Dotrzeć do rąk czytelnika

W każdej formie komunikacji niezwykle ważne jest, by komunikat, który wysyłamy do odbiorcy, dotarł do niego. Nawet najlepiej przygotowany komunikat, który nie dotrze do czytelnika, nie spełni swojej roli. To podstawowa zasada, która dotyczy również biuletynów custom publishing.

Biuletyn to zbiór wielu komunikatów przygotowanych w jednej formie i przekazanych w tym samym czasie wielu osobom – pracownikom, klientom, partnerom. Przy całej, dosyć złożonej pracy związanej z przygotowaniem i wydaniem każdego numeru biuletynu, nie powinniśmy zapominać o tym, że po wydaniu numeru, trzeba jeszcze zadbać o dystrybucję. Warto wziąć pod uwagę kilka zasad dotyczących dystrybucji.

Nie ograniczać grupy odbiorczej

Często biuletyn dla pracowników jest drukowany w mniejszej liczbie egzemplarzy niż liczba pracowników, do których jest adresowany. Często jest to 50-75 proc. grupy. Powszechnym wytłumaczeniem jest ograniczanie kosztów. Tyle, że to ograniczenie dotyczy wtedy również dostępu do źródła informacji dla pracowników. W efekcie potencjalnie tracimy już w momencie dostarczenia informacji wielu odbiorców, do których nie dotrze komunikat lub dotrze z opóźnieniem czy utrudnieniem.

Miejsce

Bardzo istotnym elementem w dystrybucji jest również miejsce dostarczenia komunikatu, w tym przypadku biuletynu firmowego. Pamiętajmy, że czytelnik przyzwyczajony do konkretnego miejsca otrzymywania biuletynu, nie powinien otrzymywać go bez uprzedzenia w zupełnie innym miejscu. Nie warto zaskakiwać czytelnika tego typu zmianami. Może się bowiem nawet zdarzyć, że czytelnik nie zauważy biuletynu, który do niego dotarł i nie przeczyta go albo otrzyma go zupełnie inna osoba.

Termin

W gazetach komercyjnych kluczowym elementem dystrybucji jest czas dostarczenia. Jeżeli gazeta ukazuje się zawsze w środę, to dwa dni opóźnienia zazwyczaj oznaczają znaczny spadek sprzedaży. W biuletynach firmowych nie musimy martwić się o wyniki finansowe sprzedaży, bo takowych nie ma. Jednak działa ten sam mechanizm przyzwyczajenia. Ważne jest zatem, by czytelnik, przyzwyczajony do otrzymywania gazety w konkretnym czasie (np. w pierwszych dniach miesiąca lub pod koniec miesiąca), mógł jej się spodziewać właśnie w tym okresie.

Wyprzedzenie

Ciekawym sposobem „podgrzewającym” atmosferę wokół każdego kolejnego numeru gazety, a zarazem przypominającym czytelnikowi, że za chwilę konkretny numer gazety dotrze do niego, jest list zapowiadający. Wysyłany jest on najczęściej e-mailem do grupy odbiorczej kilka dni przed ukazaniem się numeru gazety i zawiera informacje o zawartości numeru i dacie wydania. Pomysł ten kosztuje niewiele pracy, a efekt często jest znakomity.

Weryfikacja

Gdy już wykonamy cały proces dystrybucji, na koniec powinniśmy jeszcze zweryfikować, czy nasze wysiłki dystrybucyjne przyniosły efekt. Pomagają w tym materiały interaktywne zamieszczane w biuletynach (krzyżówki, konkursy). Wymagają one komunikacji czytelnika z redakcją biuletynu (np. odpowiedzi do krzyżówki, konkursu). Gdy tego typu komunikaty nadchodzą, mamy pewność, że nasz przekaz do czytelnika dotarł. Oczywiście wtedy rodzi się następne pytanie: czy go uważnie przeczytał i zrozumiał? Ale to już zupełnie inne zagadnienie…

Tomasz Kościelny, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »