Data przydatności do przeczytania

Podpowiadamy, jak stworzyć idealny dział aktualności w firmowym biuletynie custom publishing.

Informacje; Wydarzenia; News; Aktualności; Co, Gdzie, Kiedy?; Fakty; W skrócie; W firmie; itd. – między innymi pod takimi nazwami kryje się biuletynie firmowym dział poświęcony bieżącym informacjom z życia spółki. Jakie zadania powinien spełniać, jak powinien wyglądać modelowy dział aktualności? W poniższym tekście postaramy się udzielić Państwu kilku wskazówek.

Temat

Wybór tematyki do działu aktualności podyktowany powinien być stopniem ciekawości i wartościowości informacji. Oczywiście taka ocena jest jak najbardziej subiektywna i wprost zależna od specyfiki działania firmy. Należy jednak pamiętać, że tzw. news ma opisywać ważne, wyjątkowe, przełomowe, nagłe bądź gwałtowne wydarzenie, spotkanie, osiągnięcie, wyróżnienie, zmiany w firmie, na rynku, w przepisach. Informacja powinna mieć wpływ na grupę docelową biuletynu. To właśnie dzięki niej czytelnicy powinni dowiedzieć się czegoś nowego, ciekawego, poszerzyć swoją wiedzę, zweryfikować poglądy.

Dobra informacja to przede wszystkim informacja obiektywna i rzetelna. Nic bowiem tak nie razi czytelnika, jak nieumiejętne wplatanie treści marketingowych lub reklamowych do tekstu redakcyjnego. Podczas pisania aktualności należy również korzystać z kilku źródeł informacji (przynajmniej dwóch), by zweryfikować podawane dane, w szczególności liczby, wskaźniki, statystyki, nazwiska, daty, nazwy produktów i firm. W dużej mierze dotyczy to również informacji o działaniach i osiągnięciach firm partnerskich, współpracowników, kontrahentów, których opinia może różnić się od prezentowanej przez Państwa. Warto zamieszczać cytaty, które uwiarygodniają informację i sprawiają, że jest ona ciekawsza i przez to lepiej odbierana przez czytelnika. Należy więc pamiętać, że informacja nie może budzić wątpliwości, powinna być jednoznaczna i potwierdzona.

Objętość

Profesjonalnie przygotowana informacja powinna odpowiadać na pytania: kto?, co?, gdzie?, kiedy?, jak?, dlaczego?. Taka kolejność przekazywania informacji czytelnikowi sprawia, że dowiaduje się on o najważniejszych faktach już od początku czytania. Ten szkielet informacji (tzw. zasada odwróconej piramidy) nie powstał przypadkowo. Jego konstrukcja pozwala na skrócenie każdej informacji w taki sposób, by nie pominąć najważniejszych treści merytorycznych. Wystarczy napisać informację, która odpowiada na 4 pierwsze pytania. Ten zabieg przydaje się szczególnie wtedy, gdy musimy zapełnić niewielką, wolną przestrzeń w biuletynie. Trzeba bowiem pamiętać, że lepiej jest zamieścić więcej krótszych, zwięzłych aktualności, niż mniej dłuższych. Teksty krótsze, złożone z kilku akapitów są lepiej przyswajane przez czytelnika niż informacja zbudowana z dwóch akapitów po pół strony każdy. Należy pamiętać o tym, by pisać zrozumiale i konkretnie, używać krótkich, nieskomplikowanych zdań, unikać obcojęzycznych zwrotów, żargonu, potocznego i specjalistycznego słownictwa oraz wyrażeń oceniających.

Miejsce

Jeśli w firmie i wokół niej dzieje się bardzo dużo, dobrym rozwiązaniem jest wydzielenie kolejnego działu poświęconego np. samym wydarzeniom (imprezom, konferencjom, seminariom, targom, wystawom, spotkaniom). Wówczas w takim dziale, np. 4-stronicowym, możemy szerzej i dokładniej przybliżyć czytelnikom ważne z punktu widzenia firmy wydarzenia. Na przykład, na każde wydarzenie możemy przeznaczyć 1 stronę, teksty wzbogacić więcej niż jednym zdjęciem (w dziale z aktualnościami z reguły nie ma na to miejsca) i „kostkami” z dodatkowymi informacjami lub ciekawostkami.

Innym sposobem zamieszczania aktualności w biuletynie jest publikowanie ich w różnych miejscach, działach. Chodzi o to, by zdynamizować przekaz i dobrać tematykę aktualności do treści prezentowanych na łamach biuletynu. Oczywiście informacje takie są zaakcentowane graficznie, by nie było podejrzeń, że stanowią integralną część większego artykułu. Na przykład, w dziale poświęconym prezentacji informatycznych rozwiązań serwerowych publikujemy informację na temat wprowadzenia do oferty producenta nowego modułu rozszerzającego funkcjonalność tego oprogramowania; w dziale edukującym pracowników w zakresie technik sprzedaży publikujemy informację o naszych rekordowych wynikach sprzedaży w ostatnim kwartale, itp. Taka formuła sprawia, iż jest większa szansa, że odbiorca przeczyta tę informację przy okazji zgłębiania artykułu. Może być bowiem tak, że z zasady szkoda mu czasu na strony poświęcone tylko aktualnościom.

Spotykam się również z informacjami rozmieszczonymi w biuletynie w zależności od tego, którego oddziału firmy dotyczą. Jeśli producent wydaje biuletyn, w którym każdej firmie wchodzącej w skład jednej grupy kapitałowej poświęcone są np. 2 strony, wówczas na każdej rozkładówce czytelnik może znaleźć aktualności dotyczące danego oddziału firmy.

Czas

Kiedy pisać aktualności? Optymalny moment jest wtedy, gdy kończymy prace nad przygotowaniem biuletynu do druku. Możemy wówczas zamieścić najświeższe informacje, które nie zdezaktualizują się w momencie otrzymania przez czytelnika wydrukowanego magazynu. Chcąc zamieścić np. informację o konkursie (lub promocji), którego termin rozstrzygnięcia wkrótce mija, powinniśmy wziąć pod uwagę czas, jaki upłynie od momentu przekazania materiałów do drukarni, a otrzymaniem gotowego biuletynu przez czytelnika. Czytając nieaktualną informację, odbiorca może poczuć się urażony. Dlatego lepiej jest dotrzymać terminu wydania biuletynu i w kolejnym numerze przygotować większą informację np. o rozstrzygnięciu konkursu lub poziomie zainteresowania promocją wśród klientów indywidualnych.

Można oczywiście przygotowywać aktualności do biuletynu na bieżąco, w miarę ich pojawiania się. Należy jednak pamiętać, by informacja była świeża i, jeśli jest to możliwe, uaktualniona i zmodyfikowana w końcowym etapie przygotowywania biuletynu do druku. Warto o tym szczególnie pamiętać w kwartalniku, w którym cykl życia informacji jest inny niż np. w miesięczniku czy dwutygodniku. Aktualność prezentowanych informacji ma kluczowe znaczenie dla wiarygodności firmy i wydawanego przez nią biuletynu. Dlatego w kwartalniku dział z aktualnościami nie powinien być zbyt obszerny, a publikowane informacje powinny pochodzić sprzed kilku, kilkunastu dni, nie tygodni.

A na końcu…

Warto pamiętać, by raz jeszcze przeczytać, najlepiej na głos, napisaną informację; sprawdzić ją od strony językowej, stylistycznej, interpunkcyjnej i gramatycznej. Często spotykanym zabiegiem jest tworzenie tytułu dla tekstów redakcyjnych już po napisaniu tekstu. Dobry, ekscytujący tytuł to połowa sukcesu.

Na koniec pozostaje więc życzyć, aby dział aktualności w Państwa biuletynach nie przypominał zbioru ulotek handlowych, broszur reklamowych, komunikatów, raportów rocznych i ogłoszeń i by pisanie sprawiało Państwu najwyższą przyjemność… tak jak rozważnej i romantycznej Jane Austen.

Agnieszka Madej, Agape

 

Ten artykuł ukazał się w „Biuletynie o Biuletynach”, jedynym newsletterze w Polsce poświęconym wyłącznie biuletynom firmowym i branży custom publishing. Zaprenumeruj newsletter bezpłatnie »