Lokalizacja dystrybucji

Bardzo istotnym elementem w dystrybucji jest również miejsce dostarczenia komunikatu, w tym przypadku drukowanego biuletynu custom publishing. Czytelnik, przyzwyczajony do konkretnego miejsca otrzymywania biuletynu, nie powinien otrzymywać go bez uprzedzenia zupełnie gdzie indziej. Nie warto zaskakiwać czytelników tego typu zmianami. Może się bowiem nawet zdarzyć, że czytelnik nie zauważy biuletynu, który do niego dotarł i nie przeczyta go albo otrzyma go zupełnie inna osoba. Podobnie jest w przypadku biuletynów elektronicznych. Sposób, w jaki dotychczas wysyłaliśmy newsletter, jest jak miejsce dystrybucji w przypadku gazety drukowanej – czytelnik się do niego przyzwyczaja. Nie warto jej zmieniać bez ważnego powodu, ale jeśli już się na to decydujemy, należy to wcześniej skutecznie zakomunikować.

Czas dostarczenia

W prasie komercyjnej bardzo istotnym czynnikiem w dystrybucji jest czas dostarczenia. Jeżeli gazeta ukazuje się zawsze w poniedziałek, to dwa dni opóźnienia zazwyczaj oznaczają znaczny spadek sprzedaży. W biuletynach custom publishing nie mamy sprzedaży, a jednak działa ten sam mechanizm przyzwyczajenia. Dlatego tak ważne jest, by szanować przyzwyczajenia czytelnika i nie zmieniać czasu dostarczania publikacji bez ważnego powodu. Dotyczy to zarówno prasy drukowanej, jak i elektronicznej.

Tomasz Kościelny, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »